Hoe om verslae in excel te outomatiseer

Disketters hoe om die verslagdoening van data in Microsoft Excel te automatiseer. Vir eksterne data, sal dit jou leer hoe om verslae van enige eksterne databron (MySQL, Postgres, Oracle, ens.) Vraag en skep van binne jou werkblad met behulp van Excel-invoegtoepassings wat jou werkblad kan koppel aan eksterne databronne.

Vir data wat reeds in `n Excel-werkblad gestoor is, sal ons makros gebruik om verslae te bou en hulle in `n verskeidenheid lêertipes uit te voer met die pers van een sleutel. Gelukkig kom Excel met `n ingeboude stap-blokfluit wat beteken dat jy nie die Macros self moet kodeer nie.

Stappe

Metode 1 van 2:
Vir data wat reeds in Excel is
  1. Beeld getiteld outomatiese verslae in Excel Stap 1
1. As die data wat u moet rapporteer, reeds gestoor, opgedateer, opgedateer en in Excel gehandhaaf word, kan u die verslagdoening van werkvloei met behulp van makros outomatiseer. Makros is `n ingeboude funksie wat u toelaat om komplekse en herhalende take te outomatiseer.
  • Beeld getiteld outomatiseer verslae in Excel Stap 2
    2. Open Excel. Dubbelklik (of klik as jy op `n Mac is) die Excel App-ikoon, wat lyk soos `n wit "X" op `n groen agtergrond, klik dan Leë werkboek Op die Templates-bladsy.
  • Op `n Mac moet jy dalk klik lêer en klik dan Nuwe leë werkboek In die gevolglike keuselys-spyskaart.
  • As u reeds `n Excel-verslag het wat u wil outomatiseer, sal u die verslag se lêer dubbel dubbelkliek om dit in Excel oop te maak.
  • Beeld getiteld outomatiseer verslae in Excel Stap 3
    3. Voer jou sigblad se data in indien nodig. As u nie die kolometikette en -getalle bygevoeg het nie, waarvoor u resultate wil outomatiseer, doen dit voordat u verder gaan.
  • Beeld getiteld Automatiseer verslae in Excel Stap 4
    4. Aktiveer die Ontwikkelaar tab. By verstek, die Ontwikkelaar Tab verskyn nie aan die bokant van die Excel-venster nie. U kan dit in staat stel om die volgende te doen afhangende van u bedryfstelsel:
  • Vensters - Kliek lêer, kliek Opsies, kliek Pas lint aan Kyk aan die linkerkant van die venster, kyk na die "Ontwikkelaar" boks in die onderste regterkant van die venster (jy moet eers moet afrol), en klik Ok.
  • Mac - Kliek Presteer, kliek Voorkeure..., kliek Ribbon & Toolbar, kyk die "Ontwikkelaar" boks in die "Hoofbladsye" Lys en klik Spaar.
  • Image getiteld Automatiseer verslae in Excel Stap 5
    5. Kliek Ontwikkelaar. Hierdie oortjie moet nou bo-aan die Excel-venster wees. Om dit te doen, bring `n nutsbalk aan die bokant van die Excel-venster op.
  • Image getiteld outomatiseer verslae in Excel Stap 6
    6. Kliek Teken Makro op. Dit is in die nutsbalk. `N Pop-up venster sal verskyn.
  • Beeld getiteld outomatiseer verslae in Excel Stap 7
    7. Voer `n naam vir die makro in. In die "Makro naam" Teks boks, tik die naam vir jou makro in. Dit sal u help om die Makro later te identifiseer.
  • Byvoorbeeld, as jy `n makro skep wat `n grafiek uit jou beskikbare data sal maak, kan jy dit noem "Chart1" of soortgelyke.
  • Beeld getiteld outomatiese verslae in Excel Stap 8
    8. Skep `n kortpad sleutel kombinasie vir die makro. Druk die ⇧ Shift-sleutel saam met `n ander sleutel (e.heid g., die T sleutel) om die sleutelbordkortpaaie te skep. Dit is wat jy sal gebruik om jou makro later te bestuur.
  • Op `n Mac sal die kortpad-sleutelkombinasie uiteindelik ⌥ opsie wees+⌘ opdrag en jou sleutel (e.heid g., ⌥ opsie+⌘ opdrag+T).
  • Beeld getiteld outomatiseer verslae in Excel Stap 9
    9. Stoor die makro in die huidige Excel-dokument. Klik op die "Stoor Makro in" Drop-down box, klik dan Hierdie werkboek Om te verseker dat die makro beskikbaar sal wees vir enigiemand wat die werkboek oopmaak.
  • U moet die Excel-lêer in `n spesiale formaat stoor vir die makro wat gestoor moet word.
  • Beeld getiteld outomatiese verslae in Excel Stap 10
    10. Kliek Ok. Dit is aan die onderkant van die venster. Dit sal jou makro-instellings red en jou in rekordmodus plaas. Enige stappe wat u van nou af neem totdat u die opname stop, sal aangeteken word.
  • Beeld getiteld Automatiseer verslae in Excel Stap 11
    11. Voer die stappe uit wat jy wil outomatiseer. Excel sal elke kliek, toetsaanslag en formatering opsie wat jy betree en voeg by die Makro se lys.
  • Byvoorbeeld, om data te kies en `n grafiek te skep, sal jy jou data uitlig, kliek Invoeg Op die top van die Excel-venster, klik op `n grafiek tipe, klik die grafiekformaat wat u wil gebruik, en wysig die grafiek soos benodig.
  • As jy die makro wou gebruik om waardes van selle te voeg A1 deur middel van A12, Jy sal `n leë sel kliek, tik in = Som (A1: A12), en druk ↵ Enter.
  • Beeld getiteld outomatiseer verslae in Excel Stap 12
    12. Kliek Stop opname. Dit is in die Ontwikkelaar Tab se nutsbalk. Dit sal u opname stop en enige stappe wat u tydens die opname as `n individuele makro geneem het, stoor.
  • Image getiteld outomatiseer verslae in Excel Stap 13
    13. Stoor jou Excel-vel as `n makro-geaktiveerde lêer. Kliek lêer, kliek Stoor as, en verander die lêerformaat na xlsm in plaas van xls. U kan dan `n lêernaam invoer, kies `n lêer plek en klik Spaar.
  • As jy dit nie doen nie, sal die makro nie as deel van die sigblad gered word nie, wat beteken dat ander mense op verskillende rekenaars nie jou makro kan gebruik as jy die werkboek aan hulle stuur nie.
  • Beeld getiteld outomatiseer verslae in Excel Stap 14
    14. Begin jou makro. Druk die sleutel kombinasie wat jy geskep het as deel van die makro om dit te doen. U moet u sigblad outomatiseer volgens u Makro se stappe.
  • U kan ook `n makro loop deur te kliek Makros in die Ontwikkelaar Tab, kies jou makro se naam en kliek Wedloop.
    • Metode 2 van 2:
    Vir eksterne data (MySQL, Postgres, Oracle, ens)
    1. Beeld getiteld outomatiseer verslae in Excel Stap 15
    1. Aflaai Kloudio`s Excel plugin Van Microsoft AppSource. Dit sal jou toelaat om `n aanhoudende verband tussen `n eksterne databasis of databron en jou werkboek te skep. Hierdie inprop werk ook met Google Sheets.
  • Beeld getiteld outomatiseer verslae in Excel Stap 16
    2. Skep `n verband tussen jou werkblad en jou eksterne data-bron deur op die + -knoppie op die Kloudio-portaal te klik. Tik die besonderhede van u databasis (databasis tipe, geloofsbriewe) in en kies enige sekuriteit / enkripsie opsies indien u met vertroulike of maatskappy data werk.
  • Beeld getiteld outomatiseer verslae in Excel Stap 17
    3. Sodra jy `n verband tussen jou werkblad en jou databasis geskep het, sal jy in staat wees om verslae van eksterne data te vra en te bou sonder om uitnemend te verlaat. Skep jou persoonlike verslae van die Kloudio-portaal en kies dit dan van die keuselys in Excel. U kan dan enige bykomende filters toepas en kies die frekwensie wat die verslag sal verfris (sodat u u verkoopspreadsheet outomaties elke week, dag of selfs uur kan opdateer.)
  • Image titled automatiseer verslae in Excel Stap 18
    4. Daarbenewens kan u ook data in u gekoppelde werkblad invoer en die data u eksterne data-bron opdateer. Skep `n oplaai sjabloon van die Kloudio-portaal en jy sal in staat wees om handmatig of outomaties veranderinge in jou sigblad op te laai na jou eksterne data bron.

    • Video

    Deur hierdie diens te gebruik, kan sommige inligting met YouTube gedeel word.

    Wenke

    Laai slegs Excel plugins van Microsoft AppSource af, tensy jy die derdepartyverskaffer vertrou.
  • Makros kan vir enigiets van eenvoudige take gebruik word (e.heid g., die byvoeging van waardes of die skep van `n grafiek) aan komplekse (e.heid g., Berekening van jou sel se waardes, skep `n grafiek uit die resultate, die etikettering van die grafiek, en die uitdruk van die resultaat).
  • By die opening van `n sigblad met jou makro ingesluit, moet jy dalk klik Aktiveer inhoud In `n geel banier aan die bokant van die venster voordat jy die makro kan gebruik.

    • Waarskuwings

    Makros kan kwaadwillig gebruik word (e.heid g., Om lêers op u rekenaar te verwyder). Moenie makros uit onbetroubare bronne hardloop nie.
  • Makros sal letterlik elke stap wat u maak terwyl u opneem. Maak seker dat jy nie per ongeluk die verkeerde waarde invoer nie, `n program oopmaak wat jy nie wil gebruik nie, of `n lêer uitvee nie.
    • Deel op sosiale netwerke:
    Soortgelyk