Hoe om `n mail merge te doen

Wat sal jou leer hoe om `n posfusie in Microsoft Office of OpenOffice te doen.orgg. Mail Merge is `n super gerieflike funksie waarmee jy outomaties `n dokument vir elke ontvanger kan personaliseer waaraan dit gestuur word. Op dié manier hoef jy nie die dokument vir elke ontvanger te verander nie. Dit is `n groot tydspaarder, en dit is regtig maklik om te doen! Die onderstaande stappe sal u deur die hele proses stap-vir-stap loop.

Stappe

Metode 1 van 3:
Voorbereiding
  1. Image getiteld doen `n pos saamvoeg Stap 1
1. Bou `n data lêer. Dit kan `n sigbladlêer, databasislêer wees, of selfs `n teksdokument met die korrekte formatering. Spreadsheet-lêers word meestal gebruik. Hierdie gids neem aan dat u `n sigblad gebruik.
  • Jou data lêer moet al die inligting hê wat van kopie na kopie moet verander. Byvoorbeeld, as jy `n vormbrief skryf, sal jou data lêer die name en moontlik die adresse van almal wat jy van plan is om die brief aan te stuur, te hou.
  • Plaas een item inligting in elke sel langs `n lyn, sodat elke tipe inligting (voornaam, van die naam, eergewis, ensovoorts) in sy eie kolom is.
  • Maak sinvolle kolom name. Mail Merge lees data in kolomme. Dit sal aanvaar dat die eerste inskrywing in elke kolom inligting die algemene naam vir daardie tipe inligting is, dus gebruik name wat vir jou sin maak.
  • Begin byvoorbeeld `n kolom van voorname deur te tik "FirstName", sit dan al die voorname hieronder. Wanneer u gevra word watter veld in u brief inbring, sal u "eerste naam" as `n opsie sien en onthou wat in daardie kolom vervat is.
  • Microsoft Office-gebruikers wat ook Outlook vir hul e-pos gebruik, kan hul Outlook-adresboek as `n data-lêer gebruik, indien verlang.
  • Beeld getiteld doen `n pos saamvoeg Stap 2
    2. Stoor die data lêer. Stoor dit êrens, jy kan dit maklik vind, en noem dit iets wat jy maklik sal onthou.
  • Beeld getiteld doen `n pos saamsmeltings stap 3
    3. Skryf jou primêre dokument uit. Dit is die dokument wat u inligting sal inbring. Byvoorbeeld, as jy `n vormbrief skryf, is die primêre dokument die brief. Enige item wat Mail Merge sal inskryf vir u (soos name) moet nou leeg wees.
    • Metode 2 van 3:
    Mail Merge in MS Office
    1. Beeld getiteld doen `n pos saamvoeg Stap 4
    1. Open die Mail Merge Task Pane. Van u primêre dokument, klik die paneel om dit oop te maak. As jy dit nie sien nie, maak die Tools-kieslys oop en kies Mail Merge uit die lys.
  • Image getiteld doen `n pos saamvoeg Stap 5
    2. Beantwoord MS Office se vrae. Die Mail Merge Tool in Office het `n paar stappe wat ontwerp is om jou lewe makliker te maak deur jou lêers meer slim en akkuraat saam te voeg.
  • Begin deur dit te vertel watter soort dokument jy skryf. Klik op die beste pas, en klik dan op Volgende.
  • Vertel dit wat "begin dokument" (primêre dokument) wat jy wil gebruik. As u hierdie stappe gevolg het, behoort u in staat te wees om te kies "Gebruik hierdie dokument."Klik op Volgende.
  • Beeld getiteld doen `n pos saamsmeltings stap 6
    3. Kies die lêer om saam te smelt. Dit is die data lêer wat jy voorheen geskep het. Kies die toepaslike radio-knoppie en klik op Volgende om die lêer te soek en verbind dit aan u primêre dokument.
  • As jy verkies om jou Outlook-adresboek te gebruik, klik die opsie in plaas daarvan.
  • Image getiteld doen `n pos saamsmelt van stap 7
    4. Kies watter data om te gebruik. Kantoor laat jou toe om rye inligting te kies of uit te skakel soos jy wil. Dit stel u in staat om te kies watter items van inligting in die data-lêer wat u in die primêre dokument wil saamsmelt, die data-lêer meer nuttiger maak as u dit vir verskillende verskillende dinge gebruik. Wanneer jy tevrede is, klik op Volgende.
  • Die data kan gesorteer word deur op die opskrifte van elke kolom te klik. Dit kan nuttig wees as u vinnig deur baie inligting moet soek.
  • Beeld getiteld doen `n pos saamsmeltings stap 8
    5. Voeg data velde in. Op die volgende bladsy van die taakvenster, sal u gevra word om u dokument te skryf indien u dit nog nie gedoen het nie, en aangebied word met `n verskeidenheid opsies om data van die lêer in die dokument in te voeg.
  • Voeg `n data veld in deur die wyser te plaas waar die veld gaan, en dan op die toepaslike knoppie op die taakvenster om dit daar in te voeg.
  • U kan misplaasde of duplikaat data velde verwyder deur die verwydering sleutel te druk, dieselfde as `n gewone brief of nommer.
  • Die vooraf opsies verander effens gebaseer op watter tipe dokument wat jy aan die kantoor het, wat jy geskryf het. Kantoor is die beste om die toepaslike inligting in te vul uit die data wat u dit gee. Byvoorbeeld, as jy `n vormbesigheidsbrief skryf, kan jy `n opsie sien om `n adresblok in te voeg, wat elke ontvanger se voor- en achternaam en volle adres insluit, netjies op `n paar reëls georganiseer.
  • Sommige van die vooraf opsies sal addisionele vensters oopmaak vir u om toepaslike inligting in te vul. Dit is min of meer reguit en maklik om te verstaan.
  • As u `n vooraf ingestel is en dit nie die regte inligting kan vind nie, klik die knoppie gemerk "Match Fields" om die program te leer watter van u veldname ooreenstem met sy standaardname. U kan byvoorbeeld dit wys dat dit die kategorie "familienaam" in u data lêer moet gebruik om die "laaste naam" data in `n adresblok in te vul.
  • Om u eie velde te gebruik, klik "Meer opsies."Jy sal die name kan sien wat jy elke kolom gegee het en gebruik dit eerder.
  • Beeld getiteld doen `n pos saamsmeltings stap 9
    6. Gaan jou briewe na. Mail Merge sal nie die spesifieke inligting in die velde wat u van toepassing is op u primêre dokument wys totdat u dit uitdruk nie, maar kantoor bied `n voorskoufunksie aan wat u toelaat om seker te maak dat inligting korrek verskyn volgens hoe u die Velde in u dokument. Voel dit vry om dit te gebruik totdat jy tevrede is dat alles in orde is.
  • Beeld getiteld doen `n pos saamsmeltings stap 10
    7. Voltooi die samesmelting. Die finale skerm van die Mail Merge Task-paneel stel jou in kennis dat alles in plek is, en dit is gereed om jou dokumente te druk. Een stel inligting sal per gedrukte dokument verskyn, en die program sal soveel kopieë uitdruk aangesien daar inligting is.
  • As jy individuele wysigings aan spesifieke briewe wil maak, kan jy dit ook van hierdie taakvensterskerm doen deur eers op die skerm op te skakel.
    • Metode 3 van 3:
    Mail saamsmeltings in OpenOffice.orgg
    1. Beeld getiteld doen `n pos saamsmeltings stap 11
    1. Skep `n databasis. In OpenOffice.org, `n databasislêer is altyd nodig vir `n posmengsel. Dit kan egter eers jou data in `n sigblad skep.
    • Van u primêre dokument, maak die lêer spyskaart oop en kies om `n nuwe databasislêer te skep.
    • In die venster wat verskyn, kies die "Koppel aan `n bestaande databasis" opsie. Kies `Spreadsheet` uit die keepus kies `en klik dan op die volgende.
    • Op die volgende skerm, direkte OpenOffice.Org na die sigbladlêer wat u wil gebruik. U kan kies of u die databasis moet beskerm of nie deur die boks onder die lêer se plek te kontroleer nie. Klik op Volgende wanneer jy gereed is.
    • Kies op hierdie skerm of om die databasis vir makliker toegang te registreer, en besluit of jy die databasislêer wil oopmaak om dit nou te wysig of nie. (Jy sal waarskynlik nie hoef te hê as jy net die sigbladlêer geskep het nie.) Klik op Voltooi om die databasis te stoor.
    • Maak seker dat jy die databasis `n naam gee wat jy maklik kan onthou.
  • Beeld getiteld doen `n pos saamsmelt van stap 12
    2. Plaas jou velde. Nou dat jy jou inligting aan `n databasis gekoppel het wat OpenOffice.Org kan verstaan, dit is `n eenvoudige saak om daardie databasis vir pos te gebruik, solank jy weet waar om te kyk.
  • Kies `velde` en dan `ander..."Uit die sub-spyskaart. Alternatiewelik kan jy beheer-F2 tik.
  • Op die venster wat verskyn, klik die "databasis" -oortjie.
  • Klik op die knoppie Blaai in die onderste regterkant van die venster en vind die databasislêer wat jy net geskep het.
  • Sodra jy jou databasis gekies het, sal dit in die lys getiteld "databasis seleksie" aan die regterkant van die venster verskyn.
  • Van die "tipe" lys aan die linkerkant van die venster, kies "Mail Merge Fields.`
  • Klik op die + langs u databasis en `n sigbladlêer moet onder dit verskyn. Klik op die + langsaan daardie, en jy sal die veldname sien wat jy gekies het toe jy jou sigblad geskep het.
  • Kies watter veld jy wil invoeg en kliek op die veld om die veld in jou primêre dokument te plaas.
  • Onthou om die wyser te plaas waar jy wil hê dat jou veld ingevoeg moet word voordat jy invoeg, of jy sal moet sny en plak om dit na die regte posisie te beweeg.
  • Soos in die kantoor word teksvelde soos alfanumeriese karakters in u primêre dokument behandel. Jy kan hulle met die spasiebalk beweeg en dit met die Delete-sleutel verwyder.
  • Beeld getiteld doen `n pos saamsmeltings stap 13
    3. Voltooi die samesmelting. Dubbelkyk elke veld vir behoorlike plasing. Wanneer jy gereed is, druk jou primêre dokument af. Mail Merge sal een kopie vir elke stel inskrywings in die lêer wat u saamgesmelt het, druk.

    • Wenke

    Woordverwerkingsprogramme het dikwels templates wat u kan gebruik om primêre dokumente te skep.
  • Maak seker dat die velde in die mees spesifieke terme afbreek. Byvoorbeeld, jy kan dalk hoflikheidstitel gebruik (mnr., Mev., Mej.), Voornaam en van die naam vir die naam. Dit is drie velde vir name, dus gebruik drie afsonderlike kolomme met een tipe veld in elke kolom.
    • Deel op sosiale netwerke:
    Soortgelyk