Hoe om `n besigheids e-pos saam te stel aan iemand wat jy nie weet nie

Wanneer u in besigheid werk, moet u dalk dikwels `n e-pos aan iemand wat u nie ken nie, saamstel. Terwyl dit ietwat ongemaklik is, is dit deel van die professionele lewe. Daar is sekere reëls van etiket wat u moet volg wanneer u `n stuur Professionele e-pos na `n vreemdeling.

Stappe

Deel 1 van 3:

Begin die e-pos

1. Doen jou navorsing. Daar is `n verskeidenheid inligting wat u moet weet voordat u `n e-pos aan `n vreemdeling saamstel. Voordat jy begin tik, kyk vinnig na die webwerf vir die maatskappy waar die ontvanger werk.

As u nie die e-posadres van die ontvanger ken nie, kan dit gevind word deur die maatskappy se webwerf te skandeer. Indien geen e-pos gelys is nie, wees versigtig om die persoon per e-pos te kontak. U sal dalk in plaas daarvan wil kies vir `n fisiese brief.
As u van plan was om enige vrae in die e-pos te vra, moet u kyk of die webwerf hierdie vrae aanspreek. Jy wil nie die indruk gee dat jy lui is nie en het nie die tyd geneem om `n webwerf deeglik te lees nie.
Maak seker dat jy die regte persoon kontak. Baie mense begin e-posse met iets soos, "Ek is nie seker of jy die regte persoon is om te vra nie, maar..." Dit word beskou as onprofessioneel en disrespekvol van die ontvanger se tyd. As jy nie weet wie om te kontak nie, hou die e-pos af totdat jy daardie inligting kan uitvind.

Beeld getiteld Stel `n besigheids e-pos aan aan iemand wat jy nie ken nie Stap 2

2. Skryf `n beskrywende vaklyn. U onderwerplyn moet u presiese redes oordra om die e-pos te stuur. Dikwels word e-posse van vreemdelinge geïgnoreer of oor die hoof gesien. `N Vaste onderwerplyn verminder die kans dat u e-pos oorgedra sal word.

Gebruik `n paar woorde om te sê wat die e-pos betref. Gebruik soveel moontlik besonderhede om in 4 of 5 woorde in te sluit. Byvoorbeeld, "Vergadering by 10 a.m. Oor nuwe rekenaars" is beter as "Vergadering vanoggend."

Vae vaklyne, soos "Hallo" en "Hi", word soms per ongeluk as strooipos gelees en na die ontvanger se strooipos gestuur.

Gebruik `n professionele e-pos, aangesien jou e-pos langs die onderwerplyn sal verskyn. Gebruik `n e-pos wat jou volle naam gebruik eerder as een wat `n persona of `n vae frase gebruik.

Gebruik nooit alle pette in `n e-posvaklyn nie, selfs al is die e-pos dringend. Dit kom af as skree, wat as vyandigheid geïnterpreteer kan word.

Beeld getiteld Stel `n besigheids e-pos aan aan iemand wat jy nie ken nie. Stap 3

3. Besluit hoe om die ontvanger aan te spreek. Dit kan moeilik wees as jy `n vreemdeling epos, aangesien jy nie hul voorkeurnaam kan ken nie. Daar is egter `n paar etiket riglyne wat u kan help om misstappe te vermy.

As jy nie die persoon se naam ken nie, vermy te formele frases soos, "Aan wie dit kan bekommer" of "Liewe meneer / Mej." Moenie te gemaklik gaan nie. "Hi" is te onprofessioneel vir `n besigheids e-pos. Jy kan beter wees om die e-pos met `n eenvoudige te begin, "Hallo."

As jy die persoon se naam ken, maak seker dat jy dit korrek kan spel. Kontroleer die spelling `n paar keer, aangesien dit maklik is om te gly as jy die persoon nog nooit per e-pos gestuur het nie.

Gebruik "Mnr." en "MS." gevolg deur die persoon se van slegs. Byvoorbeeld, as jy e-pos is, begin Jane Hart jou e-pos met "Geagte Me. Tert" eerder as "Geagte Me. Jane Hart."

Moet nooit aannames maak oor `n vrou se huwelikstatus nie. As jy haar huwelikstatus ken, is dit steeds die beste om dit in `n e-pos te vermy, aangesien dit irrelevant is vir die sakewêreld. Bly by "MS" en gebruik nooit "Mis" of "Mev." Tensy die ontvanger hierdie groet self gebruik.

As iemand `n PhD het, is dit gepas om te gebruik "Dr" By die aanspreek van hulle.

Beeld met die getittel het `n besigheids e-pos aan iemand wat jy nie ken nie. Stap 4

4. Identifiseer jouself en die maatskappy wat jy verteenwoordig. Onthou, wanneer u `n besigheids e-pos stuur, verteenwoordig u u plek van indiensneming. Identifiseer jouself en jou maatskappy in jou eerste sin. Byvoorbeeld, `n e-pos kan begin, "Geagte Me. Hart, my naam is John Dawson en ek werk in bemarking by Wilson Technologies."

Deel 2 van 3:

Skryf die e-pos

1. Hou dit kort en op die punt. Deur op die punt te kom en jou doel duidelik te identifiseer, bied jy `n professionele beeld aan wat ernstig deur die leser geneem sal word. Dit verhoog ook die waarskynlikheid dat u e-pos gelees sal word en op dadelik gereageer sal word, aangesien mense die hantering van oordrewe woordige antwoorde opstel.

Na die identifisering van jouself en jou maatskappy, moet jou volgende sin die e-pos se doel verduidelik. Dit is die beste om jou saak binne twee sinne te stel.
Wees positief. Selfs as jy skryf om `n klagte of besorgdheid aan te spreek, wees hoflik en respekvol deur die e-pos. Moenie slegte mondbase, ander maatskappye of werknemers nie, aangesien dit swak op jou weerspieël.
Terwyl dit in die omslagbriewe is, is dit standaard om `n paar basiese agtergrondinligting oor jouself in te sluit as jy namens `n maatskappy e-pos stuur, laat die inligting uit. Gee eenvoudig jou naam en jou posisie in die maatskappy voordat jy verder gaan na die e-pos se doel.

Beeld getiteld Stel `n Sake-e-pos aan iemand wat jy nie ken nie. Stap 6

2. Gebruik eenvoudige, direkte prosa. `N Sake-e-pos moet so maklik wees om as moontlik te lees. Dit beteken die gebruik van duidelike taal wat maklik is om te verstaan.

Kies die aktiewe stem oor die passiewe stem. Byvoorbeeld, sê nie, "`N Memo is deur my baas, James Peterson, aan u gestuur." Sê eerder, "My baas, James Peterson, het vir jou `n memo gestuur."

Vermy jargon en tegniese terme, selfs al word sulke terme swaar in u maatskappy gebruik. Kies vir eenvoudige Engelse en algemene frases.

Gebruik kort sinne. Elimineer voegwoorde wanneer moontlik en breek lang sinne op.Byvoorbeeld, "Ons het nie van u teruggekry met betrekking tot die memo nie en wou opvolg om seker te maak dat u die inligting verstaan het." Dit sal beter gestel word as, "Ons het nie van u teruggekom met betrekking tot die memo nie. Ons wou volg om seker te maak dat u die inligting verstaan het."

Gebruik behoorlike grammatika, spelling en leestekens. Speltoets en proeflees alle e-posse voordat u die stuurknoppie slaan.

Beeld wat getiteld is, maak `n besigheids e-pos aan iemand wat jy nie ken nie. Stap 7

3. Weet wat om te verhoed dat dit gestuur word. Daar is sekere etiketreëls ten opsigte van wat per e-pos gestuur moet word. Verstaan wat om te verhoed om te stuur voordat jy iemand kontak.

Aanhegsels is goed as jy e-pos oor inligting wat spesifiek aangevra is, maar nie aanhangsels aan vreemdelinge stuur sonder om te vra nie.

Vermy oormatige groot aanhangsels en lêers. In die geleentheid is die stuur van sulke inligting nodig, stuur `n e-pos vooraf om die ontvanger `n kop te gee.

Moenie `n oordrewe lang handtekening gebruik nie. Ideaal gesproke moet u handtekening slegs u naam, posadres, e-pos adres en telefoonnommer insluit. As jy wil, is dit ook gepas om jou werkstitel in te sluit.

Sluit nie grafika of agtergronde in nie. Hulle is geneig om e-pos geheue te verstop en kom af as onprofessioneel in `n besigheids omgewing.

Deel 3 van 3:

Afwerking van die e-pos

1. Gee die ontvanger instruksies oor hoe om te reageer. Gee aan die einde van die e-pos instruksies oor hoe die ontvanger kan opvolg.

Spesifiseer `n tydraamwerk waarin jy graag terug wil hoor. Byvoorbeeld, "As jy môre weer aan my kan terugkom, sal ek dit regtig waardeer."
Sluit enige kontakinligting in soos benodig. Jy kan eenvoudig sê, "Dit is die beste e-pos om my te bereik" of versoek `n oproep en sluit jou nommer in.
Wees spesifiek oor wat jy van die ontvanger wil hê. Moenie net sê nie, "Ek hoop om gou van jou te hoor." In plaas daarvan, sê, "Ek hoop om gou van u te hoor sodat ons die logistiek van oorgang na `n nuwe rekenaarstelsel kan bespreek."

Image getiteld Stel `n besigheids e-pos aan aan iemand wat jy nie ken nie. Stap 9

2. Gebruik `n toepaslike afstuur. Voor jou naam sal daar `n vorm van `n totsiens wees. Kies `n besigheid wat toepaslik is, stuur vir jou e-pos af.

Moenie net `n koppelteken gebruik nie en sluit dan jou naam in. Dit kom af as te informeel, soos om af te teken soos "Sien jou om" en "Neem dit maklik." Emoticons, soos smiley gesigte, word die beste vermy.

In `n besigheids e-pos, iets soos "Beste" of "Alles van die beste" is gepas aangesien dit vriendelik is sonder om professionaliteit te offer. "Opreg" is nog `n goeie opsie, maar kan as bedompig wees.

"Dank" en "Dankie" is ook gepas, maar moet vermy word as u nie die ontvanger vra om `n spesifieke taak of plig te verrig nie.

Beeld getiteld Stel `n besigheids e-pos aan aan iemand wat jy nie weet nie Stap 10

3. Volg op. Die sakewêreld is besig. As u nie in `n gepaste tydraamwerk van die ontvanger van die ontvanger hoor nie, is dit gepas Stuur `n opvolg e-pos.

As iemand nie reageer nie, was dit waarskynlik nie doelbewus nie. E-posse word gerugsteun en dikwels, selfs as jy behoorlike protokol volg, eindig dinge per ongeluk in `n spamfilter.

`N Opvolg-e-pos moet `n direkte antwoord wees op `n e-pos wat jy reeds gestuur het. Wees beleefd, begin met iets soos, "Ek weet jy is waarskynlik baie besig, maar ek wou net seker maak jy het my e-pos." Herstel dan kortliks die onderwerp van die oorspronklike boodskap.