3 maniere om `n papier-liasseringstelsel te reël

As u in besigheid of skool is wat u vereis om met verskeie kliënte of projekte te werk, is `n behoorlike liasseringstelsel krities. Daar is verskeie metodes vir liassering van vraestelle, maar uiteindelik moet u stelsel u behoeftes weerspieël. Die beste manier om voor te berei vir `n doeltreffende stelsel is om `n paar dae te reserveren om slegs op organisasie te werk.

Stappe

Metode 1 van 3:

Voorbereiding vir `n nuwe liasseringstelsel

1. Versamel al jou materiaal. U moet al u papierwerk opstel voordat u `n behoorlike stelsel probeer opstel. Gaan deur alle plekke wat u papierwerk kan hê en hulle almal in een stapel kan plaas. Spandeer tyd om seker te maak dat jy behoorlik kan verantwoord vir alle aktiewe en onaktiewe werk wat jy het.

Beplan voor die tyd deur `n tafelruimte skoon te maak om op jou vraestelle te werk.
As jy iemand anders se papierwerk in `n nuwe liasseringstelsel aanpas, verwyder alle dokumente van die huidige stelsel. Dit sal beter wees vir u om alle dokumente te hanteer en voor te berei vir `n nuwe stelsel.

Beeld getiteld reël `n papier liassering stelsel stap 2

2. Gaan deur al die dokumente. Dit is die moeilike deel van die proses, maar dit is ook `n belangrike stap om georganiseer te word. Skei al die lêers gebaseer op wat hulle is, soos bankstate, kredietkaartrekeninge en verbandbetalings. Dit lyk dalk vervelig, maar gaan deur elke dokument in jou stapel om te bepaal waarmee jy werk.

Jy hoef nie elke vraestel te lees nie, maar `n kort skuim sal jou help.

Post-it notas is goed vir die merk van belangrike vraestelle wat jy weet jy sal tyd moet spandeer.

Beeld getiteld reël `n papier liassering stelsel stap 3

3. Stel stapels op. Soos u deur u papierwerk begin sorteer, sal dit nuttig wees om verwante referate saam te hou. U kan alle vraestelle wat verband hou met die "Nickelback" -kliënt in een stapel. Nog `n voorbeeld is om jou werk op grond van maande te styg.

Om `n gevoel van chronologiese volgorde te hê, kan nuttig wees vir u liasseringsbehoeftes.

Stel prioriteite terwyl jy deur papierwerk gesorteer word. Wanneer u vraestelle sien wat besonder belangrik is, plaas dit bo-op hul onderskeie stapel.

Image Titled Rangskik `n papier liassering stelsel Stap 4

4. Verminder soos jy dit goedvind. `N ander stapel wat jy kan skep is die asblik. Jy hoef nie `n stapel van jou papierwerk te gooi nie, maar jy moet die onbelangrike vraestelle van die ander stapels skei. Jy kan selfs `n diverse stapel opstel waar ewekansige vraestelle kan gaan.

As jy 100% seker is dat jy nie papierwerk nodig het nie en jy nie `n lewensvatbare skakel na ander dokumente kan teken nie, gooi dit weg. Gaan met jou meerderes as jy toegelaat word om enigiets weg te gooi voordat jy met iets volg.

Beeld getiteld reël `n papier liassering stelsel Stap 5

5. Gebruik Manila-dopgehou. Hou dinge eenvoudig vir jouself deur goedkoop manila-dopgehou te gebruik. Dit sal jou fondse nie seermaak nie en sal jou toelaat om enige liasseringstelsel uit te voer wat jy wil hê. U kan `n pakkie manila-dopgehou kry van enige kantoorvoorraadwinkel.

Beeld getiteld reël `n papier liassering stelsel Stap 6

6. Oordra jou stapels. Gebruik die stapels wat jy vroeër gevestig het om op te tree as `n gids vir jou dopgehou. Maak seker dat die inhoud van elke gids ook georganiseer word. U kan óf `n lêer se inhoud op grond van elke vraestel se belang of deur chronologie organiseer.

Vermy die reël van `n lêer se inhoud wat van die alfabet gebaseer is. Alfabetiese organisasie werk meer doeltreffend vir die organisering van groepe lêers.

Plaas die Manila-dopgehou in `n liasseringskas terwyl jy die dopgehou vul.

Metode 2 van 3:

Die skep van `n stelsel pas vir jou

1. Gebruik `n alfabetiese liasseringstelsel. `N Alfabetiese liasseringstelsel werk goed wanneer u name van mense, kliënte, skrywers, name van flieks, boeke of ens nodig moet kry. Met dien verstande dat u terme gebruik wat maklik is om te herwin, is `n alfabetiese liasseringstelsel dikwels die maklikste stelsel om te gebruik.

Die beste manier om lêers te laai en te herwin, is deur elke lêer te etiketteer. Manila-dopgehou het `n ekstra blad wat ontwerp is om lêers te etiket wat jou herwinningsproses makliker sal maak.
As u kliënte hanteer, is dit meer doeltreffend om te alfabetiseer.
As u baie lêers het, oorweeg dit om briefafdelings te maak om u te help om te organiseer. Afdelingverdelers is groot en bevat eenvoudig een letter. U kan ook die letters in pare soos "A-D" of "F-K.`

Image Titled Rangskik `n papier liassering stelsel Stap 8

2. Gebruik `n aktuele volgorde. Wanneer jy werk of studeer In `n verskeidenheid vakgebiede kan `n vak of onderwerpbevel `n baie nuttige manier wees om inligting te kry. Byvoorbeeld, as u die reg studeer, kan u vakopskrifte van kontrak, grondwetlike reg, terse, administratiefreg, internasionale reg, ens.

Die beste manier om aktuele inligting te organiseer is deur middel van afdelingsverdelers. Benoem jou afdelingverdelers gebaseer op die inhoud, soos "Admin Law.`

Hierdie stelsel werk die beste as jy verskeie onderwerpe het. As jy nie, sal jy met een of twee verdelers gelaat word en nie veel van `n georganiseerde stelsel nie.

Beeld getiteld reël `n papier liassering stelsel Stap 9

3. Probeer numeriese liassering. Hierdie tipe liasseringstelsel is ideaal vir lêers wat datums of getalle bevat. Byvoorbeeld, as u fakture, kwitansies, gedateerde gebeurtenisse ens het., Die numeriese stelsel kan `n maklike stelsel maak om weer op te spoor. U kan ook maand- en jaar-etikettering vir hierdie opsie oorweeg. Vir diegene wat in `n omgewing werk wat gebruik word vir vraestelle soos mediese lêers, wetgewende dokumente, hofsake, ens., Nommering is `n nuttige herwinningsmetode.

Gebruik slegs hierdie stelsel as jy gemaklik is om verskeie getalle te bekyk en inligting van hierdie getalle kan ophaal.

Merk op die indiening van die nommers of datums en organiseer op grond van die genommerde waarde. Begin met "1" en het die volgende getalle verhoogwaarde.

As u met maande liasseer, begin met Januarie en beweeg, in orde, deur Desember. U sal vir elke maand met afdelingsverdelers baat vind.

Beeld getiteld reël `n papier liassering stelsel Stap 10

4. Gebruik kleurkodering. Dit is wonderlik vir kreatiewe liassering en is veral effektief vir diegene met goeie visuele herroeping. Dit kan help om verskillende vakke te verlig wat gebaseer is op kleurkodering.U kan enige van die voormelde tegnieke vir liasseringskodeer. U kan ook `n kombinasie van organiserende stelsels gebruik deur kleurkodes met `n ander stelsel te koppel.

Een van die maklikste maniere om kleur by jou gevestigde vulmetode by te voeg, is deur die gebruik van highlighters. U kan `n verskeidenheid pakkie hoogtepunte van enige kantoorvoorrade-winkel koop.

Nog `n manier om kleurkodering te implementeer, is deur `n verskeidenheid gekleurde dopgehou te gebruik.

Beeld getiteld reël `n papier liassering stelsel stap 11

5. Gebruik `n frekwenstelsel. Dit werk goed vir items wat jy al die tyd gebruik, maar moet nie `n selfstandige stelsel wees nie. Dit moet `n ander stelsel voed, byvoorbeeld die alfabetiese stelsel. Voeg die gereelde inligting in `n gegroepeerde ruimte in jou liasseringsgebied, sodat dit vinnig opgespoor kan word, soos op die voorkant van `n liasseringskastraaier.

Jy moet versigtig wees, jy kry nie ongeorganiseerde deur hierdie stelsel te gebruik nie. Om die projek te hou waaraan jy tans aan die gang is, sal nie altyd `n doeltreffende organisasie waarborg nie.

Metode 3 van 3:

Behoud van `n georganiseerde stelsel

1. Lêer papierwerk onmiddellik. Een manier om te verseker dat u liasseringstelsel doeltreffend is, is deur liassering van papier terwyl u dit verwerk. Die liasseringstelsel gaan nie werk as jy liasseringspapiere afstel nie. Om in die gewoonte van liassering van vraestelle te kom, sal ook jou produktiwiteit en werkvloei help.

Beeld getiteld reël `n papier liassering stelsel Stap 13

2. Hou jou spasie opgedateer. Elke paar maande moet jy deur jou liasseringstelsel gaan en `n kort sweep doen. U hoef nie al u vraestelle te hersien soos u vir die aanvanklike organisasie gedoen het nie. Kontroleer deur alle lêers en maak seker dat alles georganiseer is en op die regte plek.

Na die eerste paar maande kan u ook reflekteer as die stelsel wat u kies, vir u werk.

Beeld getiteld reël `n papier liassering stelsel stap 14

3. Maak jou spasie skoon. Een keer per jaar moet jy `n groter skoonmaak van jou werkruimte doen. Jy kan dalk `n paar lêers hê wat jy gereeld gebruik, maar jy moet nou deur die ander lêers gaan wat jy minder gebruik. Maak die lêers oop wat u minder gebruik en lees al u dokumente om te sien of daar onnodige papierwerk is.

Neem al die lêers uit en vee die liasseringskas af met `n klam wasgoed om stofopbou te verwyder.

Wenke

Hierdie beginsels kan ook van toepassing wees op rekenaar of ander elektroniese liassering groepe.

Gebruik `n indeks vir lêers wat nie alfabeties geplaas word nie. Dit moet alfabeties gerangskik word sodat u u lêers vinnig kan opspoor. Plaas hierdie indeks aan die voorkant van die lêer.

Begin deur te suiwer en te sorteer deur jou hope vraestelle en gebruik post-it notas om in kategorieë te sorteer, en dan subkategorieë.

Dit is nuttig om `n diverse lêer te hê vir items wat nie netjies elders pas nie.