Hoe om besigheidsaktiwiteite te rekenariseer (met prente)

Rekenaarkundige besigheidsaktiwiteite is `n effektiewe manier om sakeprosesse te stroomlijnen, wat groot hoeveelhede inligting en data akkuraat bestuur en meer werk in minder tyd bereik. Reklame, Rekeningkunde, Kliëntinligtingbestuur en Interoffice-kommunikasie is besigheidsprosesse wat voordeel trek uit rekenarisering. Die besluit om besigheidsaktiwiteite te rekenariseer, vereis insette van alle vlakke van die organisasie. Belangrike besonderhede moet oorweeg word, insluitende besluite oor rekenaar hardeware en sagteware aankope, gespesialiseerde rekenaaropleidingsbehoeftes, en `n sistematiese benadering tot data-inskrywing en -bestuur.

Stappe

Deel 1 van 3:

Assessering van rekenkundige opsies

1. Dinkskrum en navorsingsareas waar rekenaar nuttig kan wees. Neem tyd om te oorweeg wat outomaties kan wees om jou besigheidsaktiwiteite te verbeter. Dink aan arbeidsintensiewe werk wat vereenvoudig of verbeter kan word met sagteware. Afwisselend, oorweeg stelsels wat dalk gerugsteun moet word (soos rekeningkundige of personeelrekords). Vra ander sake-eienaars wat hulle geautomatiseer het en hoe dit hul bedrywighede beïnvloed het.

U kan ook handelspublikasies en nywerheidstydskrifte lees om rekeningsidees te kry.

Image Titled Computerize Business Operations Stap 2

2. Raadpleeg alle personeellede. Ontmoet met bestuurders en departementshoofde. Vra hulle om `n lys te maak van alle aktiwiteite wat moontlik gerekenariseer kan word. Handskrif betaalstaat tjeks en koevert etikette, die berekening van produk totale en verkoopsbelasting, en uitkontraktering van vlieënde produksie aan drukkers is net `n paar voorbeelde van take wat op `n rekenaar in die huis kan doen.

Vra bestuurders om met hul werknemers te ontmoet. Sluit werknemers op alle vlakke van die besigheid in die gesprek in om `n stelsel te implementeer wat almal bevoordeel.

Byvoorbeeld, `n afleweringsbestuurder wie se hoofwerk is om goedere te lewer, kan tyd bespaar van `n maatskappy se belegging in `n GPS-stelsel, eerder as om aanwysings met die hand te skryf of `n kaart te raadpleeg.

Image Titled Competalize Business Operations Stap 3

3. Oorweeg die gebruik van rekeningkundige sagteware. Die eerste stap wat baie besighede in hul bedrywighede behaal, is die gebruik van rekeningkundige sagteware. Met hierdie sagteware kan u u rekeninge byhou, u werknemers betaal, finansiële state skep en u belasting bestel (of kan sommige van hierdie opsies aanbied, afhangende van watter sagteware u kies). Dit kan ook verseker dat u finansiële data van buite af gerugsteun word indien u dit nodig het. Rekeningkundige sagteware kan vervang met fisiese boeke wat ongeorganiseerd of arbeidsintensief kan wees met enige maklik om toegang tot rekenaar weergawe.

Sommige betaalde opsies sluit in QuickBooks en Freshebooks.

U kan egter ook gratis rekeningkundige sagteware soos golfrekeningkunde gebruik.

Image Titled Computerize Business Operations Stap 4

4. Gebruik rekenaars vir kommunikasie en / of bemarking. Die meeste klein besighede gebruik reeds e-pos en miskien rekenaarfakse om sakekommunikasie uit te voer. Hierdie metodes maak voorsiening vir laer koste, makliker maniere om te kommunikeer met en inligting aan kliënte en verkopers te stuur. Sagteware kan egter ook vir bemarkingspogings gebruik word. Byvoorbeeld, e-pos kan gebruik word om `n nuusbrief of besonderhede van `n nuwe produk aan bestaande kliënte uit te stuur.

Meer ingewikkelde bemarkingsagteware kan besighede om kliëntinligting op te spoor, lei te volg en bemarkingsveldtogte te skep.

Voorbeelde sluit in Marketo, Seilthru, en Vocus.

Image Titled Computerize Business Operations Stap 5

5. Kry gespesialiseerde ontwerp- of vervaardigingsagteware. As u besigheid die ontwerp en vervaardiging van produkte betrek het, kan sagteware u produkskeppingsproses aansienlik help. Ontwerp sagteware kan u virtuele modelle van u produk skep en toetse daarop loop sonder om selfs `n prototipe te skep. Daarbenewens kan hierdie sagteware gekoppel word aan vervaardigingsprogramme wat masjinerie beheer, sodat u die hele skeppingsproses op die rekenaar kan uitvoer.

Die tipe sagteware wat gebruik word, sal afhang van jou bedryf, produktipe en masjinerie. Soek aanlyn vir die ontwerp en vervaardiging van sagtewarepakkette wat spesifiek is vir jou behoeftes.

Beeld getiteld Rekenaarbesigheidsaktiwiteite Stap 6

6. Gebruik sagteware om voorraad te bestuur. Voorraad sagteware hulpmiddels in die bestelling, ontvangs, dop, en verskeping van voorraad. Hierdie sagteware kan ook met rekeningkundige sagteware en / of elektroniese voorraadbestuurstelsels werk om u bedrywighede te outomatiseer. Dit laat jou toe om jou voorraad makliker te beheer, voorraadverskuiwing te verminder en die doeltreffendheid te verbeter.

Voorbeelde sluit in 3pl Warehouse Bestuurder, Bizslate, en Cin7.

Image Titled Computerize Business Operations Stap 7

7. Bestuur HR en skedulering. Sagteware kan ook gebruik word om deel van u werknemerverhouding te bestuur. Vir een kan HR-sagtewarepakkette u toelaat om te betaal, aan boord en gee aan u werknemers. Hulle kan jou ook toelaat om werknemers se voordele te bestuur of om besonderhede aan onafhanklike kontrakteurs te hanteer, afhangende van watter sagteware jy kies.

Voorbeelde sluit in Zenefits, Sumhr, en Bamboohr.

Daarbenewens kan ander sagteware gebruik word om skedulering vir uurlikse werkers en / of kliëntaanstellings te bestuur. Hierdie programme stroomlyn en verbeter die skeduleringsproses, verminder moontlike foute en vergete afsprake.

Voorbeelde sluit in wanneer ek werk, Genbook en Booker.

Deel 2 van 3:

Installering van rekenaarstelsels

1. Kies die regte sagteware of sagteware pakket. Kies die areas waarin sagteware jou bedrywighede die meeste kan verbeter. Dan, navorsingsagteware en sagteware pakkette (groepe van onderling verbindingsprogramme) wat aan u behoeftes voldoen en in u begroting pas. Maak seker dat jy nie jou hele begroting op sagteware kan blaas nie, aangesien jy nog hardeware moet koop en vir toevallige koste soos werknemersopleiding, stelselinstallasie en sekuriteitsagteware moet betaal.

Maak seker dat u oopbron sagteware ondersoek. Dit mag dalk nie al die funksies hê wat u in sommige gevalle benodig nie, maar dit is gratis en kan dien as `n goeie inleiding tot rekenarisering.
Programme soos SugarCRM (vir kliëntbestuur) en eenvoudige fakture (vir fakturering) is gratis aanlyn beskikbaar.

Image Titled Competalize Business Operations Stap 9

2. Identifiseer jou hardewarebehoeftes. Gaan jou sagtewarepakkette vir hardewarevereistes. Maak seker dat u die vereiste verwerkingskrag, geheue (RAM), grafiese kaarte en bedryfstelsel aanteken. In die meeste gevalle sal die sagteware die minimum vereistes sal lys, sodat u dalk oorweeg om `n bietjie hoër te skiet sodat u stelsel nie opgegradeer moet word indien u in `n paar jaar sagteware verander nie. Om te weet watter tipe hardeware krag wat jy nodig het, sal help om jou rekenaar soektog te lei.

Image Titled Computerize Business Operations Stap 10

3. Navorsing rekenaar hardeware opsies. Raadpleeg `n rekenaarkenner, verduidelik die prosesse van u besigheid en vra vir hardeware aanbevelings. Die tipe besigheid wat jy hardloop, die hoeveelheid inligting wat jy moet verwerk en stoor, en die spoed waarmee die data toeganklik moet wees, is alle belangrike oorwegings in die keuse van rekenaarhardeware.

Die meeste van die geld wat jy spandeer, sal waarskynlik op persoonlike rekenaars vir jou en jou werknemers wees. Jou eerste keuse is tussen desktops en skootrekenaars. Albei bied dieselfde vermoëns (tensy u baie kragtige hardeware benodig om komplekse programme te bestuur), maar skootrekenaars is duurste.

Hulle bied egter ook meer buigsaamheid en kan samewerking aanmoedig (werknemers kan met skootrekenaars beweeg).

Onthou om ook perifere vir u rekenaar te kyk, indien nodig. U kan byvoorbeeld addisionele monitors, drukkers, eksterne hardeskywe, skandeerders of tablette benodig vir sekere programme of om in u bedrywighede te help.

Image Titled Computerize Business Operations Stap 11

4. Reël vir rekenaarinstallasies. Na besluite oor hardeware en sagteware-opsies, reël dat die rekenaars geïnstalleer moet word. As dit `n klein kantoor is, kan die taak so eenvoudig wees as om self die rekenaars in te sluit. As die hardeware- of sagteware-maatskappy wat u van aanbiedings van aanbieding gekoop het, moet u hiervan voordeel trek. Maak seker dat jou stelsels aan die gang is voordat die installeerderblare verlaat.

As u rekenaars aan mekaar verbind moet word om dokumente te deel, moet u `n netwerk opstel. Huur `n tydelike of permanente netwerkadministrateur om dit vir u op te stel.

Image Titled Competalize Business Operations Stap 12

5. Beveilig jou rekenaarstelsel. Raadpleeg `n rekenaar sekuriteit spesialis om die beste antivirus sagteware te kies. Verken sagteware opsies vir die versekering van vertroulike data soos kliënt betaling inligting en werknemer persoonlike inligting. U moet `n program koop wat beskerming bied soos antivirus, firewall en netwerk inbraak opsporing. Vir meer data-sensitiewe ondernemings kan u dit `n stap verder neem met verskeie enkripsie- en werknemeridentifikasie-gereedskap.

Deel 3 van 3:

Inkorporeer rekenaarstelsels

1. Stel opleidingsessies vir alle werknemers op. Personeellede kan verskillende grade van gerief en vaardigheid hê met rekenaars en gespesialiseerde sagteware. Reël dat werknemers opgelei word op alle rekenaaraktiwiteite wat nodig is vir hul toegewysde take. Vir ingewikkelde stelsels kan u die verkoper of diens tegnikus trein werknemers hê.

Maak seker dat opleidingsessies deeglik is, veral vir kritiese take.
As u besigheid byvoorbeeld `n mediese kliniek is, moet u seker wees dat alle dokters en verpleegsters goed opgelei is oor hoe om kritiese pasiëntinligting te betree en toegang te verkry.

Image Titled Competalize Business Operations Stap 14

2. Begin `n georganiseerde en logiese proses vir die invoer van data. Begin met hoë prioriteitstake en projekte met dringende sperdatums. Implementeer een stelsel op `n slag sodat u bedrywighede nie deur die implementering van die stadige stelsel doodgemaak word nie. Jou algehele doel moet wees om die rekenaarstelsel vinnig en naatloos te integreer.

Byvoorbeeld, as u besigheid betaalstaatstate sal reken, prioritiseer hierdie taak om tydige betaalstaat tjeks te verseker.

Oorweeg om tydelike werkers te huur vir data-invoer as daar `n beduidende hoeveelheid daarvan is. Dit laat jou gereelde werknemers toe om voort te gaan om hul werk sonder onderbreking te doen.

Beeld getiteld Competalize Business Operations Stap 15

3. Hou alle harde kopie dokumente. In die geval dat foute in data-invoer of in die besparing van data aan die nuwe stelsel gemaak word, kan u al u data verloor. Om dit te voorkom, hou alle harde kopie dokumente, soos fakture, kliëntrekords, werknemerinligting en ander dokumente wat belangrike besonderhede bevat.

Beeld getiteld Rekenaarbesigheidsaktiwiteite Stap 16

4. Belê in `n rugsteunstelsel.Raadpleeg `n rekenaar spesialis om die beste rugsteunstelsel vir die behoeftes van u besigheid te kies. As jou besigheid klein is, kan jy kies om gereeld jou data op `n draagbare stoor toestel te rugsteun. Vir groter besighede sluit opsies in die outomatisering van die rugsteunprosedure deur middel van aanlyn-lêeropbergverskaffers en rugsteunbediener.

Ideaal gesproke moet back-ups off-site gehou word, óf fisies of aanlyn in wolkberging.

Video.

Deur hierdie diens te gebruik, kan sommige inligting met YouTube gedeel word.

Deel op sosiale netwerke: