4 maniere om effektiewe vergaderings te doen

As dit jou eerste keer `n vergadering is, gelukwense! U het `n goeie geleentheid om saam te werk met uiteenlopende spanlede, beskikbare inligting te organiseer en doelwitte te hanteer. Terselfdertyd kan `n groep lei tot intimiderende. Nie om te bekommer nie - ons het `n paar goeie advies ingesamel wat u kan gebruik om `n effektiewe en doeltreffende vergadering te doen wat u medewerkers sal sing.

Stappe

Metode 1 van 4:

Hardloop virtuele vergaderings

1. Voorsien afskrifte in voorskotte van verslae wat jy sal gaan. `N Volledige verslag, of ten minste `n opsomming, verseker dat almal op dieselfde bladsy in die vergadering kom. Op dié manier hoef jy nie tyd te mors met deelnemers wat bloot inligting rapporteer wat vooraf vooraf gelees kan word nie.

Indien ander spanlede in beheer is van verskillende departemente of gebiede, moet hulle vooraf hul verslae aan u voorlê sodat u die opsommings kan stuur vir almal wat die vergadering bywoon.
As u verskeie items bespreek, kan u ook iemand aanstel om in beheer van die agenda te wees. Hulle kan tyd tydens besprekingsperiodes hou sodat die vergadering op koers bly.

Beeld getiteld gedrag effektiewe vergaderings Stap 2

2. Stuur log-in-inligting ten minste `n dag voor die vergadering uit. In u uitnodigings-e-pos, laat die deelnemers weet watter sagteware u sal gebruik (soos Zoom, Skype of Google Meet) en enige gebruikersname, wagwoorde of inroepnommers wat hulle benodig. Om hierdie inligting te stuur, gee alle deelnemers `n kans om enige sagteware wat hulle nodig het, af te laai en hul geloofsbriewe moet toets om seker te maak dat alles voor die vergadering werk.

As jy nuwe sagteware gebruik, wil jy dalk ook `n tweede e-pos vertel wat deelnemers vertel wat hulle kan kontak indien hulle enige probleme met aflaai of installering het.

Maak seker dat jy ook jou eie tegnologie-opstelling toets. Maak seker dat u toegang tot u lessenaar of enige skyfies wat u vir die vergadering in die vergaderingprogramme geskep het, kan verkry.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 3

3. Omskryf basiese deelname riglyne vir alle deelnemers. U vergadering sal meer effektief wees as almal verstaan hoe om vrae of met tegnologie-kwessies te vra. Hier is `n paar riglyne wat u kan stel:

Tik vrae in klets bokse vir u om aan te spreek

Gebruik skootrekenaars of rekenaarrekenaars in plaas van mobiele toestelle

Vermy afleidende aktiwiteite, soos eet of SMS

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 4

4. Gasheer die vergadering van `n duidelike kantoor area met `n goeie Wi-Fi-verbinding. Die gebied agter jou wat ander deelnemers kan sien, stel die toon vir die vergadering. Maak seker dat die beligting goed is en daar is niks aan die gang op die agtergrond wat van jou aanbieding kan wegneem nie.

As jy die vergadering van die huis af doen, kies `n stil kamer met `n deur sodat jy nie hoef te bekommer oor onderbrekings nie.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 5

5. Betrek almal met `n ysbreker voordat jy op die agenda begin. Virtuele vergaderings ontbreek dikwels in persoonlike interaksie. In `n in-persoonvergadering sal die deelnemers waarskynlik onder mekaar gesels voordat die vergadering amptelik begin het. Jy kan dit simuleer deur mense te vra om beurte te maak om hulself bekend te stel of om mekaar te vertel wat hulle die naweek gedoen het.

Hou die ysbreker ligvermy enigiets wat iemand kan laat voel asof hulle op die plek gesit word.

Erken elke deelnemer op naam en bedank hulle vir die bywoning. U kan ook opvolgvrae vra gebaseer op iets wat hulle tydens die ysbreker gesê het.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 6

6. Stom deelnemers om afleiding uit te skakel. Jou deelnemers kan nie altyd heeltemal beheer wat in die agtergrond aangaan nie - veral as hulle tuis is. Stoot hul mics om die moontlikheid van `n klankversteuring te vermy. Hulle kan hul klank aanskakel as jy hulle herken om te praat.

As u sagteware `n handverhoging het, gebruik dit! Dit maak dit makliker om `n vraag of kommentaar te kry. Chat-eienskappe laat ook deelnemers toe om `n woord te kry sonder om die vloei van die vergadering te ontwrig.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 7

7. Laat elke deelnemer die vloer vir 2-3 minute hê. Dit is maklik om in `n virtuele vergadering oor die hoof gesien te word. Werk tyd in aan die einde van die vergadering sodat elke deelnemer die geleentheid het om enige vrae te vra, voorstelle te maak of kommentaar te lewer op enigiets anders.

As harder, meer ekstrovergeerde deelnemers die vergadering oorheers het, vra vrae direk aan sommige van die stiller deelnemers om hul insette te kry.

Kyk direk na die kamera as `n plaasvervanger vir oogkontak om alle deelnemers te wys dat jy aktief betrokke is en luister na wat hulle sê.

Metode 2 van 4:

`N vergadering uitvoer

1. Wees voorbereid. Het `n afskrif van die agenda byderhand en beklemtoon die sleutelpunte wat u wil beklemtoon. As u `n visuele aanbieding het, maak seker dat u al die tegnologie-opstelling het wat u op die vergadering se plek benodig en dat alles behoorlik funksioneer.

As jy `n aanbieding gee, is dit `n goeie idee om `n paar keer voor die vergadering te repeteer om seker te maak dat alles goed werk en jy het al jou leidrade vir visuele hulpmiddels af.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 9

2. Neem rol en hersien die agenda. Begin die vergadering deur die kamer te gaan en om almal voor te stel en hul rol te verduidelik. Dit is nuttig as daar mense is by die vergadering wat mekaar nie ken nie en ook verseker dat u `n naam het om elke gesig te pas. Verduidelik dan kortliks waarna die vergadering sal fokus.

Op hierdie stadium wil jy dalk vrae neem om net seker te maak dat almal op dieselfde bladsy is oor wat die vergadering sal dek. Byvoorbeeld, as iemand onder die indruk was dat hierdie vergadering die verkope van `n nuwe produk sou dek, maar dit is nie op jou agenda nie, kan jy dit vir hulle duidelik maak.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 10

3. Stel `n aksieplan om elke doel te bereik. Jou aksieplan lê uit hoe `n bepaalde agenda-item hanteer sal word. Sluit besonderhede in, met die name van almal wat betrokke is en sperdatums wat verseker dat die span sy doelwitte kan bereik.

Maak seker dat elke doel `n "puntpersoon" het wat die mense wat betrokke moet wees, verbind en verseker dat die nodige hulpbronne beskikbaar is.

Ken vorderingsverslae toe sodat die puntpersoon bo-op die doel kan bly en seker maak dat alles volgens plan is.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 11

4. Beperk bespreking aan elke agenda-item. Aangesien u `n item op u agenda voltooi, maak `n kort opsomming van die uitkoms of stappe wat geneem moet word, vra dan vir vrae. Hou vrae en antwoorde kort en op onderwerp.

As iemand `n vraag vra wat uit die onderwerp aandui, kan jy hulle saggies en hoflik terugstuur. Byvoorbeeld, jy kan sê "Terwyl Candy Bar Sales belangrik is, is ons nou aan die hand van truffels. As jy jou vraag kan hou, sal ons dit kry wanneer ons candy bars bespreek."

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 12

5. Skeduleer die volgende vergadering. Skedulering van die volgende vergadering Terwyl almal is, gee hulle hulle die geleentheid om dadelik te reageer met enige skeduleringskonflikte. Dit kry ook jou vergadering so gou as moontlik op die kalender sodat jy nie later opkom nie. Dit is veral belangrik as die vergaderingspasie beperk is.

Laat deelnemers weet dat as daar iets is wat hulle by die volgende vergadering wil bespreek, moet hulle daaroor epos. Stel `n sperdatum vir die byvoeging van agenda-items na die volgende vergadering sodat jy tyd het om daarvoor voor te berei.

Metode 3 van 4:

Voorbereiding vir `n vergadering

1. Besluit wie die voorsitter gaan wees. Tipies sal `n bestuurder of ander leier die vergadering voorsit. As die vergadering egter handel oor `n spesiale projek of ander probleem, kan dit dalk gepas wees om `n ander spanlid die leisels te neem.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 14

2. Stel sprekers op om individuele doelwitte aan te bied. As iemand anders mense en hulpbronne georganiseer het om `n doel te bereik, is hulle die een wat die proses en uitkomste die meeste effektief kan beskryf. Jou deelnemers sal hierdie inligting reguit van hulle gehoor, in teenstelling met jou wat eenvoudig uit hul verslag lees.

As jy ander mense betrokke raak en hulle opdaterings tydens die vergadering kan gee, hoef jy die hele tyd nie die praatkop aan die voorkant van die kamer te wees nie.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 15

3. Koördineer skedules om aandeelnemers te akkommodeer. Vind uit wie by die vergadering moet wees en kry `n gevoel van hul beskikbaarheid. Float 2 of 3 opsies vir ontmoetingstye, kies dan die een wat die meeste mense kan bywoon. Neem die onderwerp van die vergadering in ag wanneer u na potensiële tye kyk.

Byvoorbeeld, as u `n vergadering moet skakel om `n uitdagende, potensieel verhitte probleem te bespreek, kan die einde van die middag op `n Vrydag nie die beste tyd wees nie - selfs al is almal beskikbaar.

As sommige mense nie daar kan wees nie, maak seker dat die sleutel spelers vir die projekte wat bespreek word, beskikbaar sal wees. Ken iemand toe om aantekeninge te neem en dit dadelik aan enigiemand te versprei wat nie kon bywoon nie.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 16

4. Vra vir voorstelle vir die vergadering agenda. U agenda sluit `n lys van onderwerpe in, die name van mense wat sal aanbied, en die hoeveelheid tyd wat u op elke onderwerp gaan spandeer. Om voorstelle te kry om deelnemers te ontmoet, help jou om seker te maak dat alles belangrik is.

Skiet `n e-pos aan potensiële deelnemers wat vra of daar iets is waaroor hulle wil praat. Stel `n sperdatum vir `n paar dae voor die vergadering sodat jy tyd het om voor te berei.

Plaas al jou agenda versoeke in `n sigblad met kolomme vir onderwerp, spreker en tyd benodig. As u te veel versoeke het vir die tyd wat toegelaat word, prioritiseer die items. As iets net as `n e-pos hanteer kan word, kontak die persoon wat die versoek gemaak het en laat hulle weet.

Oor die algemeen het meer tyd toegeken vir die vergadering as wat u op die agenda geskeduleer het. U kan altyd die vergadering vroeër verdaag, maar ekstra tyd verlaat, maak seker dat u vrae kan beantwoord of `n bietjie bespreking kan toelaat.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 17

5. Vestig vergadering reëls. Terwyl jy nie noodwendig formele reëls benodig nie (dink "Robert se reëls van orde") Dit is `n goeie idee om `n paar basiese protokol te hê sodat die vergadering glad verloop en almal het die geleentheid om hul insigte te deel. Laat die deelnemers weet dat die doel van u reëls bloot is om te verseker dat die vergadering so doeltreffend moontlik loop.

U kan dit ook aan die begin van die vergadering lê. Byvoorbeeld, jy kan sê: "In die belang van tyd, hou vrae en kommentaar in totdat elke spreker aangebied het. As ons nie tydens die toegewese besprekingstyd by u kommentaar kom nie, e-pos my later en ons kan praat."

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 18

6. Begrotingstyd vir elke item op die agenda. Lys die totale hoeveelheid tyd vir elke item en breek dan daardie tyd af om die tyd vir die aanbieding en die tyd vir bespreking na die aanbieding te wys. Dit gee deelnemers `n begrip van wanneer hulle kan bydra.

Oor die algemeen beplan ten minste 10 minute besprekingstye vir elke item op u agenda. U mag nie soveel tyd vir elke item benodig nie, maar sommige items benodig dalk meer.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 19

7. Sirkuleer die agenda die dag voor die vergadering. Dit verseker dat alle deelnemers `n kopie het en weet wat om te verwag. Dit gee hulle ook die geleentheid om u te nader indien daar `n foutiewe inligting is.

As dit `n nuwe of ongereelde vergadering is, kan u ook `n herinnering `n uur of twee voor die vergadering stuur.

Metode 4 van 4:

Om `n effektiewe voorsitter te wees

1. Beheer kommunikasie by die vergadering. Neem verantwoordelikheid vir besprekings van besprekings en hou almal op die taak. As u ander sprekers het, kan u die verantwoordelikheidsleierskapsverantwoordelikheid aan hulle kan delegeer, maar maak seker dat u steeds deelneem.

Byvoorbeeld, jy kan `n vraag vra wat niemand gevra het nie, maar dat jy dink belangrik is of `n punt was wat die Speaker in hul aanbieding oor die hoof gesien het.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 21

2. Merk vordering en bespreek gebrek aan vordering. In vergaderings wat `n deurlopende reeks doelwitte aanspreek, begin deur te noem waar jy op die laaste vergadering was, kom dan in waar jy nou is. As daar sedert die laaste vergadering geen vordering was nie, het uitgevind wat gebeur het en hoe die probleem opgelos kan word.

Identifiseer die mense wat verantwoordelik is vir elke doel en roep op om te sien of hulle iets het om te voeg voordat u in die besprekingsfase beweeg.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 22

3. Refokusbespreking wat van die punt af gedwaal het. Daar is tye wanneer entoesiasme of frustrasie af besprekings kan stoot. Let op, sodat jy kan terugbesprekings terugbring in lyn met die doelwitte van die agenda.

Byvoorbeeld, jy kan die vergadering as `n "Feite-versamelingsmissie." Dit impliseer dat almal gehoor moet word sodat u soveel moontlik inligting kan ophoop en `n paar deelnemers kan hou om die gesprek te monopoliseer.

As iemand begin rondloop en uit die onderwerp kry, kan jy sê "Dit is `n goeie punt en ek is bly jy het dit opgevat. Stop by my kantoor sodat ons later kan praat, oke?"

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 23

4. Verhoor "cyberstorming" om idees te deel. CyberSrusting gebruik elektroniese klets of forumstruktuur om te dinkskrum tydens meer informele vergaderings. Omdat almal die geleentheid het om deel te neem en alle insette kan deur almal gesien word, is mense minder mededingend om gehoor te word.

Aangesien mense idees kan hê, kan dit op verskillende tye na hulle toe kom, dit kan ook dinkskrum op een onderwerp om voort te gaan terwyl die vergadering na ander dinge beweeg.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 24

5. Handhaaf die agenda tydlyn selfektief. Terwyl jy nie onbeskof wil wees nie, as bespreking oorloop en jy het nog steeds items om aan te pak, laat deelnemers weet jy moet die vergadering weer op koers kry. Belangrike punte kan gered word vir `n ander vergadering of `n e-pos.

Vra altyd of daar enige vrae is voordat u na `n nuwe agenda-item vorentoe beweeg. Maak seker dat almal aan boord is en gereed is om voort te gaan voordat jy die laaste item agterlaat.

Beeld getiteld gedrag effektiewe vergaderings Stap 25

6. Lig belangrike punte uit. Beklemtoon die sleutel doelwitte van die vergadering. As jy ook klein punte bespreek, verduidelik hoe hulle in die belangrikste dinge bind.

Help lede van die vergadering die omvang van die projek verstaan en hoe elke individuele deel `n belangrike stuk in `n veel belangriker geheel is.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 26

7. Help met notasneming indien nodig. Tipies sal jy `n spesifieke persoon hê wat aantekeninge neem. Maar in sommige gevalle moet jy dalk inkom en help as hulle oorweldig word.

Byvoorbeeld, as jy skyfies het en jou nota-taker sukkel om hulle almal af te kry terwyl jy deur hulle gaan, kan jy hulle laat weet dat hulle `n afskrif van die skyfies kan hê om by hul aantekeninge te voeg.

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 27

8. Bied `n omvattende opsomming aan die einde van vergaderings. Wind u vergadering met `n sin of twee vir elke item op die agenda. Beskryf watter besluite geneem is en watter opvolgstappe sal voltooi word.

Byvoorbeeld, jy kan sê "Met betrekking tot Candy Bar Sales het ons vasgestel dat nuwe vertonings bokse nodig is. Sally Sunshine is in beheer van die ontwerp van die nuwe bokse en sal teen Woensdag haar ontwerpe aan Harvey hê."

Beeld getiteld Gedrag Effektiewe Vergaderings Stap 28

9. Het een-tot-een-vergaderings om op te volg. As `n deelnemer probeer het om jou vergadering te monopoliseer, praat later met hulle oor wat gebeur het. Eerder as om die persoon te beskuldig, fokus op hul optrede en wat jy gesien het. Gee hulle die geleentheid om te verduidelik wat gebeur het.

Hierdie gesprekke kan u help om beter maniere te vind om mense in die toekoms van monopoliserende vergaderings te hou. Die persoon weet op `n minimum dat hul gedrag in die vergadering nie aanvaarbaar was nie en nie in die toekoms geduld sal word nie.

Deel op sosiale netwerke:

Hoe om effektiewe vergaderings te doen

Stappe