Hoe om jouself te verdedig tydens `n immigrasie-oudit (met prente)

As u `n klein onderneming besit of bedryf, ontvang kennisgewing van u.S. Immigrasie en Doeanehandhawing (ICE) dat u immigrasievorms geouditeer word, kan `n stresvolle ervaring wees - maar dit hoef nie te wees nie. Alhoewel oortredings kan lei tot stywe boetes, is die strawwe van `n wetende versuim om die vereiste dokumentasie vir alle werknemers te handhaaf. Die beste manier om jouself te verdedig tydens `n immigrasie-oudit is proaktief en het beleide ingestel om die federale wet te volg. Getuienis van sulke beleide gekombineer met streng rekordhouding kan die aanklag wat u opsetlik aansetvereistes geïgnoreer het, verslaan.

Stappe

Deel 1 van 3:

Opleidingsadministrateurs

1. Vestig beleid vir die skepping en behoud van I-9s. Met standaardbeleid vir die hantering van I-9`s en die volgende beleide verminder konsekwent die risiko om die vereiste dokumente te verloor.

U besigheid moet `n I-9 op lêer hou vir elke werknemer wat na 6 November 1986 gehuur is. As u `n werknemer beëindig, moet u sy of haar I-9 op lêer van drie jaar vanaf die datum van huur of `n jaar na beëindiging hou, wat ookal langer is.
Elke nuwe huur moet die boonste gedeelte van sy of haar i-9 op die huurdatum voltooi. Afdeling 2 moet voltooi word en die toepaslike dokumente geverifieer word binne drie dae van die werknemer se huurdatum.
Dit is nie spesifiek nodig vir fotokopieer dokumente wat verskaf word om `n werknemer se werkmagtiging te verifieer nie. As u egter besluit om die dokumente te fotokopieer, moet dit vir elke werknemer konsekwent gedoen word.
Hou twee afsonderlike lêers, een vir huidige werknemers en een vir beëindigde werknemers. Dit maak die proses om ou I-9`s meer doeltreffend te maak.
Jou I-9-lêers moet afsonderlik van jou ander personeellêers gehou word sodat jy nie tyd hoef te spandeer om hulle uit te sorteer wanneer jy jaarlikse self-oudits verrig nie, of as jy `n inspeksie kennisgewing van ys kry.

2. Gee `n geskrewe handboek. U.S. Burgerskap en Immigrasie Dienste (USCIS) publiseer `n I-9 handboek wat die vorms verduidelik en hoe om aan die federale wet te voldoen.

U kan die I-9-werkgewerhandboek by http: // USCIS.GOV / I-9-Central.

Benewens die handboek wat deur USCIS verskaf word, moet u `n skriftelike dokumentasie van u maatskappy se spesifieke beleid en prosedures hê, insluitende die name en kontakinligting vir administrateurs in beheer van immigrasie-nakoming. Gaan die inligting in jou handboek na en werk dit gereeld op.

3. Dui spesifieke administrateurs aan om I-9`s te voltooi. Slegs sekere administrateurs toelaat om I-9`s te voltooi wat ten volle opgelei is, kan u help om die proses te beheer en foute te vermy.

Maak seker dat u administrateurs die USCIS-handboek nagegaan het en I-9 self vorm. Hulle moet in staat wees om gemeenskaplike foute te erken wat werknemers maak om die vorms in te vul sodat u I-9`s die eerste keer korrek is, eerder as om te wag vir `n oudit om onakkuraathede of onvolledige vorms te identifiseer.

As u `n klein personeel het, kan u `n enkele bestuurder aanwys om in beheer van I-9`s te wees, selfs al het u verskeie bestuurders wat die mag het om nuwe werknemers te huur.

Die administrateur in beheer van I-9`s moet herinnerings skep wanneer u werknemers met tydelike werksmagtigings huur, sodat hul vorms opgedateer kan word wanneer die magtigings verander of verval.

Beeld getiteld deal met rassisme Stap 10

4. Hou opleidingsessies jaarliks. Gereelde geskeduleerde opleiding en opknappingskursusse vir administrateurs bied `n belangrike verdediging in die gebeurtenisverskille word tydens `n oudit ontdek.

Ideaal gesproke moet u opleidingsessies skeduleer nadat u u jaarlikse selfoudit voltooi het, sodat u toepaslike administrateurs kan inlig oor enige foute wat gevind is.

Verseker dat administrateurs in beheer van I-9`s ook die anti-diskriminasie van die federale wet verstaan. Enige beleide moet konsekwent wees, en jy moet nie addisionele of verskillende dokumentasie van `n werknemer vereis nie, bloot omdat hy of sy `n vreemde klanknaam het.

Deel 2 van 3:

Uitvoer van self-oudits

1. Oorweeg kontraktering met `n buite-ouditmaatskappy. `N Derdeparty-diens met ervaring van ouditkunde I-9`s kan foute vind wat iemand op jou eie personeel sou misloop.

Die gebruik van `n derdeparty-ouditeur kan `n lang pad wees om te vestig dat jy `n goeie trou poging aangewend het om aan die federale immigrasiereg te voldoen.
Sommige maatskappye bied prokureurs vir ouditverdediging sowel as die uitvoer van ouditdienste. Soek aanlyn of praat met ander klein sake-eienaars om `n diens te vind wat die beste by jou besigheid se behoeftes en begroting pas.
Ys sluit jaarlikse self-oudits in as deel van sy beste praktyke. In die geval dat `n ysinspeksie foute onttrek, bied bewyse van gereelde selfoudits `n verdediging dat jy ernstig is oor immigrasie-nakoming.
As u nie `n buite-ouditmaatskappy gebruik nie, moet u `n werknemer wat nie normaalweg betrokke is by die verhuring of I-9-proses oudit u I-9`s nie.

Beeld getiteld Kry `n noodbeskermende bestelling Stap 3

2. Stel `n lys saam van alle werknemers op. U moet `n I-9 hê vir alle huidige werknemers sowel as diegene wat die afgelope drie jaar beëindig is.

Jy kan dalk `n sigblad skep met jou werknemer rooster sodat jy kan hou van elke I-9 terwyl jy jou oudit uitvoer. Maak `n ry vir elke werknemer wat `n I-9 benodig, en skep dan kolomme vir `n volledige en akkurate I-9, `n I-9 wat regstelling vereis, of `n ontbrekende I-9. Dit stel u in staat om u hele personeel in `n oogopslag te hersien.

Beeld getiteld bereken federale belasting weerhouding Stap 9

3. Versamel I-9`s vir alle werknemers. Trek al die vorms wat jy het en vergelyk hulle met jou lys van werknemers om te verseker dat jy geen ontbrekende I-9`s het nie.

U moet ook op hoogte bly van I-9`s vir onaktiewe werknemers - enigiemand wat gelê is, maar in aanmerking kom vir herinstelling, of diegene wat tans op afwesigheid verlof is.

Vir beëindigde werknemers, kyk of jy dit moet behou. As die werknemer meer as drie jaar gelede gehuur is, of meer as `n jaar gelede beëindig is, kan u die werknemer se I-9 vernietig.

Maak `n aantekening van alle I-9`s wat jy uit jou rekords skoonmaak met die werknemer se naam en die datum waarop die I-9 gesuiwer is. Dan sny die i-9.

Image getiteld Begroting Jou Geld Stap 7

4. Evalueer elke I-9. Kontroleer elke afdeling van elke vorm noukeurig deur die riglyne uiteengesit in die I-9-handboek wat deur USCIS gepubliseer word.

Die werknemer moet Afdeling 1 van sy of haar I-9 voltooi, naamwoord, adres, meisie naam en geboortedatum. Die werknemer moet dan sy of haar sosiale sekerheidsnommer verskaf en die vorm aanteken of dateer.

As `n vorm nie korrek ingevul is nie, moet jy dadelik met die werknemer praat oor die regstelling van die fout of tekort.

Hersien die inligting op die vorm oor die dokumente wat deur die werknemer verskaf word. As die dokumente verstryk het of opgedateer moet word, vra die werknemer om huidige dokumentasie te verskaf.

Maak seker dat die dokumente nagegaan is, is behoorlik op die vorm gelys en dat fotokopieë van die dokumente nagegaan word by die werknemer se I-9.

Maak `n aantekening op jou rooster of sigblad wat herverifikasie van die werknemer se dokumente benodig word. Wanneer u huidige dokumente ontvang en hersien, moet u sigblad opdateer met die datum waarop die dokumente herverifieer is.

Alhoewel die maak van fotokopieë van dokumente nie benodig word nie, indien fotokopieë gemaak word, moet hulle leesbaar wees en moet dit behou word met die I-9-vorm waaraan hulle verband hou.

Beeld getiteld Vind die status van `n sosiale sekerheid eis stap 14

5. Korrigeer enige foute. Eerder as om bloot die werknemer te hê, vul `n nuwe vorm in, moet u die spesifieke prosesse wat deur USCIS ingestel is, volg om `n foutiewe I-9 te verbeter.

Sommige vorms moet dalk opgedateer word - byvoorbeeld as `n werknemer getroud is en sy of haar laaste naam verander het.

In die meeste gevalle kan u die inligting op die oorspronklike vorm eenvoudig regstel. Staak die onakkurate inligting en voeg jou regstelling by. Dan begin die regstelling en skryf die datum van die regstelling.

Maak `n aantekening op jou rooster van die regstelling en die datum waarop dit gemaak is.

As die fout nie maklik reggestel kan word nie, soos bloot deur die verkeerde inligting opvallend en die korrekte inligting hierbo skryf, moet u die werknemer `n nuwe I-9 voltooi. Heg die ou, foutiewe I-9 aan die nuwe, korrekte een. Moenie die ou I-9 vernietig of gooi nie, en moenie die nuwe een wees nie.

Beeld getiteld Vind die status van `n sosiale sekerheid eis stap 11

6. Werk saam met werknemers om ontbrekende I-9`s te voltooi. Indien `n huidige werknemer nie `n I-9 voltooi het nie, vereis hy of haar om die top van `n vorm in te vul en die toepaslike dokumentasie in te dien.

As `n werknemer nie `n I-9 het nie en jy skep een om die tekort te dek, moet jy nie omgee nie. U moet eerder die datum waarop die werknemer se ondersteunende dokumente hersien word, gebruik.

Let op die skepping van die nuwe I-9 op u werknemerrooster as `n regstellende aksie, en sluit die datum in wat die nuwe I-9 voltooi is.

As daar `n ontbrekende I-9 is vir `n werknemer wat beëindig is, maak `n aantekening oor die afwesigheid en hou die aantekening met jou I-9`s vir dieselfde tyd as wat jy nodig het om die werknemer se I-9 te behou.

Deel 3 van 3:

Hantering van ysinspeksies

1. Ontvang u kennisgewing van inspeksie (NOI). Die ICE-inspeksieproses begin wanneer u bedien word met `n NOI wat u dwing om u I-9-vorms vir ouditering in te dien.

U kennisgewing sal aandui hoe die inspeksie sal plaasvind. In sommige gevalle kan u `n ysbeampte op u besigheidsplek verskyn om die inspeksie te doen. In ander moet jy eenvoudig jou vorms na die toepaslike ysveldkantoor stuur.

U kan `n dagvaarding of lasbrief ontvang om u vorms eerder as `n kennisgewing te eis. Terwyl u drie dae het om die dokumente wat deur `n NOI benodig word, in te dien, moet u dokumente wat onmiddellik in `n dagvaarding of lasbrief vereis word, produseer.

Beeld getiteld Verwyder `n oorlede persoon van `n akte Stap 17

2. Oorweeg om `n prokureur te raadpleeg. As u bekommerd is dat die I-9`s wat u inhandig, nie die ondersoek sal slaag nie, moet u so gou as moontlik `n ervare prokureur kontak om u opsies te bespreek.

Soek `n prokureur wat ondervinding het met ys en USCIS, en wie verstaan ek-9 wetlike vereistes en -prosedures.

Beeld getiteld Registreer `n maatskappy in Indië Stap 16

3. Versamel jou I-9`s. U het slegs drie besigheidsdae vanaf die datum waarop u met `n NOI bedien word om u I-9`s aan die ouditeur in te dien.

ICE kan addisionele ondersteunende dokumentasie versoek, soos `n afskrif van u betaalstaat, lys van u huidige werknemers, of besigheidsdokumente soos u bedryfslisensiehouers Orartikels van Inlywing.

Nadat die ys jou dokumente ontvang, sal `n ouditeur hulle analiseer vir volledigheid en akkuraatheid.

As u jaarlikse selfoudits uitvoer, kan u dalk oorweeg om die resultate van hierdie oudits aan ys saam met u I-9`s te stuur. Dit sluit in enige aantekeninge wat u gemaak het oor ontbrekende of gekorrigeerde I-9`s, en sigblaaie wat u tydens u selfoudit geskep het. Hierdie verslae toon dat u `n goeie trou poging aangewend het om aan die wet te voldoen.

As u u I-9`s elektronies stoor, moet u die beampte toegang gee tot u vorms saam met enige sagteware of hardeware wat nodig is om dit te sien.

Beeld getiteld kry `n beperking van die bestelling Stap 18

4. Ontvang u kennisgewing van inspeksie resultate. Sodra die oudit voltooi is, ontvang u `n kennisgewing van ys wat verduidelik wat die ouditeur gevind het en watter aksies sal volg.

As die ouditeur geen probleme met u vorms vind nie, sal u `n nakomingsbrief ontvang waarin u verklaar dat u in ooreenstemming is met die federale immigrasiereg.

Die ouditeur kan teenstrydighede vind wat vermoedens `n bepaalde werknemer mag voorkom, mag nie toegelaat word om te werk nie. In hierdie gevalle het u en die werknemer die geleentheid om addisionele dokumentasie aan te bied wat bewys word dat die werknemer gemagtig is om te werk.

As die ouditeur beduidende verifikasie oortredings vind, kan u `n kennisgewing van voorneme om goed te ontvang. Hierdie kennisgewing is gereserveer vir papierwerkverskille waarin die ouditeur addisionele bewyse of rede het om die foute te glo en opsetlik te wees.

Hou in gedagte dat boetes geassesseer kan word vir onakkurate of onvolledige papierwerk wat nie aan die federale immigrasiereg voldoen nie, selfs al is al u werknemers gemagtig om in u te werk.S.

Beeld getiteld Kry `n handelsmerk Stap 18

5. Maak enige vereiste regstellings. As die ouditeur enige tegniese of prosedurele mislukkings vind, sal u tipies tien dae hê om daardie vorms reg te stel.

As die vorms nie binne tien dae reggestel word nie, sal die foute as substantiewe oortredings beskou word en sal u `n kennisgewing van voorneme om goed te stuur.

Byvoorbeeld, jy het dalk `n werknemer wat `n U is.S. burger en is gemagtig om in die U te werk.S., Maar die bestuurderslisensie wat hy vir identifikasie verskaf het, word nou verval. Hierdie I-9 moet opgedateer word nadat die individu sy lisensie hernu het deur die nuwe vervaldatum in te sluit.

Beeld getiteld Eisvergoeding vir Whiplash Stap 32

6. Versoek `n verhoor. As ys u `n kennisgewing van voorneme is om te boete (NIF), het u die opsie om `n nedersetting te onderhandel of `n verhoor te versoek.

U het 30 dae vanaf ontvangs van u NIF om `n verhoor te versoek. Lees jou NIF om die prosedurevereistes en sperdatums te leer vir die indiening van jou antwoord.

Alhoewel u `n verhoor versoek, kan u `n nedersetting onderhandel.

Hou in gedagte dat boetes tipies slegs geassesseer word om oortredings te ken. U kan jouself verdedig tydens `n immigrasie-oudit deur te bewys dat u `n poging aangewend het in goeie trou om aan die federale wet te voldoen, selfs al het sommige foute deur die krake gegly.

Beeld getiteld Eisvergoeding vir Whiplash Stap 39

7. Argumenteer jou saak. By u verhoor sal u die geleentheid kry om u te verdedig teen die eise van die ouditeur.

Dokumentasie van selfoudits sowel as u geskrewe beleid en prosedures dien as bewys vir `n goeie trou verdediging. U kan argumenteer dat u `n goeie trou poging aangewend het om te voldoen aan die wet wat selfoudit verskaf het en geskrewe beleide is geskep en operasioneel voordat u `n kennisgewing van inspeksie van ys ontvang het.

Ander faktore kan ook aangevoer word om die boetes wat teen u beoordeel is, te versag. Die regter sal die grootte van die onderneming in ag neem, of u seisoenaal en die graad van werknemersomset werk.

Deel op sosiale netwerke: