Hoe om `n faktuurbrief te betwis (met prente)

As u `n klein onderneming besit, is u gewoond aan die ontvangs van fakture van verskaffers of ander van wie u goedere of dienste koop. As `n privaat individu kan u ook fakture ontvang indien u byvoorbeeld opknapping van u huis ontvang het. Tipies is hierdie fakture akkuraat en betaal jy die verskuldigde bedrag. Maar soms ontvang jy `n faktuur wat nie korrek is nie - miskien laai dit jou meer as die bedrag wat jy ingestem het, of dit sluit goedere of dienste in wat jy nie ontvang het nie. As u `n faktuur moet betwis, is dit so gou as moontlik die sleutel tot die handhawing van die klandisiewaarde wat u met die verskaffer gebou het en in die toekoms gladder transaksies verseker.

Stappe

Deel 1 van 3:

Assessering van die probleem

1. Hersien die faktuur wat jy nou ontvang het. Selfs as jy geen twyfel het nie, is die faktuur verkeerd, kyk weer daaroor en maak seker dat jy dit reg lees.

As u vorige fakture van dieselfde maatskappy het, vergelyk diegene met die huidige faktuur en let op enige verskille. Dit kan help om die bron van die probleem te openbaar. Die maatskappy het byvoorbeeld versuim om betaling vir die vorige faktuur te sien, en het beide totale in die huidige faktuur ingesluit. In daardie geval sal die verskaffing van bewys van betaling hopelik die probleem oplos.

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 2

2. Gaan jou boeke of ander rekords na. Vergelyk die faktuur met u eie rekords om die bedrag van die teenstrydigheid te bereken.

Byvoorbeeld, as die maatskappy aanspraak maak dat u nie `n faktuur betaal het nie, moet u `n afskrif van die gekanselleerde tjek insluit wat u as betaling gestuur het. Enige ander dokumente wat u het, soos outomatiese gegenereerde e-pos bevestigings of bankstate wat die skoongemaakte betaling toon, kan ook behulpsaam wees om u posisie te bewys.

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 3

3. Hersien jou kontrak. As u `n skriftelike kontrak met die maatskappy het wat die faktuur gestuur het, moet u die kontrak nagaan om die ooreengekome metode om geskille op te los.

Betaling is afhanklik van u ontvangs van die goedere of dienste in `n vorm wat ooreenstem met die kontrak. As die maatskappy u faktuur vir goedere of dienste wat u nie ontvang het nie, betaal u nie betaling onder die kontrak nie.

U kontrak kan ook sperdatums insluit vir die verskaffing van kennisgewing van `n betwiste faktuur. Byvoorbeeld, jou kontrak kan sê "Alle fakture word as korrek beskou en aanvaar indien verskaffer nie binne 10 dae na ontvangs van `n geskil in kennis gestel word van `n geskil nie."

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 4

4. Bel die maatskappy. Voordat u `n formele brief aan die maatskappy skryf, skakel die kontaknommer wat op die faktuur gelys is om eenvoudige fout uit te sluit.

Wees kalm en hoflik op die telefoon, en meld dat jy `n vraag het oor die faktuur wat jy ontvang het. Laat die maatskappy se verteenwoordiger toe om die faktuur aan u te verduidelik. As u enige van haar inligting betwis, vertel haar dat die bedrag wat sy gesê het nie ooreenstem met u rekords nie.

Hou in gedagte dat die geskil `n eenvoudige klerklike fout of `n misplaasde syfer of desimale punt kan wees. As die fout reggestel kan word oor die telefoon, vra die persoon met wie jy praat om `n gekorrigeerde faktuur te stuur.

As u op `n resolusie oor die telefoon kom, stuur dit onmiddellik `n skriftelike brief aan die maatskappy wat die ooreenkoms wat oor die telefoon bereik is, bevestig. Moenie staatmaak op enige stellings of ooreenkomste wat gemaak is voordat u skriftelike bevestiging van die ooreenkoms het nie, of `n gekorrigeerde faktuur ontvang het nie.

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 5

5. Bewyse versamel om u eis te ondersteun. As u enige ontvangste of ander rekords het wat u stelling opstel dat die faktuur verkeerd is, maak afskrifte van hulle om na die ander maatskappy te stuur.

Gestel byvoorbeeld dat die maatskappy jou vir 45 eenhede faktuur, maar jy het net 20 eenhede ontvang. Die verpakkingsontvangste wat u vir die 20 eenhede het, sal u posisie ondersteun.

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 6

6. Ondersoek die maatskappy. As u nie baie lank met die maatskappy gewerk het nie, kan dit u tyd werd wees om uit te vind of ander kliënte of besighede soortgelyke probleme gehad het.

U kan byvoorbeeld met die beter besigheidsbureau kyk, wat klagtes van verbruikers en ander besighede insluit. As ander soortgelyke probleme gehad het, vind uit of en hoe hulle hul geskil kon oplos.

Deel 2 van 3:

Skryf jou brief

1. Gebruik behoorlike besigheidsformaat. Druk u brief op maatskappy briefhoof, indien moontlik, en formaat u brief toepaslik.

As jy `n privaat individu is, kan jy jou eie professionele briefhoof maak deur een van die sjablone wat in die meeste woordverwerkingsaansoeke beskikbaar is, te gebruik.
U kan tipies templates aanlyn of binne `n woordverwerkingsprogram vind wat u toelaat om u brief vinnig en maklik te skep deur die toepaslike inligting binne vooraf geformateerde velde in te voer.
Sluit die datum van die brief in en die metodes waardeur jy dit stuur - veral as jy duplikate van die brief stuur deur verskillende metodes te gebruik.

Vir die onderwerplyn van die brief, som die letter se doel op en verwys die datum van die faktuur, die maatskappy se verwysingsnommer op die faktuur, of albei. Byvoorbeeld, jy kan skryf: "Onderwerp: Dispute van faktuur 99537, gedateer 7 Oktober 2015."

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 8

2. Erken ontvangs van die faktuur. Begin jou brief deur die faktuur wat jy skryf, te identifiseer en die maatskappy te bedank vir die stuur van dit.

Indien u die hele faktuur betwis, verklaar eenvoudig dat u die faktuur in sy geheel betwis en voortgaan met die redes vir u geskil.

Indien enige gedeelte van die bedrag van die faktuur nie in dispuut is nie, wil u dalk voortgaan en `n betaling vir daardie bedrag stuur. As jy dit doen, laat hulle weer voor.

Byvoorbeeld, jy kan skryf: "Ek is in ontvangs van u faktuur gedateer 7 Oktober 2015, en dankie vir dieselfde. Ingesluit vind asseblief `n tjek vir $ 157.49 as volle betaling van die onbetwiste bedrag verskuldig."

Wanneer u u tjek onderteken, onderskryf dit met behulp van bewoording soos "Hierdie tjek is ten volle beskikbaar en is vol en finale bevrediging van [faktuur]." Identifiseer die faktuur met behulp van die datum waarop dit gefaktureer is of die verwysingsnommer wat verskaf word. As die maatskappy u tjek betaal of deponeer, is die bedrag as volle betaling aanvaar.

Dit kan die geskil oplos, want as jy later gedagvaar word vir die oorblywende bedrag wat jy betwis, kan jy die endossement as `n regstellende verdediging verhoog.

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 9

3. Verduidelik die basis van u geskil. As u enige dokumente heg om u eis te ondersteun, verwys hulle binne die liggaam van die brief en heg dan `n afskrif aan.

Wees kort en hou by die feite. U moet ook daarvan weerhou om enige beskuldigings te maak of te bepaal dat die maatskappy u op een of ander manier probeer bedrieg. Behandel die saak eenvoudig as `n eenvoudige fout wat maklik reggestel kan word - selfs al het jy rede om te glo dit is nie die geval nie.

As die maatskappy u `n faktuur vir goedere stuur wat nog nie afgelewer is nie, verskaf die rede en meld dat u vir die goedere sal betaal wanneer hulle ontvang word.

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 10

4. Noem enige oproepe of ander gesprekke wat jy gehad het. As jy met enige maatskappy se werknemers gepraat het, of die persoon aan wie jy die brief aanspreek, moet jou brief die gesprekke aanspreek.

Byvoorbeeld, jy kan skryf: "Ek het op 8 Oktober met Sharon in jou rekeninge ontvang, en sy het aangedui dat ek jou moet uitreik oor hierdie probleem." Selfs as u vertel is dat die faktuur korrek was en daar geen fout was nie, moet u nie hierdie inligting binne die brief verskaf nie - dit gee slegs die persoon die vermoë om weg te steek agter die werknemer met wie u reeds gepraat het as om in die saak persoonlik.

As jy nie iemand kon bereik nie, moet jy dit ook noem en voortgaan met die houding dat dit waarskynlik net `n eenvoudige fout of misverstand is.

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 11

5. Versoek die maatskappy neem aksie om die probleem reg te stel. Sodra jy jou geskil met die faktuur beskryf het, lys spesifiek oor hoe jy die probleem wil opgelos en die maatskappy `n sperdatum te gee om te reageer.

Gee die maatskappy `n redelike tydperk om die probleem aan te spreek - `n week tot 10 dae vanaf ontvangs van u brief moet voldoende wees.

Op hierdie punt hoef jy nie te bedreig dat jy spesifieke aksie sal neem as die saak nie in jou guns opgelos word nie. Dit is genoeg om eenvoudig te sê dat jy ander opsies sal volg as jou sperdatum nie nagekom word nie.

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 12

6. Teken die brief. Sluit jou brief op `n firma maar hartlike aantekening, en sluit jou gedrukte naam in, jou posisie binne jou maatskappy, en direkte kontakinligting.

Maak seker dat jy dit lees en dit vir tipos of ander foute nagaan voordat jy dit druk en teken. Dubbelkontroleer enige getalle of berekeninge teen u rekords.

Lys onderaan jou brief die dokumente wat jy omsluit om jou posisie te ondersteun.

Sodra jy jou brief gefinaliseer en onderteken het, maak ten minste een kopie vir jou rekords voordat jy dit aan die maatskappy stuur.

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 13

7. Stuur jou brief. Sodra jy jou brief onderteken het, pos dit saam met enige omhulsels so gou as moontlik nadat jy die faktuur ontvang het.

Terwyl u tipies so lank as 30 dae het om `n maatskappy van `n geskil in kennis te stel, in sommige gevalle het u baie minder tyd. Byvoorbeeld, state soos Delaware vereis kennisgewing van geskil van `n konstruksiefaktuur binne 7 dae na ontvangs of die faktuur word wettig oorweeg vir die bedrag wat in die faktuur gelys word.

U kan ook die brief per faks of e-pos stuur. As u dit van plan is om dit te stuur met behulp van verskeie metodes, maak seker dat dit op die brief aangeteken word, aangesien dit waarskynlik die laaste ontvang sal word.

Oorweeg dit om gesertifiseerde pos of `n private afleweringsdiens soos FedEx of UPS te gebruik, sodat u bewys het van wanneer die maatskappy u brief ontvang het.

Deel 3 van 3:

Neem verdere aksie

1. Opvolg na jou sperdatum. As u die maatskappy `n sperdatum gegee het om die probleem op te los en nie teen daardie datum van iemand gehoor nie, hou daarby deur te roep om op daardie dag op te volg.

Afhangende van die erns van die teenstrydigheid, wil jy dalk oorweeg om jou verhouding met die maatskappy te beëindig as hulle nie bereid is om saam met jou te werk om die geskil op te los nie.
As jy aan die ander kant van die maatskappy gehoor het en hulle nie bereid is om op die saak te kompromitteer nie en moet daarop aandring dat die faktuur korrek is, kan jy dalk ander middele volg om die probleem op te los.

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 15

2. Oorweeg om `n prokureur te huur. As die maatskappy weier om u te hanteer, of as u nie enige antwoord op u brief ontvang nie, kan `n prokureur `n beter resultaat vir u kry.

`N Prokureur kan u ook van u regsopsies adviseer indien die ander maatskappy u dagvaar vir die betwiste bedrag.

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 16

3. Kontak die Staatslisensiëringsraad of Agentskap. As die individu of maatskappy wat gefaktureer het, gereguleer of gelisensieer is deur `n staatsagentskap, kan daardie agentskap prosedures in plek hê vir die oplossing van geskille soortgelyk aan uwe.

Byvoorbeeld, as u `n huiseienaar is en `n dispuut het oor `n faktuur wat u ontvang het van die algemene kontrakteur wat op u huis gewerk het, kan u `n klag by u staat se Konstruksie Kontrakteursraad indien. Let daarop dat sommige state soos Oregon vereis dat u vooraf skriftelike kennisgewing aan die Kontrakteur bied wat spesifiek u voorneme is om `n klag by die Raad in te dien, ten minste 30 dae voordat u die klagte indien.

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 17

4. Stuur `n ander brief. Die inhoud van u tweede brief sal wissel afhangende van die antwoord wat u van u eerste ontvang het, maar moet gewoonlik dieselfde formaat volg met `n sterker en stewiger toon.

Verwys na jou vorige brief en enige gesprekke of korrespondensie wat jy in die tussentyd met die maatskappy gehad het, herhaal dan jou posisie en enige dokumente wat jy aan die oorspronklike brief geheg het.

Indien u `n skriftelike kontrak het, verwys die metodes wat in die kontrak bespreek is vir die oplossing van geskille en dui u bereidwilligheid aan om deur die terme te voldoen.

Beeld getiteld Dispute `n Faktuurbrief Stap 18

5. Stel bemiddeling voor. Veral as u `n skriftelike kontrak het wat `n bemiddelingsklousule insluit, oorweeg om `n neutrale, derdeparty-bemiddelaar te gebruik om u te help om `n kompromie te kry.

Bemiddeling bied `n vinniger en minder duur manier om `n geskil op te los in vergelyking met `n regsgeding, wat u aanmoedig om `n oplossing te vind wat vir beide partye werk.

Afhangende van die konteks van u faktuurgeskil, kan u gratis bemiddelingsdienste vind. Byvoorbeeld, die Maryland Home Improvement Commission bied `n gratis bemiddelingsprogram vir huiseienaars en konstruksie kontrakteurs.

Deel op sosiale netwerke: