Hoe om `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris te wees

Om `n goeie sekretaris te wees, beteken om voorbereid te wees, doeltreffend en goed georganiseer. Deur u kommunikasie- en organisasievaardighede te verbeter en te verbeter, kan u `n kundige sekretaris en `n onontbeerlike deel van `n span word, wat u diens meer innemend, veilig en aangenaam maak.

Stappe

Metode 1 van 3:
Voorberei word
  1. Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 1
1. Wees betyds. Gee jouself genoeg tyd om na die kantoor te pendel en by vergaderings of ander aanstellings te kom. Wees vroeg om jouself tyd te gee om voor te berei of net op e-posse of ander take in te haal.
  • Probeer die opsporing van die tyd wat dit nodig het om elke dag te werk om te sien wat die ware gemiddelde is, en pas jou tydsberekening dienooreenkomstig aan. Voeg `n buffer tyd van 15 of 20 minute by enige gegewe tydstip, en toets selfs hoe lank dit neem om êrens voor die eerste keer daar te gaan.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 2
    2. Wees geestelik duidelik. Kry baie rus sodat jou gedagtes skerp bly en doeltreffend dink. Het `n koppie koffie of tee in die oggend as jy wil, of wanneer jy `n hupstoot nodig het. Neem breek en breek om jou lessenaar gereeld te herorganiseer.
  • Staan op van jou lessenaar of neem `n breek van wat jy vir 17 minute na elke 52 minute doen, aangesien studies vir die beste produktiwiteit is. Doen `n paar eenvoudige oefeninge, praat met kollegas, of neem net `n wandeling om die kantoor gedurende hierdie tyd.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 3
    3. Ken die skedule. Vergewis jouself van die skedule vir jou baas, jouself of enige ander werknemers wat jy aan die begin van elke dag moet hou. Kyk na die skedule gereeld sodat jy tyd kan bespaar wanneer jy afsprake maak en dubbelbespreking of ander foute vermy.
  • Hou skedules en kalenders oop en beskikbaar om op `n oomblik se kennisgewing op u rekenaar te trek of te skakel sodat u dit kan raadpleeg en aanstellings in dadelik byvoeg.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 4
    4. Kom na vergaderings met alle materiale. Wys op enige aanstelling wat gereed is met materiaal en duidelike notas van vorige vergaderings, en `n toestel of notaboek om minute en ander aantekeninge van die huidige vergadering af te haal. Vra jou baas oor enigiets rakende jou rol in die vergadering, insluitend enige spesiale materiale soos vorms of uitdeelstukke wat jy gereed kan hê om tyd te bespaar om later te berei of te druk.
  • Probeer `n agenda vir die komende vergadering, minute van die laaste vergadering, of enige ander relevante materiaal aan al die deelnemers die oggend van of nag voor te stuur.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 5
    5. Oorweeg om Shorthand te leer. Leer oor verskillende tipes kortskrif en maniere om jou skryfwerk te bespoedig as jy baie aantekeninge met die hand neem. Neem `n Shorthand-kursus om die karakters te leer en jou spoed te verbeter.
  • As jy nie dikwels aan die hand neem nie, of jy wil nie Shorthand leer nie, doen `n tik toets. Stel `n timer vir `n minuut en probeer `n tipiese e-pos op jou foon, tablet, laptop-sleutelbord en losstaande sleutelbord tik. Tel dan die aantal woorde wat jy op elke toestel getik het. Hou by die toestel met die hoogste woordtelling wanneer u vinnige aantekeninge moet neem.
    • Metode 2 van 3:
    Word georganiseer
    1. Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 6
    1. Verbind tot lyste en beplanners. Hou `n beplanner, kalender en to-do list en werk hulle konsekwent op. Hou hulle maklik gesien en bereik plekke, of het verskeie wat saamgesyn kan word.
    • As jy goed werk met pen en papier, hou `n klein beplanner of kalender wat in jou sak of beursie kan pas sodat jy dit altyd met jou het. Hou `n pen aangeheg indien moontlik, sodat jy nooit vir een moet vis nie. Het `n aangewese nootblok vir to-do lists by jou lessenaar, en kruis dinge af as jy gaan.
    • As jy beter met digitale organisasie werk, gebruik jou foon se kalender- en herinneringstelsel om afsprake te maak en kennisgewings oor hulle te ontvang. Probeer programme soos WunderList of Toddist om jou take te bestuur.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 7
    2. Sinkroniseer jou inligting. Maak seker dat jy altyd notas en ander materiale met jou het deur kalenders, lyste en lêers in al jou toestelle te sinkroniseer, wat byna elke moderne app die vermoë het om te doen.
  • Deel take, dokumente en aantekeninge met ander sekretarisse, u baas of ander werknemers met projekbestuursprogrammatuur soos Basecamp of Trello.
  • Deel dokumente en sigblaaie met Google Docs en gebruik programme soos Dropbox of Hightail om lêers te stuur.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 8
    3. Kleurkode alles. Stel `n kleurkoderingstelsel op om te help om al jou materiaal in `n oogopslag te kategoriseer. Ken `n kleur aan elke projek, dag, werknemer, of enige manier wat jy jou werk wil definieer. Gebruik highlighters en gekleurde oortjies of etikette om lêers, bakkies en notaboeke op te merk om die regte inligting maklik op te spoor.
  • Baie web- en mobiele programme vir e-pos, kalenders en lyste laat jou ook toe om `n kleur aan elke item toe te ken.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 9
    4. Maak jou inkassie skoon. Hou jou e-pos inkassie skoon en belangrike inligting maklik om toegang te verkry deur `n e-pos in `n gids in die tronk te lê, te verlig of te merk as ongelees as jy dit moet terugkom, of om dit te argiveer of te skrap as jy nie meer nodig het nie Dit.
  • Probeer om dopgehou vir elke jaar, kwart of maand te maak of dit te benoem deur projek, werknemer of tipe. Probeer om te reageer op, verwyder of teken die e-pos se inligting elders dadelik. Stel skedules vir jouself, soos om alle e-posse teen die einde van die dag in toepaslike dopgehou geliasseer te word en teen die einde van die week in jou inkassie in jou inkassie te maak en te hanteer.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 10
    5. Wees konsekwent. Hou materiaal van dieselfde tipe in `n bepaalde plek, en aanwys notaboeke en dopgehou aan spesifieke projekte. Het `n spesifieke notaboek vir telefoon memo`s, byvoorbeeld, wat altyd by die foon bly, sodat jy nooit iemand se naam en nommer op `n servet afneem nie. Hou aan note op `n aparte plek van ander aantekeninge sodat inligting nie gemeng word nie en moeilik om later te vind.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 11
    6. Stoor papier en tyd. Vermy drukwerk om papier te stoor en kies vir aanlynvorms of ander dokumente sodat jy tyd en hulpbronne kan bespaar. Vul vorms elektronies in indien moontlik. Skandeer en stoor kopieë van papierlêers sodat hulle altyd beskikbaar is en moenie beskadig of verlore raak nie. Sirkuleer digitale lêers, herinnerings, memo`s en agendas in plaas van papier weergawes wanneer dit moontlik is.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 12
    7. Voorraad op voorraad. Moet nooit uit belangrike materiaal loop wat jy gebruik om georganiseer te word nie, soos notaboeke, penne, koeverte en seëls deur `n kantoorbestuurder / koper te koop of te laat weet wanneer jy op jou laaste boks of houer van iets is, eerder as wanneer hulle almal weg is. Bestellingsvoorrade in grootmaat van `n maatskappy soos Quill om geld te spaar en vermy so vinnig uit te loop.
  • Hou voorrade georganiseer by jou lessenaar of werkruimte. Gebruik houers, bakke, lêervouers en ander houers wat almal gemerk of gekleur is vir maklike sortering.
    • Metode 3 van 3:
    Kommunikeer doeltreffend
    1. Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 13
    1. Hou by skrifte. Bespaar tyd en energie deur te kom met eenvoudige taal om te hergebruik vir korrespondensie wat jy gereeld herhaal. Het verskeie skrifte beskikbaar vir verskillende situasies soos e-posse, persvrystellings, of telefoonoproepe, wat u kan kopieer, plak, en maklik om die spesifieke scenario aan te pas.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 14
    2. Wees `n noukeurige noot-taker. Skryf aantekeninge op jou foon, laptop of notaboek vir elke vergadering, telefoonboodskap of ander belangrike gesprek. Plaas of beweeg hierdie aantekeninge in spesifiek gemerkte fisiese of elektroniese dopgehou sodat u later na hulle kan verwys en rekords van verbale kommunikasie kan hê wat u in die loop van `n besige dag kan vergeet.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 15
    3. Wees doeltreffend en vriendelik op die foon. Oefen jou groet en ander belangrike of algemene inligting wat jy oor die telefoon moet sê. Hou die lys van telefoonuitbreidings vir u kantoor reg voor u en werk aan om hulle na die geheue te pleeg sodat u oproepe vinnig kan oordra.
  • Leer die spesiale kenmerke van jou kantoorfoon leer ken, soos om iemand reguit na `n werknemer se stempos te stuur of mense in `n konferensie-oproep te voeg, sodat jy tyd kan bespaar en tegniese probleme kan vermy.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 16
    4. Gaan jou grammatika na. Maak seker dat elke vorm van geskrewe kommunikasie wat u uitstuur, gespel en vry van grammatika en leestekensfoute is. Spandeer die ekstra paar minute om oor e-posse, agendas en ander korrespondensie te lees om seker te maak dat alles korrek is en bespaar die latere tyd en verleentheid om regstellings uit te reik of e-posse van verwarde ontvangers te beantwoord.
  • Skakel speltoets in die toepassings wat u gebruik vir dokumente, sigblaaie en e-posse. Skakel hierdie funksie in u blaaier aan om enige foute te vang terwyl u op `n webblad tik, veral wanneer u na die maatskappy se webwerf, sosiale media-rekeninge of ander amptelike platforms plaas.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 17
    5. Hou e-pos en stempos kort en soet. Noem u doel vir die roeping of e-pos in so min woorde as moontlik. Vra direkte vrae en herhaal jou naam, maatskappy, telefoonnommer en e-pos wanneer dit nodig is. Gee `n tyd waardeur jy verwag of hoop om van hulle terug te hoor sodat jy kommunikasie doeltreffend kan hanteer.
  • Beeld getiteld `n doeltreffende en georganiseerde sekretaris Stap 18
    6. Bevestig aanstellings en tye. Maak seker jy is op dieselfde bladsy en verskaf herinnerings deur die dag voor of dag te skakel of te e-pos om aanstellings en ander belangrike verbintenisse te bevestig. Kom terug in kontak met mense wat jy nie gehoor het deur beleefde en bondige e-posse of telefoonboodskappe te stuur om hulle te herinner nie, jy wag op `n reaksie.
    • Deel op sosiale netwerke:
    Soortgelyk