Hoe om `n organisasie se sekretaris te wees

Of jy nou praat oor `n studenteraad, politieke groep of spesiale taakmag, alle organisasies vereis `n sekretaris. Die Sekretaris is waarskynlik die belangrikste beampte as hy / sy verantwoordelik vir die organisering, assimilasie en verspreiding van inligting binne en sonder die organisasie. Hulle moet georganiseer word, hardwerkend, intelligent, en beskik oor uitstekende skryfvaardighede.

Stappe

  1. Beeld getiteld `n organisasie
1. Besluit dat dit die regte werk vir jou is. Sommige mense dink dat dit makliker is om sekretaris as tesourier of president te wees, maar baie vergadering veterane sal jou vertel dat die sekretaris se werk baie moeiliker is.
  • Beeld getiteld `n organisasie
    2. Ontmoet met die uitgaande sekretaris indien moontlik. Laat hom of haar die vorige vergaderings se notule, ooreenkomste, verslae, administratiewe bestellings, ens.. Met enige geluk sal dit reeds goed georganiseer en gereed wees vir jou om hulle te neem - indien nie, lees die volgende stap.
  • Beeld getiteld `n organisasie
    3. Kry `n liasseringskas of `n aktetas. Dit moet deur u organisasie verskaf word, maar as dit nie is nie, is dit `n goeie eerste stap en `n uitstekende manier om onnodige uitgawes aan u kant of aan die kant van u organisasie te verminder, `n goeie eerste stap en `n uitstekende manier om onnodige uitgawes te verminder. Daar is baie liasseringstelsels wat in diens kan word vir administratiewe dokumente soos om notules, verordeninge te ontmoet en sodoende op te lees en te bepaal wat die maklikste is om te volg en die goedkoopste om te implementeer en aan die stelsel te hou. As u die lêers in `n ongeorganiseerde gemors ontvang het, wil u dit nie so vir die volgende sekretaris verlaat wanneer u ampstermyn voltooi is nie.
  • Beeld getiteld `n organisasie
    4. Leer dat goeie organisatoriese vaardighede `n goeie sekretaris maak. As u organisasie se kantoor nie goed georganiseer is nie, is dit iets wat dadelik aangespreek moet word. Gebruik die kantoor om alle relevante dokumentasie te stoor en probeer om dieselfde liasseringstelsel in diens te neem wat u op u liasseringskas gebruik het.
  • Beeld getiteld `n organisasie
    5. Gaan van klein tot groot wanneer lêers en dokumente georganiseer word.Begin deur die indiening van alle relevante dokumentasie in `n liasseringskas of aktetas, en organiseer dan die hele kantoor en organisasie wat dieselfde stelsel gebruik, maar op `n groter skaal. Dit sal die kantoor baie gebruikersvriendelik maak en baie gemoedsrus aan jou en jou opvolger bekostig.
  • Beeld getiteld `n organisasie
    6. Ontwikkel goeie kontakte en gebruik hulle verstandig. `N Vriendelike, professionele houding is baie belangrik vir `n organisasie se sekretaris. U sal baie vinnig leer dat die meeste sekretarisse staatmaak op `n ingewikkelde netwerk van vriende en kontakte om daaglikse besigheid te doen.

    • Wenke

    Moenie u maatskappy of organisasie se hulpbronne gebruik nie (i.e.: Kantoorvoorrade, e-pos bediener, skootrekenaar, ens.) Vir persoonlike aktiwiteite. Selfs as jy `n vrywilliger is, is die organisasie jou niks skuldig nie, en dit is in baie slegte smaak.
  • Hierdie riglyne volg Robert`s "Reëls van bestelling", Een van die bekendste sekretariële handleidings tot op datum. Dit is raadsaam dat u hierdie waardevolle hulpbronne soek - baie daarvan word gratis op die web gepubliseer.
  • Het altyd `n plan b wanneer u `n gebeurtenis organiseer, aangesien u nooit weet wat sal gebeur nie. Dit is veral belangrik as u `n gebeurtenis spysenier of verwagtinge en / of vermaak verwag om op te daag. Daar is niks erger as om `n gebeurtenis by te woon nie en `n kolossale skroef op te vind. Indien spyseniering nie gaan wys nie, kan u beter seker maak dat u die plaaslike pizzeria vroegtydig gekontak het en aan hulle `n koppe gegee het. (Let wel: Die plaaslike pizzeria moet waarskynlik onder jou kontaklys wees).
  • Hou lede op hoogte van aktiwiteite, gebeure en planne en maak seker dat die publiek bewus is van opkomende gebeure.
  • Onthou wanneer jy probeer om vergaderings en gebeure te organiseer wat ander mense organiseer, kan dit op sy beste moeilik wees.
  • Deur `n goeie vergadering te neem en dit betyds te voorsien (`n een uur vergadering moet 1-2 bladsye van `n paar minute hê, en dit moet binne 5 werksdae aan die groep voorgelê word) verseker dat lede van die organisasie aan is die `dieselfde bladsy` en in staat om meer effektiewe optrede te neem.
  • Wees altyd op `n skynbare, professionele manier.
  • Beplan vooruit. Dit is die rol van die sekretaris om maatskappye / organisasie-geleenthede te koördineer. Jy kan eenvoudig nie `n gebeurtenis op `n laaste minuut skedule loop nie. As jy iets van die oomblik moet beplan, kan die geleentheid minder formeel die druk vir jou gaste en vir jouself verlig.
  • Een van die belangrikste funksies wat `n sekretaresse dien, kommunikeer met sy lede en die algemene publiek.
  • `N Sekretaris maak seker dat almal weet wanneer `n sekere vergadering gehou word. Hulle maak ook seker dat almal by die vergadering is. Hulle tik ook belangrike datums vir die organisasie of besigheid op.
  • Hou lêers, dokumente, pos en geld op `n veilige plek!
    • Deel op sosiale netwerke:
    Soortgelyk