Hoe om `n konferensie oproep te stoel

Voorsitting van `n konferensie-oproep gee jou die geleentheid om jou vermoë om ander te bestuur en te bestuur. Om `n oproep suksesvol te lei, moet jy weet hoe om die oproep te organiseer, jouself voor te berei vir jou rol, die oproep te doen en daarna met deelnemers op te volg. Met die praktyk sal jy vind dat baie van die stappe wat by konferensie-oproepe betrokke is, soortgelyk is aan stappe wat jy met gesig-tot-aangesig-vergaderings sal onderneem.

Stappe

Deel 1 van 4:
Organiseer die oproep
  1. Beeld getiteld stoel `n konferensie oproep stap 1
1. Kies `n gerieflike konferensie sagteware. Deesdae het u `n verskeidenheid webinarprogramme om van te kies. Kies iets gebruikersvriendelik wat die meeste afstandsonderdele geïnstalleer het. Maak seker dat jy `n video-komponent met `n video-komponent gekies het as die oproep skyfies insluit. As geïnstalleerde sagteware is nie `n realistiese opsie nie, gaan met `n diens wat almal aanlyn kan kry.
  • Om deelnemers sonder sagtewarevereistes te akkommodeer, maak seker dat die oproep in `n kamer met `n luidsprekerfoon plaasvind. Hierdie inbel-opsie sal ook `n handige rugsteun wees as die webinar sagteware misluk.
  • Beeld getiteld stoel `n konferensie oproep stap 2
    2. Poll jou deelnemers vir `n gerieflike tyd. Kies drie tot vyf potensiële datums en tye van die dag. Stuur `n e-pos aan alle deelnemers om hul beskikbaarheid vir elke moontlikheid te meet. Vertel iemand wat nie van die tye kan maak om jou so gou as moontlik te laat weet nie.
  • U kan ook aanlyn skedulering opnames soos Doodle gebruik. Hierdie gereedskap laat deelnemers toe om datums en tye te kies met die klik van `n muis. As u hierdie opsie kies, moenie vergeet om die skakel in die e-pos in te sluit nie.
  • As alle deelnemers in dieselfde tydsone is, vermy beplanningsoproepe tydens middagete, onmiddellik aan die begin van die werksdag, en of na normale werksure.
  • Beeld getiteld stoel `n konferensie oproep stap 3
    3
    Skryf `n agenda. Sluit onderwerpe in wat bespreek moet word. Bedek enige vrae of bekommernisse wat u van ander lede verwag. Fokus eers op die positiewe kwessies. Gee dan uitdagings aan en bied oplossings of idees aan om enige struikelblokke te oorkom.
  • As u van plan is om enige take aan sekere deelnemers toe te ken, bespreek dit met hulle voordat u die agenda uitstuur. Die laaste ding wat jy wil doen, is om iemand te verras of `n bestuurder of kliënt verkeerde inligting te gee.
  • Beeld getiteld stoel `n konferensie oproep stap 4
    4. E-pos voorlopige inligting aan alle deelnemers. Sluit alles in wat hulle sal benodig om aan te meld by die oproep, soos die inbelnommer en wagwoord. Heg `n konsep van die agenda aan die e-pos aan. Vra dat almal daaroor lees en jou in kennis stel as hulle iets wil byvoeg of bestaande inhoud hersien.
  • Beeld getiteld Leerstoel `n Konferensie Bel Stap 5
    5. Stel `n nota-taker aan. Kies die mees verantwoordelike en aandagige fisiese deelnemer vir hierdie taak. Maak seker dat hulle die name van almal teenwoordig insluit. Laat hulle groot punte opstel wat bespreek word, met behulp van die agenda as `n oorsig.
  • As hulle `n digitale klankopnemer of rekordfunksie op hul foon het, vra hulle om dit te gebruik indien geen sensitiewe materiaal bespreek sal word nie.
  • Moenie hierdie stap oorskiet as u die rekordfunksie op die webinar sagteware gebruik nie. Tegnologie kan misluk wanneer jy dit die minste verwag. As dit gebeur, sal jy minute as `n rugsteun geskryf het.
  • Beeld getiteld stoel `n konferensie oproep stap 6
    6. Stuur `n herinnering e-pos. Doen dit op die dag van die oproep as dit na middagete of die dag voor `n oproep in die oggend geskeduleer is. Gebruik hierdie geleentheid om enige verslae of dokumente te stuur wat op die oproep benodig word. Dit is jou verantwoordelikheid om te verseker dat almal op dieselfde bladsy is en dat almal hul verantwoordelikhede voor die oproep voltooi het.
  • As iemand anders hierdie materiaal geskep het, gee hulle krediet (of blameer om op jou te val) deur hul boodskap te stuur wat die dokumente bevat.
    • Deel 2 van 4:
    Kry jouself gereed om te stoel
    1. Beeld getiteld stoel `n konferensie oproep stap 7
    1. Stel jou aantekeninge of praatpunte op. Vlees uit items wat reeds op die agenda is om jouself te verloor om fokus te verloor. Moenie `n voorbereide stelling opstel nie. Hou by `n kolpuntlys van sleutelpunte, kort imperatiewe en onvolledige sinne. Dit sal jou verhoed om meganies te klink. Enkele voorbeelde sluit in:
    • Huidige staat van huurbehoeftes: Rekeningkunde nou ten volle beman. Nog steeds nuwe bestuurder nodig in bemarkings- en nuwe administratiewe assistent in advertensies. Begrotingslimiet = $ 100,000 Totale vir beide openinge.
    • Voordele verander: Hoofkantoor fase uit 401k. Instel van nuwe 403B plan vir nuwe huur. Gesondheid, Tandheelkundige, Visieversekering onveranderd vir nou maar nog steeds onder oorsig.
  • Beeld getiteld Leerstoel `n Konferensie Bel Stap 8
    2. Maak `n lys van deelnemers. Sluit in waar hulle vanuit en algemene persoonlike inligting oor hulle is. Gebruik hierdie inligting as jy almal aan mekaar voorstel. U kan ook hierdie inligting gebruik om te klets terwyl u op addisionele deelnemers wag om aan te sluit.
  • Maak `n afskrif van hierdie lys vir jou nota-taker. In plaas daarvan om die tyd te neem om almal se naam te skryf, kan die aantekeninge eenvoudig elke persoon se naam as wat hulle aankom of aanmeld.
  • Beeld getiteld Leerstoel `n Konferensie Bel Stap 9
    3. Hersien enige inligting wat u sal aanbied. Moenie wag tot die laaste oomblik nie. Begin die inligting op die dag nadat jy jou aantekeninge en / of aanbieding voltooi het. Probeer om die hoofpunte na die geheue te pleeg sodat jy dit kan bespreek sonder om na jou papier of skerm te kyk. Elke sekonde wat jy spaar, kan vir ander aanbieders of vir vrae gebruik word.
  • Beeld getiteld Leerstoel `n Konferensie Bel Stap 10
    4. Opname die kamer per dag of twee voor die oproep. Maak seker dat alle toerusting teenwoordig is en behoorlik werk. Soek strategies geposisioneerde sprekers as jy `n groot kamer gebruik in afwagting van baie deelnemers. Indien enigiets ontbreek of wanfunksionering, stel die betrokke departement so gou as moontlik in kennis.
  • Beeld getiteld stoel `n konferensie oproep stap 11
    5. Stel die oproep op. Teken in op die konferensie Bel 10 minute vroeg, indien moontlik,. Sommige gereedskap sal jou nie toelaat om aan te meld tot die geskeduleerde tyd nie. Ander sal nie toelaat dat iemand kommunikeer totdat `n leier met `n spesiale wagwoord aanmeld nie. Toets die brug een laaste keer om seker te maak dit loop glad.
  • As jy nie weet hoe om die toerusting te gebruik nie, leer `n paar dae voor die tyd. Kry hulp van u maatskappy se IT-afdeling, indien nodig. Om nie te weet hoe om die sagteware of hardeware te bestuur nie, kan jou onprofessioneel laat lyk.
    • Deel 3 van 4:
    Die oproep uitvoer
    1. Beeld getiteld Leerstoel `n Konferensie Bel Stap 12
    1. Laat vyf ekstra minute toe vir laatkomers. Het `n paar notas handig aan Inisieer klein praatjies Aan die begin van die oproep. Stel alle deelnemers bekend deur hul name, titels en rolle wat hulle speel. As iemand na die vyf minute vertraging aankom of by die oproep aansluit, onderbreek nie `n bespreking aan die gang nie. Wag tot nadat `n spreker klaar is of `n onderwerp beëindig het om laatkomers toe te laat om hulself voor te stel.
  • Beeld getiteld stoel `n konferensie oproep stap 13
    2. Hersien vergadering etiket. Vra deelnemers in om hul fone te demp om agtergrond geraas te vermy. Versoek dat hulle vermy om die HOLD-knoppie te gebruik om te verhoed dat hulle hul maatskappy se houmusiek uitsaai. Vertel almal fisies teenwoordig om hul selfone te stil en hou hulle weg van die vergadering om inmenging te voorkom. Maak seker dat alle deelnemers hoorbaar en duidelik praat sodat almal hulle kan hoor.
  • Beeld getiteld stoel `n konferensie oproep stap 14
    3. Hou by die agenda. Hou `n oog op die klok om die behoeftes van deelnemers en aanbieders te akkommodeer.Bedek eers die belangrikste aspekte in die geval dat jy uit die tyd loop. As iemand `n vraag vra wat jy nie kan beantwoord of nie verwag nie, vertel hulle, sal jy so gou as moontlik terugkom.
  • Beeld getiteld stoel `n konferensie oproep stap 15
    4. Skeduleer `n opvolgoproep, indien nodig. Moenie wag tot aan die einde van die oproep om dit te doen nie. Doen dit reg voordat jy vrae en antwoorde (Q & A) op die agenda kry. Vra almal die mees gerieflike datum en tyd vir die volgende oproep. As die meeste deelnemers onbeslis is, stuur `n skeduleringsopname na die oproep uit.
  • Beeld getiteld Leerstoel `n Konferensie oproep Stap 16
    5. Laat ten minste 15 minute toe vir Q & A. In `n konferensie oproep kan jy probleme ondervind om almal deel te neem. Om te verhoed dat dit gebeur, vra nie as Enigeen het enige vrae. Vra eerder spesifieke mense wat relevant is vir die onderwerp van bespreking `n vraag.
  • Byvoorbeeld, jy kan vra, "Bob, het jy al die inligting gekry wat jy nodig het om die onderwerp teks te skep?`
  • Beeld getiteld Leerstoel `n Konferensie Bel Stap 17
    6. Sluit die oproep. Begin om ongeveer vyf minute voor die geskeduleerde eindtyd te draai. As Q & A nog aan die gang is, vertel almal dat jy tyd het vir nog een vraag. Dankie almal vir hul tyd en wens hulle `n goeie dag of week (einde).
    • Deel 4 van 4:
    Neem aksie na die oproep
    1. Beeld getiteld stoel `n konferensie oproep stap 18
    1. Skep `n herhaling. Begin dit dadelik na die oproep. Vra jou notas vir `n afskrif van die notule. Maak seker dat jy `n lys van almal se verantwoordelikhede insluit. Die notule sal die gesprek skriftelik dokumenteer indien daar later enige teenstrydighede is.
    • Vra `n kollega om die herhaling te proeflees voordat u dit stuur. `N Tweede paar oë kan foute vang wat jy dalk oor die hoof gesien het, maak nie saak hoeveel keer jy die materiaal het nie.
  • Beeld getiteld Leerstoel `n Konferensie Bel Stap 19
    2. Stuur die herhaling na alle deelnemers. Doen dit sodra u enige wysigings gemaak het wat u proefleser aanbeveel het. Nooi alle ontvangers uit om kommentaar te lewer of vrae te vra wat tydens die oproep hul gedagtes kon gegooi het. As u belowe het om `n skeduleringsopname vir `n opvolgoproep uit te stuur, sluit die skakel met die herhaling in.
  • Beeld getiteld stoel `n konferensie oproep stap 20
    3. Volg deur op beloftes en sperdatums. Neem aksie soos bespreek tydens die oproep. As u belowe het om enige vrae op `n latere datum te beantwoord, opvolg binne nie meer as `n week nie. Ontmoet enige sperdatums wat jy gestel het. Maak seker dat enige beloofde werk binne `n redelike hoeveelheid tyd aan die regte ontvangers gelewer word.

    • Bykomende konferensie oproep dokumente

    Voorbeeld brief versoek konferensie oproep

    Ondersteun Wikihow en Ontgrendel alle monsters.

    Voorbeeld konferensie oproep agenda

    Ondersteun Wikihow en Ontgrendel alle monsters.

    Voorbeeld konferensie oproep herinnering e-pos

    Ondersteun Wikihow en Ontgrendel alle monsters.

    Wenke

    Tensy jy video-konferensie sagteware sal gebruik, vermy die roeping van grappies. Humor vertrou dikwels op jou lyftaal, watter deelnemers sal nie sien of jy `n klank-opsie gebruik nie.
    Deel op sosiale netwerke:
    Soortgelyk