Hoe om `n vergadering te fasiliteer: 15 stappe (met prente)

`N Vergaderingsfasiliteerder is persoon wat verantwoordelik is vir die leiding van `n vergadering. In wese is die fasiliteerder se doel om te verseker dat die vergadering glad van die organisasie loop, om te begin, om te voltooi. `N Goed gefasiliteerde vergadering moet verseker dat al die doelwitte van die vergadering deur sy gevolgtrekking nagekom word. So `n goeie fasiliteerder sal verseker dat alle deelnemers die doel van die vergadering verstaan, seker maak dat alle deelnemers se behoeftes nagekom word, maak seker dat die vergadering glad vloei en volle deelname verseker.

Stappe

Deel 1 van 3:

Die grondslag lê vir `n suksesvolle vergadering

1. Voorbereiding is die sleutel so begin met `n agenda. Terwyl `n fasiliteerder in vergaderings moet meng en hul werk maklik lyk, is dit noodsaaklik dat hulle omvattend voorberei vir vergaderings. Begin met die skryf van `n Agenda. `N Goeie agenda sal sleutelpunte oor die vergadering insluit, asook om voldoende besonderhede te gee. Sothat-deelnemers weet waar om te wees en wat om te verwag.

Let op die begin- en eindtyd van sessies, sowel as realistiese tydsbeperkings vir elke sessie om te verseker dat die vergadering betyds sal loop.
Kies onderwerpe wat `n impak op almal wat die vergadering bywoon. Probeer om insette te kry van diegene wat die vergadering bywoon oor die onderwerpe wat die bespreking regverdig.
Probeer die onderwerpe as vrae wat nodig is om te beantwoord om dialoog in die vergadering te stimuleer.
Let op wat die doel van bespreking is. Is dit vir inligting om `n probleem op te los of om `n besluit te neem?
Spesifiseer hoe deelnemers vir die vergadering moet voorberei.

Beeld getiteld fasiliteer `n vergadering Stap 2

2. Beplan die uitnodigingslys. Dit vereis `n delikate balans. As daar te min of te veel mense is wat bywoon, loop jy die risiko van `n onproduktiewe vergadering. U sal slegs mense wil uitnooi wat u sal help om die doel van die vergadering te bereik. Vra jouself die volgende.

Wie is die belangrikste besluitnemers oor die kwessie?

Wie is die bekendste oor die inligting wat bespreek word?

Wie het `n gevestigde belang in die onderwerpe?

Wie sal enige besluite moet doen wat gemaak word?

Sommige kenners stel voor 8 mense word uitgenooi na vergaderings waar `n besluit geneem moet word. Daarenteen stel hulle 18 mense voor wanneer die doel van die vergadering is om te dinkskrum.

Beeld getiteld fasiliteer `n vergadering stap 3

3. Stuur die uitnodigings per e-pos uit. Om `n e-pos te stuur is die maklikste manier om jou deelnemers uit te nooi. Jou e-pos moet `n kort inleiding tot die vergadering verskaf. Dit moet ook die datum, tyd en moontlik `n RSVP-sperdatum insluit. Die agenda moet aan die e-pos geheg word.

Wat `n RSVP vereis, is opsioneel, maar dit sal jou toelaat om `n behoorlike hoeveelheid materiaal vir alle deelnemers voor te berei.

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 4

4. Begin om te dink oor wat `n goeie fasiliteerder doen. Deur te besin oor wat `n fasiliteerder tydens `n vergadering doen, sal jy in `n goeie posisie wees om te weet wat van jou verwag word wanneer dit jou beurt is om die werk te verrig. `N Goeie fasiliteerder sal `n aantal eienskappe hê wat hom of haar help om tyd, mense en verskillende menings te bestuur. Dit is die beste om hierdie eienskappe vroeg te ontwikkel.

Waardeer mense en hul idees. `N Goeie fasiliteerder sal sy of haar eie komplimente oordra nadat `n deelnemer `n idee gehad het. Sê iets soos "Dankie Samantha, dit is baie nuttige punte wat ons help om op `n ander manier aan die kwessie te dink." Deur dit te doen, sal u verseker dat elke persoon en idee gehoor word en dat ander vertroue sal wees om op te spreek.

Wees op jou tone. U sal tydens vergaderings op `n aantal verskillende situasies moet reageer. Jy moet vinnig dink en reageer op hierdie verskillende situasies. Byvoorbeeld, as iemand betekenisvolle advies gee, wees vinnig om hulle te prys, dan kyk dadelik na `n ander deelnemer wat op daardie gedagtegang wil voortbou. As iemand `n slegte punt wat van die onderwerp af is, oprig, doen jou bes om die goeie in die kommentaar uit te lig en `n ander deelnemer te soek wat op wat jy gedink het, goed te soek.

Wees goed gepraat. Dit is belangrik dat almal in die kamer jou verstaan. U sal op `n redelike volume wil praat sodat almal kan hoor. Artikuleer duidelik en moenie mompel of mompel nie. Wees versigtig om jargon slegs te gebruik indien almal by die vergadering bekend is met die terminologie.

Deel 2 van 3:

Stel die verhoog vir die vergadering

1. Beplan die ligging en rangskik die meubels. Jy sal moet oorweeg of die vergadering van aangesig tot aangesig sal wees, `n virtuele vergadering deur skerms of `n kombinasie van die twee. Afhangende van die ontmoetingsformaat, moet u seker maak dat al die meubels en hardeware in plek is, insluitend stoele, tabelle en projektorskerms. Daar is verskeie moontlike maniere om meubels op te stel vir `n vergadering.

`N Ronde tafelopstelling sal help vir bespreking-georiënteerde vergaderings.
`N omgewing met stoele in rye is goed om `n spreker as die hooffokus te vestig. Hierdie opstelling werk goed wanneer die hoofdoel inligting verskaf eerder as om bespreking te soek.
`N Teateropstelling het `n tafel aan die voorkant van die kamer en maak voorsiening vir `n paneel sprekers om voor te sit. Deelnemers sal in rye voor die paneelsprekers sit soos in `n lesingsformaat.
`N Klaskameropstelling het tabelle voor die rye stoele om deelnemers toe te laat om aantekeninge te neem terwyl die spreker die fokus van die vergadering bly.
Gebruik die U-vormige opstelling vir vergaderings waar jy wil hê dat die deelnemers mekaar moet sien en in wisselwerking is wanneer dit nodig is.
Stel stoele in `n sirkel met jou in die Sentrum vir vergaderings wat bedoel is, en deelnemend.

Beeld getiteld fasiliteer `n vergadering Stap 6

2. Voorsien voorrade vir diegene wat die vergadering bywoon. `N Volledig voorbereide fasiliteerder sal deelnemers voorsien van penne, notaboeke, werkboeke, uitdeelstukke en ander gereedskap wat vir die vergadering benodig word. Oorweeg ook of u enige inskrywingsinligting moet verskaf vir virtuele vergaderings. Daar moet `n raad wees om mense en aanbieders in staat te stel om aantekeninge te neem vir almal om te sien, miskien `n flipkaart of witbord. Dit hou die vergadering gladdervloei, sodat deelnemers hul vrae tydens die vergadering beantwoord het.

Afhangende van die lengte van die vergadering, dink aan die verskaffing van jou deelnemers met drankies (koffie), snacks, water en / of lekkergoed.

Beeld getiteld fasiliteer `n vergadering Stap 7

3. Stuur `n e-pos herinnering aan die vergadering soos dit nader. Mense is besig, en sonder herinnerings is dit moontlik dat hulle `n komende vergadering sal vergeet. Probeer om herinnerings uit te stuur aan diegene wat twee dae sal bywoon voordat die vergadering geskeduleer is om plaas te vind.

As u genooi het vir RSVP, kan u `n herinnering stuur dat hulle voor die sperdatum moet RSVP.

In u herinnering moet u seker wees of iemand planne verander het.

Deel 3 van 3:

Om u rol te ken wat die vergadering fasiliteer

1. Kom vroegtydig by die vergadering. As die fasiliteerder moet jy daar wees om almal wat by die vergadering aankom, te groet. Skud hulle hand terwyl hulle in die kamer loop of hulle groet terwyl hulle by die tele-konferensie aanmeld. Dit sal `n warm omgewing by die vergadering skep terwyl jy ook wys dat jy ernstig en gereed is om te bespreek.

Beeld getiteld fasiliteer `n vergadering Stap 9

2. Begin die vergadering betyds en maak die doelwitte duidelik. Terwyl almal in die vergadering die agenda ontvang het deur die doelwitte te herontwerp, sal alle deelnemers op dieselfde bladsy begin. Dit sal ook help om die toon vir die vergadering te stel en mense dadelik op die regte pad te sit.

U kan ook aan die begin van die vergadering huishouding aankondigings maak, insluitende inligting oor breek tye, branduitgange en toiletplekke.

U kan ook dink aan die vestiging van reëls vir interaksie, afhangende van wie die vergadering bywoon. Reëls kan insluit mekaar `n ander wedersydse respek, wat op die onderwerp bly, die probleem aangeval eerder as die persoon, wat sluiting tot bespreking bring, en nie ander onderbreek nie.

Beeld getiteld fasiliteer `n vergadering Stap 10

3. Lei die vergadering deur alle deelnemers te praat. Almal het `n ander metode om `n vergadering te lei en om sprekers oor die onderwerp te hou. Een belangrike metode is om seker te maak dat gesprek en bespreking nie deur een of twee mense oorheers word nie. Maak seker dat jy op die uitkyk is vir enigiemand wat dalk `n punt wil maak en hulle die geleentheid bied om te praat deur hulle hul gedagtes te vra.

Sê `n kollega genaamd Samantha lyk belangstel, maar het nog nie bygedra nie. U kan probeer om te sê: "Samantha, hoe beïnvloed die probleem byderhand jou departement en jy spesifiek?"

Beeld getiteld fasiliteer `n vergadering Stap 11

4. Hou by die onderwerp. Die fasiliteerder se werk is om alle deelnemers of sprekers oor die onderwerp te hou. Om vandaanvalle toe te laat, sal jou skedule af gooi en kan beteken dat die vergadering nie sy beoogde uitkoms sal bereik nie. As u die bespreking van die onderwerp sien, herlei die gesprek deur vrae te vra wat direk verband hou met die onderwerp.

As dialoog begin wegdryf, kan jy sê: "Maar hoe beïnvloed dit die probleem wat ons vandag bespreek?" Of, "Dit is alle baie interessante punte. Ons moet dit op `n later datum bespreek, maar laat ons nou op die kwessie fokus."

U kan ook die idees wat opgevoed is, wil vlag en in `n latere vergadering of `n ander manier aan te spreek. U kan dus die tangensiële idees behoorlik eer en nie enige van die deelnemers aanstoot gee nie.

Beeld getiteld fasiliteer `n vergadering Stap 12

5. Het `n plan vir moeilike situasies en ontbloot hulle. As jy vir deelnemers voel, is dit op die punt om in `n verhitte debat te kom, `n ander persoon in te bring wat jy weet sal met die probleem praat. In wese sal jy `n debat wil ontlont deur meer dialoog in te bring. In die geval van `n konflik kan u ook na albei kante luister en gemeenskaplike grond identifiseer om die opponerende partye saam te bring.

In die geval van `n moeilike situasie kan jy sê: "Dit is duidelik dat jy albei van verskillende kante kom. U stem egter natuurlik saam oor die belangrikheid van hierdie probleem, dus kom ons probeer om ons energie te fokus op die vind van `n wedersyds voordelige resultaat."

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 13

6. Antwoord en herlei vrae. As fasiliteerder kan u vrae van die deelnemers neem, solank u in staat is om akkuraat te reageer. Indien nie, moet u die vraag na iemand verwys by die vergadering wat in `n beter posisie is om akkuraat te reageer.

In die geval dat u nie die antwoord op `n vraag ken nie, kan u sê: "Dit is `n uitstekende vraag. Ek dink egter Samantha is beter op hierdie onderwerp ingelig. Samantha, wat is jou gedagtes?"

Beeld getiteld fasiliteer `n vergadering Stap 14

7. Som op en vereenvoudig bevindings. Neem aantekeninge tydens die vergadering en maak seker dat u al die sleutelidees en menings neerskryf. Aan die einde van `n bespreking oor `n sekere onderwerp is dit nuttig as die fasiliteerder `n oorsig gee van wat gesê is en die gevolgtrekkings wat bereik is.

Doen jou bes om die kernpunte wat deur elke persoon bywoon, op te som. Verskaf ook waaraan die resolusies aan die aangeleenthede gedoen is.

Beeld getiteld fasiliteer `n vergadering Stap 15

8. Vra hoe die vergadering gegaan het wanneer dit eindig. Terugvoer is noodsaaklik vir u om as `n ontmoetingsfasiliteerder te verbeter. U kan dink om die volgende te vra: Was die agenda op `n goeie tyd versprei? Hoe goed voorbereid was die deelnemers? Het die tyd aan elke onderwerp toegeken? Was daar genoeg tyd vir bespreking? Hoe kan die kameropstelling verbeter word?

Terugvoer kan ook versamel word deur `n e-pos opname wat kort ná die vergadering aan deelnemers gestuur is.

Maak seker dat u die resultaat hersien en enige nodige veranderinge vir die volgende vergadering maak.