Hoe om `n oorhandiging in `n kantoor te doen: 12 stappe (met prente)

Wanneer gaan jy `n posisie verlaat, is dit waarskynlik dat jou bestuurder of toesighouer jou sal vra om in die oorhandigingstydperk aan jou opvolger te help. Om georganiseer te word en proaktief sal help om te verseker dat u maatskappy `n gladde oorgang het en u verlaat met `n uitstekende professionele reputasie.

Stappe

Deel 1 van 3:

Organiseer jou oorhandiging

1. Bespreek die oorhandiging met u bestuurder. U moet begin met `n gedetailleerde bespreking met u bestuurder om presies te bepaal hoe hulle wil hê dat u die oorhandiging moet hanteer. Afhangende van jou werk en hoe jou bestuurder daarvan hou om te werk, kan jy gevra word om breedvoerig by te dra tot die oorhandiging. Dit kan die nuwe persoon insluit wat jou vir `n paar dae of langer skadu.

In die meeste gevalle sal jy ten minste `n formele oorhandigingsdokument moet opstel.
Bespreek dit met u bestuurder en vind uit hoeveel u verwag word om by te dra, en wat die fokus van u oorhandiging moet wees.

Beeld getiteld doen `n oorhandiging in `n kantoor Stap 2

2. Stel `n vroeë uiteensetting van jou oorhandigingsdokument op. Sodra u `n duidelike idee het van u bestuurder se verwagtinge, kan u begin met die opstel van `n konsep-oorhandigingsdokument. Dit sal u help om uself te organiseer en al die verskillende take en stukke inligting wat u tydens die oorhandigingsperiode moet oorhandig, te katalogiseer. Hierdie dokument moet insluit:

Gedetailleerde inligting op u daaglikse aktiwiteite, take en prioriteite.

`N oorsig van die belangrikste punte van die rol.

`N duidelike uiteensetting van wat van jou opvolger verwag word.

`N Lys van enige noodsaaklike lêers wat oorhandig sal word. Dit kan `n bepaalde kontrak of werkprogram insluit.

Beeld getiteld doen `n oorhandiging in `n kantoor Stap 3

3. Bind los punte. As jy weet dat jy binnekort jou pos sal verlaat, kan dit behulpsaam wees om `n bietjie ekstra werk in te stel om seker te maak dat jy enige los punte vasbind. Jy sal `n gevoel van tevredenheid kry om dit te bereik, en jy sal ook help om jou opvolger met `n skoon leisteen te begin. Dit sal ook help om te verseker dat u op uitstekende terme verlaat en met `n goeie reputasie.

Dit sal nie altyd moontlik wees nie, maar as jy iets het wat amper oor die lyn is, sit `n bietjie ekstra werk in om dit te doen.

`N Nuwe persoon wat in `n ooreenkoms kom wanneer dit naby die lyn is, kan sukkel om dit toe te maak, want hulle is onbekend met al sy ingewikkeldhede.

Beeld getiteld doen `n oorhandiging in `n kantoor Stap 4

4. Kommunikeer met u kollegas. Voordat jou opvolger begin kan begin, probeer om tyd te maak om met jou kollegas te praat oor die oorhandiging en vra of daar iets is wat jou kollegas dink jy moet uitlig. As daar `n ontwikkelende probleem is wat u nie bewus is nie, is dit `n goeie geleentheid om die basis aan te raak en uit te vind.

Ontwikkelende kwessies sal waarskynlik nie jou finale dae beïnvloed nie, maar as jy daarvan bewus is, kan jy hulle op jou opvolger vlag.

Dit is ook `n kans om seker te maak almal weet jy vertrek en wanneer. Laat jou kollegas weet van die oorhandigingsperiode, sodat hulle dit in ag kan neem.

Jou produktiwiteit sal waarskynlik tydens die oorhandiging stadiger word, so sy goeie oefening om jou kollegas `n paar voorskotwaarskuwing te gee.

Beeld getiteld doen `n oorhandiging in `n kantoor Stap 5

5. Skryf `n formele oorhandigingsdokument op. Die finale stap van u oorhandigingsvoorbereiding is om `n formele oorhandigingsdokument te voltooi. U kan op die konsepdokument bou, maar probeer om alle belangrike inligting uit te brei en in te sluit. U sal deur die dokument moet loop met u bestuurder en enige ander sleutelpersoneel wat dit sal beïnvloed. Probeer om dit te voltooi en ten minste `n paar dae aan u opvolger gestuur voordat hulle begin. Die inhoud sal wissel van werk tot werk, maar dit kan sommige van die volgende insluit:

`N Lys en rooster van aksies.

`N inligtingsessie van deurlopende kwessies.

`N kalender van toekomstige gebeure en sperdatums.

Wagwoorde en inskrywing inligting.

`N Lys van nuttige kontakte.

`N Gids om lêers en dopgehou op die rekenaarstelsel te navigeer.

Deel 2 van 3:

Die bestuur van die oorhandigingstydperk

1. Laat soveel tyd as moontlik toe. Wanneer u opvolger in die kantoor begin, kan u nog steeds rond wees en gevra word om `n meer volledige oorhandiging te doen. Die lengte hiervan sal wissel, maar in sommige gevalle sal u `n paar dae of langer kry om die nuwe persoon te help om die werk te hanteer. Oor die algemeen is die meer tyd wat u beskikbaar het vir `n volledige oorhandiging, hoe meer inligting u kan slaag.

Daar is gebonde aan dinge wat jy vergeet het, en met iemand wat skaduwee het, is jy `n goeie manier om hulle bloot te stel aan die verskeidenheid van daaglikse aktiwiteite.

Beeld getiteld doen `n oorhandiging in `n kantoor Stap 7

2. Handig sleutel dokumente persoonlik oor. Tydens die oorhandiging is dit goeie praktyk om te verseker dat al die sleutelstukke van data en dokumentasie en persoonlik oorhandig word. Dit sal u help om seker te maak dat die belangrikste dinge behoorlik hanteer word en prioriteite is duidelik uiteengesit. Om dokumente van aangesig tot aangesig te gee, beteken dat komplekse inligting volledig bespreek kan word voordat u vertrek.

Hierdie geleentheid om sleutelinligting te verduidelik, en vir u opvolger om u te vra, is direkte vrae noodsaaklik vir `n goeie oorhandiging.

Dit sal u ook die geleentheid bied om nuanse en konteks te verskaf in `n bespreking wat andersins oor die hoof gesien kan word.

Beeld getiteld doen `n oorhandiging in `n kantoor Stap 8

3. Maak die poging om te help. As jy met jou opvolger in die kantoor is, moet jy altyd oplettend en proaktief wees. Maak die moeite om enige voorkomende probleme te identifiseer en te help. Jou opvolger kan in hul eerste paar dae `n bietjie skaam of geïntimideer wees, en wil jou nie met vrae vra nie.

Maak seker dat jy dit duidelik maak dat jy daar is om te help, en jy verwelkom navrae.

Deur dit te doen, sal u help om `n situasie te bevorder waarin die verantwoordelikheid vir die oorhandiging tussen u en u opvolger gedeel word.

Beeld getiteld doen `n oorhandiging in `n kantoor Stap 9

4. Het `n finale oorhandigingsvergadering. Die laaste ding om te doen voordat u die oorhandiging verlaat en voltooi, is om volle oorhandigingsvergadering met u opvolger te doen. Vra jou opvolger om enige uitstaande vrae wat hulle het, saam te bring, en die aantekeninge wat hulle gemaak het. Hierdie vergadering is `n goeie geleentheid vir die nuwe persoon om te verseker dat hulle hul rol en verantwoordelikhede verstaan.

Enige onsekerhede kan in die vergadering opgerig word.

Afhangende van waar jy werk, kan dit verstandig wees om jou bestuurder of toesighouer uit te nooi om die vergadering by te woon.

U moet u bestuurder sekerlik inlig wanneer en waar dit plaasvind, en vra hulle of daar iets is wat hulle graag wil byvoeg.

Deel 3 van 3:

Dink aan langtermynontwikkeling

1. Merk beskikbaar ondersteuning en opleiding. Probeer om te dink aan die oorhandiging as `n geleentheid vir jou om werklik by te dra tot iemand die beste moontlike kans om te slaag. Jy probeer nie net take en werksgeleenthede af te gee nie, maar probeer om jou opvolger se professionele ontwikkeling en jou voormalige werkgewer se langtermyn-gesondheid te help.

Doen dit deur enige relevante opleidingsgeleenthede waarop u weet.
Miskien toe jy die werk begin het, het jy `n reeks opleiding ontvang om jou te help om aan te pas en te ontwikkel.
Maak seker dat jy dit aan jou opvolger noem, en moedig hulle aan om die moontlikhede te verken.

Beeld getiteld doen `n oorhandiging in `n kantoor Stap 11

2. Moenie die werkkultuur verwaarloos nie. As u tyd spandeer met die persoon wat u posisie sal vul, is dit belangrik om nie uitsluitlik op tegniese aspekte van die werk te fokus nie. Elke plek het `n unieke werksomgewing en kultuur wat vir `n nuweling kan intimiderend of verwarrend kan wees. Maak seker dat jy `n bietjie tyd opsy sit om die nuwe persoon die downdown te gee oor hoe die kantoor funksioneer.

Maak die moeite om hulle om die kantoor te neem en hulle aan almal voor te stel.

Maak seker dat u die rol van die nuwe werknemer sowel as bestaande werknemers definieer.

As die posbeskrywing van die nuwe aankoms effens verskil van joune is, of hul verantwoordelikhede en prioriteite elders gefokus word, maak seker dat bestaande personeel dit erken.

Beeld getiteld doen `n oorhandiging in `n kantoor Stap 12

3. Gee u kontakbesonderhede. As jy regtig die ekstra myl wil gaan, kan jy die nuwe werknemer met jou kontakbesonderhede voorsien. U kan sê dat hulle u kan kontak indien daar `n groot probleem is of hulle benodig `n bietjie leiding. Nie almal sal dit graag doen nie, en dit sal waarskynlik afhang van jou verhouding met jou vorige werkgewer.

Dikwels kan `n probleem met `n eenvoudige e-pos opgelos word.

Aanbieding om te help nadat u vertrek sal `n goeie indruk maak en u reputasie help versterk.