Hoe om `n goeie ontvangsdame te wees: 12 stappe (met prente)

Elke kantoor wat op enige manier aan die publiek aan die publiek bied, vereis `n gesig om die publiek te ontmoet.Alhoewel uitstekende kommunikasie oor die telefoon en per e-pos belangrik is vir die ontvangspersoneel, is dit die gesig-tot-aangesig-kommunikasie wat `n ontvangsdame van `n kliëntediensverteenwoordiger onderskei.Dikwels, wanneer `n persoon (verskaffer, aansoeker, gemeenskapslid) jou werkplek betree, is die eerste ding wat hulle sal sien, die ontvangsdame- en eerste indrukke is altyd belangrik.

Stappe

Deel 1 van 2:

Met die regte vaardighede

1. Het top-notch organisasie vermoë. Ontvangs is die mense wat die gesig van die maatskappy verteenwoordig - hulle is die een wat kliënte eers met hulle praat en die mense en kollegas gaan na inligting- en gebeurtenisbeplanning. Afgesien van oproepe en die bestuur van besoekers, handel hulle dikwels met kliënte, organiseer gebeurtenisse, opstel van vergaderings, ens. Met al hierdie verantwoordelikhede moet ontvangs regtig georganiseer word terwyl hulle met verskeie eise gelyktydig hanteer word. `N Persoon sal nie lank as `n ontvangsdier duur as hy of sy nie meer as een ding op `n slag kan jongler nie en op `n ordelike manier hanteer.

`N goeie manier om georganiseer te bly is om te belê in `n liasseringstelsel wat die beste vir jou werk. Dit is belangrik om te weet watter vraestelle en inligting jou baas, jou kollegas en jou kliënte kan nodig hê. Hou al hierdie inligting in afsonderlike dopgehou - wees hulle op jou rekenaar lessenaar of in harde kopie. Organiseer jou liasseringstelsel op `n manier wat die beste vir jou werk - as dit nodig is dat neonsticky notas aan alles geheg is, so wees dit.
Om georganiseer te word, beteken ook om self gemotiveerd te wees - jy het niemand nodig om jou te vertel hoe om iets te doen nie, of hou jou op die regte spoor. As u georganiseer is, sal u weet watter take u elke dag moet voltooi en watter take prioriteite is.
Het telefoonnommers handig. (baie en baie) i.e. Medewerkers, werkgewers, kontrakteurs, verkopers, noodkontaknommers, ens. Jy sal hulle almal op een of ander punt nodig hê. Hou die telefoonnommers georganiseer op `n Rolodex of toepaslike rekenaarprogram.

Beeld getiteld `n goeie ontvangsdame. Stap 2

2. Het kennis oor tegnologie onder jou band. Die nommer een stuk tegnologie ontvangers moet hanteer word, is detelephone - en al die knoppies en afsonderlike lyne waarmee dit kom. Rekenaarvaardighede is ook `n moet - die meeste ontvangers moet weet hoe om te gebruik e-pos en moet vaardig wees by woordverwerking. Dit is ook nuttig om te weet hoe om te skep Spreadsheets, en gebruik enige bedryfspesifieke programme.

Hou in gedagte dat as die kopieerapparaat, skandeerder of drukker naby jou lessenaar is, sal jy meestal waarskynlik afhang om dit te gebruik (en oplossings vir kollegas wat probleme ondervind terwyl hulle gebruik word.) Sodra jy weet dat die soort masjien by jou kantoor gebruik word, borsel op sy hooffunksies en die maniere om algemene probleme op te los.

Beeld getiteld `n goeie ontvangsdame. Stap 3

3. Wees betroubaar. `N ontvangsdame word te alle tye aan die mens getel - dit weerspieël swak op die maatskappy as niemand die telefoon optel nie, of daar is `n lyn van mense wat wag om gehelp te word. Maak `n prioriteit afhanklikheid - as jou baas weet dat jy betroubaar is en altyd daar is om te help, word jy onontbeerlik.

Beeld getiteld `n goeie ontvangsdame Stap 4

4. Besit Uitstekende luistervaardighede. `N Groot deel van `n ontvangsdame is na mense - of dit op die telefoon is, `n vraag wat `n kliënt vra, of inligting wat aan jou oorgedra word. Om jou te kan luister, sal jou meer doeltreffend maak - jy sal probleme vinniger kan oplos wanneer jy verstaan wat die persoon die eerste keer vra, en jy sal kliënte aansluit wat hulle vinnig probeer bereik.

Beeld getiteld `n goeie ontvangsdame Stap 5

5. Neem aantekeninge oor alles. As `n baas jou vra om iets te doen, neem aantekeninge op die besonderhede. As `n kliënt oproep, maak seker dat u hul inligting neerskryf (naam, kontakbesonderhede, wat hulle wil, ens.) Notas is `n goeie manier om georganiseer te bly en herinner u aan al die klein dingetjies wat gedurende die dag opkom. Hou jou notas in `n notaboek en het dit te alle tye saam met jou. Jy sal verbaas wees oor hoe nuttig hulle is, veral wanneer jy probeer om te onthou wat die persoon wat vyf uur gelede gebel het, wou hê.

Maak seker dat jy boodskappe in detail uitskryf en lees oor wat jy geskryf het en bowenal wanneer jy `n boodskap neem, herhaal die boodskap en kontakbesonderhede wat jy gegee het sodat jy seker kan maak voordat jy die regte het. Inligting aan Relay.

Beeld getiteld `n goeie ontvangsdame Stap 6

6. Beantwoord die telefoon beleefd met `n standaard groet soos "Goeie more, dankie dat jy ons maatskappy bel, my naam is ___, hoe kan ek jou help?Maak seker dat die foon op die eerste of tweede ring beantwoord word. Dit is nie goed om mense vir meer as een minuut te hou nie.(Dit is langer as wat jy dalk dink.)

Luister noukeurig na die naam van die persoon wat die oproeper vra.Herhaal terug na die oproeper indien nodig.Selfone verdraai dikwels klanke.Skryf die persoon se naam aan wie die oproep gerig is as uitspraak moeilik is.

Rig die oproep beleefd met `n standaard frase soos "Een oomblik asseblief vir mnr. Smith."Of as daardie individu op die telefoon is, "Ek is jammer, meneer. Smith is op die oomblik op die foon.Wil jy graag wag of wil jy hom `n stempos boodskap verlaat?"Dankie, dankie en rig die oproep dienooreenkomstig.

7. Groet afleweringspersoneel met dieselfde professionaliteit en beleefdheid as enige ander besoeker. U mag dalk vir aflewerings teken. Maak seker dat jou handtekening leesbaar is. Afleweringspersoneel kan aanwysings benodig waar om pakkette te verlaat. Maak seker dat u die toepaslike werknemers vir sulke sake kontak.

Beeld getiteld `n goeie ontvangsdame Stap 8

8. Hanteer kliënte wat met doeltreffendheid en beleefdheid na u besigheid kom. Nadat die besoekers identifiseer wie hulle is en wie hulle soek, kontak die individu en laat haar / hom weet wie daar is. `N standaard gepaste frase is "Mnr. Smith, Mnr. Jones van XYZ Corporation is hier om jou te sien vir sy 2-uur-afspraak." Kry altyd `n voor- en achternaam en die naam van die organisasie waarvan hulle vandaan kom. Dit is nuttig om te vra of hulle `n afspraak met mnr. Smith. Mnr. Smith sal jou instruksies gee oor waar om besoekers te wag en vir hoe lank. U kan dan vir besoeker sê "Mnr. Smith sal in `n oomblik by jou wees." of "Mnr. Smith het gesê dat hy `n vergadering afwerk en in 5 minute by jou sal wees.Jy kan `n sitplek hê. Dankie."

Deel 2 van 2:

Wat jouself goed voorstel

Het `n positiewe houding. Soos hierbo genoem, is ontvangsdame die gesig van `n maatskappy - hulle is wie kliënte eerste hanteer, en die mense wat die vrae van mense beantwoord wat nie in die kantoor kan kom nie. Niemand wil begroet word deur `n suur uitdrukking en `n knorrige houding nie. Maak dit `n prioriteit om altyd `n glimlag op jou gesig te hê en `n vrolike, optimistiese persoonlikheid. Onthou om geduldig te bly met uitdagende kliënte, selfs al kry hulle op jou laaste senuwee.

Selfs jy kom op teen `n uitdagende kliënt, onthou jouself dat jy `n sterk, gelukkige individu is. Sê vir jouself dat hulle uit frustrasie optree, maar weet dat so lank as wat jy jou bes probeer om hulle te akkommodeer, is jy nie die een wat skuldig is nie. Dit is beter om die een te wees wat jou kop hou as die een wat ontplof en lyk soos `n ornery, gemene persoon.

Beeld getiteld `n goeie ontvangsdame Stap 10

2. Het `n groetjie gereed. Dit is altyd belangrik om jou kliënte op `n vriendelike manier te groet. Selfs as jy voortgaan wat jy doen voordat jy dit help, is dit belangrik om hulle te groet sodat hulle erken en weet dat jy hulle in `n oomblik sal help.

Sommige groete is "Hi! Welkom by [Besigheidsnaam] "of" Goeie Morning! As jy `n sitplek sal sit, sal ek binne `n oomblik by jou wees!`

Beeld getiteld `n goeie ontvangsdame Stap 11

3. Wees hoflik. Wees respekvol. Behandel almal soos hulle die belangrikste persoon is wat daardie dag in die kantoor geloop het. Dit is jou werk - niemand gee om vir hoe jy vanoggend in die verkeer vasgekeer het nie, hoe het jy jou splinternuwe beursie verwoes, of selfs hoe jy jou gunsteling CD verloor het. Verlaat persoonlike sake by die huis. (Selfs as jy nie hul boodskap respekteer of die manier waarop hulle dit oordra nie - val dit) in die algemeen, maak seker dat die persoon heeltemal ontspanne is en gelukkig is om met jou te praat.

Beeld getiteld `n goeie ontvangsdame Stap 12

4. Dress om te beïndruk. U verteenwoordig `n besigheid, dus moet u die deel aantrek. Belê in sommige sake-toevallige klere. Alternatiewelik, as u `n ontvangsdame is by `n spesifieke soort winkel (soos `n klerewinkel), kan u die deel van die deel van die winkel se klere aantrek en hulle dra. Is geneig tot die konserwatiewe, tensy jy êrens werk waar mode, totstandigheid of ander faktore na die voorpunt gestoot word.

Kontroleer of u besigheid `n spesifieke kleedkode het. Jou besigheid kan goed met toevallige rok wees, onthou net dat jy nooit moet aantrek nie ook Terloops (sweet moet van die werkplek verban word.)

Wenke

Onthou wie teken jou salaris en respekteer hulle te alle tye.

Wees lekker vir bestuurders, kyk of jy hulle kan help met addisionele take tydens jou vrye tyd.

Hantering Mail is gewoonlik deel van `n onthaalwerk, vind uit waar dit gaan, wie sal dit bring, en wanneer, op jou eerste dag.

Vind iemand om die lessenaar te neem vir badkamers, vergaderings, vakansiedae, middagete, ens. Op hierdie manier vermy jy om kwaad mense te hê wanneer jy terugkeer.

Wees altyd bereid om `n nuwe taak te leer of `n alledaagse taak te doen.Veelsydigheid gaan `n lang pad.

Vra medewerkers as hulle hulp nodig het met enigiets.Beter om vriende te maak deur te help as vyande deur te kla.

Skryf boodskappe in `n duplikaatboek en gee een kopie aan die persoon wat die boodskap is.Of gebruik `n dagboek, wat makliker is om terug te verwys, veral om `n naam of nommer te herroep.

Hou persoonlike besigheid weg van jou area - dit sluit selfoonoproepe en e-posse in.IT-departemente kan en sal rekenaaraktiwiteite skerm.

Hou jou voorkoms netjies.

Wees altyd beleefd, selfs met `n kwaad kliënt.

Moenie jou grense oorskry deur die toerusting wat in jou sorg geplaas is vir jou eie persoonlike voordele te misbruik nie.

Waarskuwings

Moet nooit in `n argument met `n beller of besoeker inkom nie.Roet hulle na `n toesighouer. Maar as daar niemand is om hul oproep te stel nie, stel voor om `n stempos te verlaat. Soms is daar nie `n bestuurder of toesighouer teenwoordig nie. Daar is net soveel wat jy kan doen as `n ontvangsdame.

Sê nooit "Ek doen nie xyz nie."Jy sal vinniger uit `n werk wees as wat jy by Z kry.

Deel op sosiale netwerke: