Hoe om `n klagte in te dien (met prente)

Klagtes kan op die werk, skool, tuis of in die openbaar ontstaan. In `n regeringskantoor of groot korporasie kan klagtes ingedien word met betrekking tot diskriminerende praktyke, onveilige werkomgewings of onwettige praktyke. By die huis kan klagtes verwant wees aan lawaaierige bure, oneindige toestande of nalatige eienaars. Skoolverwante klagtes wissel van studentebullebakkery tot beledigende onderwysers tot onveilige omgewings. Afhangende van die situasie, kan u `n klag oor die telefoon, persoonlik of skriftelik indien.

Stappe

Deel 1 van 7:

Voorbereiding om `n klagte in te dien

1. Identifiseer die kernprobleem (s). Fokus op die werklike gebeure wat plaasgevind het. Dit is belangrik om feite van gevoelens te skei, veral in emosioneel gelaaide situasies.

As die situasie besonder kompleks is, kan u dit nuttig vind om u gedagtes en gevoelens in `n joernaal neer te skryf. Om `n beter sin van jou gevoelens te kry, kan jou help om hulle te skei van die feite van jou klagte.
As u probleme ondervind om uit te vind of u moet kla, oorweeg om `n onbevooroordeelde derde party te raadpleeg. As jy dit doen, maak seker dat dit iemand is wat jy vertrou, wat nie enige besonderhede van jou situasie sal deel sonder jou goedkeuring nie.

2. Vra jouself of dit jou tyd werd is. Om `n klagte in te dien, kan `n lang en stresvolle proses wees. Dit is belangrik om jouself te vra of die indiening van `n klagte jou tyd werd is - veral as jy baie ander dinge het om te doen.

Voorbeeld: Jy koop `n $ 5 boks haarverf wat jou hare versuim om die beloofde kleur te verf. Jy stuur `n e-pos aan die maatskappy wat vra vir `n terugbetaling of `n koepon vir `n ander boks kleurstof, en hulle sê nee. As jy die situasie eskaleer deur te vra om met `n beter te praat, kan jy dalk nog kan kry wat jy wil hê, maar dit sal tyd neem, en die eindresultaat sal meer van die maatskappy se produkte gebruik word. Jy kan vind dat dit nie die moeite werd is nie.

3. Bepaal die korrekte klagte liassering prosedure. Elke instelling sal `n ander prosedure benodig, wat u aanlyn (op u maatskappy se of skool se webwerf) in u werknemer of studenthandboek moet kan vind, of deur `n administrateur te kontak.

Die kontakpersoon kan u toesighouer, u verhuurder, u skoolhoof of `n ander relevante persoon in beheer wees.

As die persoon wat u wil kla, die primêre kontak vir klagtes is, moet u iemand hoër as hulle kontak - byvoorbeeld, as u `n klag oor u baas wil indien, sal u waarskynlik die menslike hulpbronne moet kontak.

U kan aangeraai word om met `n spesifieke individu te praat, persoonlik te verskyn, `n brief te skryf of `n vorm in te vul.

4. Weet watter oplossing jy wil hê. Om te weet watter soort resolusie jy wil hê en dan duidelik artikuleer dit is die sleutel tot die indiening van `n effektiewe klagte, ongeag of dit teen `n maatskappy of `n persoon is. Oplossings sal verskil afhangende van die konteks van u klagte:

As jy `n maatskappy bel of e-pos stuur om te kla oor `n foutiewe produk, moet jy eers hul terugkeerpolisse vergewis. As hulle slegs foutiewe produkte vervang en hulle nie terugbetaal nie, maar jy wil nie dieselfde produk hê nie, kan jy dalk vra of hulle jou `n winkelkrediet kan gee.

As jy kla oor `n baas of `n onderwyser se wangedrag, kan moontlike besluite wees dat jy kan oordra na `n ander werktak of departement, of klasse of skole verander. In meer ekstreme gevalle kan jy selfs glo dat die persoon verdien om hul te verloor taak.

5. Versamel jou ondersteunende dokumente. Hou dit in `n lêer (of `n gids op u rekenaar, indien hulle elektroniese dokumente is) en gaan voort om hulle op te dateer, aangesien u saak vorder. Hoe meer bewyse wat jy het, hoe meer effektief sal jou klagte wees.

Voorbeelde van ondersteunende dokumente vir `n kleinhandeltransaksie kan verkoopsontvangste, produklyste en e-posuitruilings insluit.

Vir `n klag teen `n baas of onderwyser kan ondersteunende dokumente onvanpaste e-posse en Facebook-boodskappe insluit, joernaalinskrywings wat gevalle waarin u mishandel is, of briewe van ondersteuning van getuies.

Image getiteld Prioritiseer jou skuld Stap 2

6. Hou rekords van alles. Die tipes rekords wat jy hou, sal afhang van die konteks van die klagte.

As u `n klagte teen `n besigheid inbetaal, wil u rekords van u kommunikasie met hulle sowel as enige kwitansies vir produkte wat aangekoop word, wil hê.

As jy `n foutiewe produk gekoop het, hou rekords van die spesifieke tye en maniere waarop dit foutief was, let op wat jy gedoen het, indien enigiets, om die probleem op te los.

Tensy jy getuies het, sal dit moeiliker wees om `n klag teen `n baas of onderwyser in te dien wat jou mondelings misbruik of teister. Administrateurs sal gewoonlik `n gedetailleerde weergawe van u interaksies met die betrokke persoon vra, dus dit is die beste om `n tydskrif te hou.

7. Hou `n tydskrif (opsioneel). Dikwels in gevalle van wangedrag in die werkplek of skool, sal mediators meer gewig gee aan u klagte indien u `n tydskrif gehou het. As jy dink dat jy `n probleem met `n baas, onderwyser of ander superieure kan hê, is dit baie nuttig om `n tydskrif van jou interaksies te hou.

Datum jou bladsye en wees so gedetailleerd as moontlik oor wat gesê en gedoen is. Probeer om soveel as moontlik op feite te fokus in teenstelling met gevoelens, as `n tydskrif vol emosionele uitbarstings teen die persoon kan jou klagte ondermyn.

As jy meer gewig aan jou joernaal wil leen, kan jy dit oorweeg om dit in die vorm van e-posse aan jouself te doen, net sodat die datums in iets anders as jou eie handskrif aangeteken word. U kan hierdie e-posse in `n aparte vouer van u e-pos rekening hou. Wees net seker dat jy dit nie per ongeluk aan iemand anders as jouself stuur nie!

Om `n joernaal te hou, kan dalk dom lyk, aangesien jy die hele ding kan maak, maar administrateurs plaas dit baie gewig daarop. Behalwe om administrateurs te bevredig, kan die handhawing van `n joernaal jou eintlik help om jou feite reguit te hou tydens wat uiteindelik `n lang en verwarrende klagtesproses kan wees.

Deel 2 van 7:

Formulering van die klagte

1. Wees spesifiek. Ongeag of jy kla oor `n produk of `n persoon se gedrag, sal jou klagte meer effektief wees as jy spesifiek is oor wat gebeur het.

In die geval van `n klag oor `n maatskappy se diens, kan u skryf oor hoe die produk spesifiek afgebreek het - verskaf die besonderhede van u kommunikasie met die maatskappy tot dusver (insluitend enige dokumente / bewyse moontlik) - en noem dan hoe u ongelukkig is Die diens wat jy tot dusver ontvang het.
In die geval van `n klag teen `n baas of onderwyser om u te lastig, sal u beskryf wanneer die probleem begin het, presies wat die baas / onderwyser gesê het of gedoen het, en hoe lank het dit gegaan (i.e. Gee `n tydlyn van die teistering). U sal ook beskrywings van enigiets insluit wat u gedoen het om die persoon se ongewenste aandag te probeer vermy, en indien van toepassing, bewyse vir die maniere waarop hul gedrag u werk beïnvloed het.

Beeld getiteld Skryf `n Grant Voorstel Stap 3

2. Gee duidelik jou verlangde resolusie. Wanneer u `n klagte indien, sal die mense aan die ander kant meer geneig wees om u te help as u u verlangde resolusie duidelik aandui. Dit kan ook help om die klagteproses te help om baie vinniger te beweeg.

In die geval van `n foutiewe produk: "Ek het 20 dae gelede XYZ-program gekoop en sedertdien, wanneer ek dit gebruik, vries my toestel en die enigste manier waarop ek dit kan kry om dit te ontbind. Ek het 10 dae gelede aan kliëntediens gekla en is 9 dae gelede `n kort reaksie gestuur wat my vertel het om die program te verwyder en weer te laai. Ek het dit 9 dae gelede gedoen en dit werk nog steeds nie. Ek het 7 dae gelede `n e-pos gestuur en het geen antwoorde ontvang nie. Op hierdie stadium wil ek graag `n terugbetaling hê, indien moontlik.`

In die geval van wangedrag: "Op 10 September verlede jaar het ek `n kantooruur bygewoon met dr. Smith. Gedurende die kantooruur, en in verskeie gevalle na die aanvanklike tyd, dr. Smith het seksueel aggressiewe kommentaar en bewegings aan my gemaak wat my ongemaklik laat voel het. Ek sukkel, want ek is afhanklik van hom om my klas te slaag, maar ek voel nie gemaklik om saam met hom alleen te werk nie. In hierdie tyd wil ek graag sy gedrag rapporteer om te verhoed dat hy dit aan ander mense doen - ek wil ook na `n ander klas verskuif word.`

Beeld getiteld Skryf `n Grant Voorstel Stap 5

3. Wees respekvol.Klagtes kan emosioneel raak, veral as jy nie jou gewenste resolusie bereik nie. Dit is belangrik om te alle tye respekvol te bly - vanaf die tyd dat u u klagte inhandig teen die tyd wat u die besluit ontvang.

Enigiets wat jy doen of sê om voor te stel dat jy nie jou emosies kan beheer nie, kan dit sleg op jou weerspieël, wat dit minder waarskynlik maak dat jou klagte die gewenste resultate sal bereik. Dit is veral waar vir klagtes oor ander mense se wangedrag.

Maak nie saak waaroor jy kla nie, respek en beleefd is meer geneig om mense te laat help as die skree en vloek. Sommige mense kan selfs net reguit weier om jou te help as jy op hulle skree en sweer, en regtens so.

Beeld getiteld verminder jou studenteleningbetalings Stap 1

4. Vra vrae wat meer as "ja" of "nee" antwoorde eis. In plaas daarvan om te sê: "Kan ek `n terugbetaling kry?"Of" sal hy gedissiplineer word?"U kan vra," wat kan gedoen word om hierdie situasie te help?`

Beeld getiteld Skryf `n Grant Voorstel Stap 9

5. Pools jou klagte. Of jy nou `n mondelinge klagte of `n geskrewe een indien, skryf dit neer en gee dit `n wysiging voordat dit ingedien word. As dit `n verbale klagte is, kan u `n skrif uitskryf en dit hardop lees voordat u op `n finale weergawe besluit.

Dit gaan nie net om te verseker dat jy korrek is nie - dit is ook om te verseker dat jy alles wat jy wil sê, gesê het en dat jy dit op die mees effektiewe manier gedoen het.

Deel 3 van 7:

Indiening van `n verbale klagte

1. Oefen jou verbale klagte hardop. Ekstreme frustrasie of emosies kan jou denke wolk - daarom is dit belangrik om regtig te weet wat jy wil sê voordat jy `n mondelinge klagte bel.

U kan dit nuttig vind om `n skrif uit te skryf of u hoofpunte ten minste neer te skryf sodat u dit kan nagaan soos u gaan.

Beeld getiteld kommunikeer effektief Stap 25

2. Fokus op die feite. Wanneer u punte / skrif maak vir u mondelinge klagte, fokus op die feite. As jy emosioneel voel, neem `n diep asem en kyk af na jou skrif / aantekeninge, en keer dan terug na die feite.

Om te emosioneel te wees, sal jou net laat lyk en onbetroubaar wees vir die mense wat jy kla. Sommige mense kan selfs dink dat hulle die boonste hand gaan wanneer hulle sien dat jy emosioneel is.

Beeld getiteld kommunikeer effektief Stap 17

3. Rapporteer die feite van die situasie in detail. Dit kan aanloklik wees om oor die besonderhede te glans wanneer jy dinge hardop praat, in teenstelling met die skryf daarvan. Dit is belangrik om net so duidelik en gedetailleerd te wees wanneer `n mondelinge klagte gemaak word.

Identifiseer die werklike gebeure, relevante gesprekke en / of belangrike transaksies wat tot u klagte gelei het.

4. Vra vrae. As die persoon aan wie jy praat, sê enigiets wat jy nie verstaan nie, stop hulle hoflik en vra hulle om te verduidelik.

Beeld getiteld slaag in netwerk bemarking Stap 4

5. Vra oor die volgende stappe. Voordat jy klaar is met die persoon, maak seker dat jy weet wat die volgende stappe is. Moontlike volgende stappe:

Wanneer jy `n antwoord kan verwag.

Wie kan jou volgende kontak.

Wie kan u intussen kontak indien u enige vrae het of meer besonderhede onthou terwyl u op `n antwoord wag.

Deel 4 van 7:

`N klagtevorm invul

1. Bepaal watter vorm jy benodig. `N Standaard klagtevorm kan vereis word wanneer klagtes in akademiese, korporatiewe en regeringsinstellings ingedien word.

Soms sal die vorm verskil afhangende van die aard van u klagte. As u enige vrae het oor watter vorm u benodig, dubbelkruis met `n administrateur.
As jy moet vra oor watter vorm jy nodig het, hoef jy nie te spesifiek te wees oor die aard van jou klagte nie - byvoorbeeld: "Ek wil graag `n klag indien teen `n onderwyser wat my seksueel benadeel het.`

Beeld getiteld `n suksesvolle entrepreneur Stap 2

2. Voorsien volledige inligting. Klagvorms sal u naam, die datum van die voorval, die naam van die oortreder versoek, en die dade en gebeure wat u skadelike of aanstootlike vind. Maak seker dat jy op al hierdie versoeke so duidelik en spesifiek as moontlik reageer.

Beeld getiteld Koop `n voorraad sonder `n aandelemakelaar Stap 7

3. Teken en dateer die klagtevorm. Klagte vorms vereis gewoonlik `n handtekening en mag nie sonder een verwerk word nie.

Beeld getiteld Notariseer `n dokument Stap 3

4. Maak `n afskrif van die klagtevorm. Hou die kopie op `n veilige plek sodat u die feite op `n later datum kan hersien, indien nodig. As u nie toegang tot `n fotokopie het nie, kan u `n afskrif van die vorm maak deur `n hoë-resolusie foto daarvan met u kamera of telefoon te neem.

As jy uiteindelik `n foto van die vorm neem, maak seker dat die foto duidelik is voordat jy die vorm indien, anders sal dit nie `n nuttige kopie vir jou wees nie.

As dit `n aanlyn vorm is, kan jy `n afskrif daarvan maak deur dit as `n PDF te stoor of deur `n skermkiekie daarvan te neem. Dikwels sal jy gevra word om `n vorm te druk nadat jy dit gevul het - as dit gebeur, kies "Druk na PDF" in die drukprompt.

Deel 5 van 7:

Skryf `n klagtebrief

1. Skryf `n klagtebrief in plaas van `n vorm. In sekere omgewings kan `n formele klagte inligtingsprosedure nie bestaan nie. In daardie geval is die skryf van `n klagtebrief belangrik om die gebeure te dokumenteer.

U kan dit selfs in kombinasie met `n verbale klagte doen, net sodat daar `n skriftelike rekord is wat u klagte ingedien is.

2. Verskaf die toepaslike inligting bo-aan die brief. Dit sluit in die datum waarop u die brief skryf, asook die naam, professionele posisie (indien van toepassing) en adres van die persoon aan wie u skryf.

3. Stel jouself voor. As die ontvanger van die klagtebrief jou nie ken nie, verskaf genoeg relevante en persoonlik identifiseerbare inligting dat hulle `n gevoel kry van wie jy is. Sulke inligting sluit in jou naam, posisie, adres, telefoonnommer en jou verhouding tot die oortreder (s).

Beeld getiteld kry `n volledige beurs stap 1

4. Beskryf die gebeure of dade wat getoon het. Vertel die relevante gesprekke, datums, transaksies en enige aksies wat u reeds geneem het. Verskaf alle nodige inligting, soos hoeveel geld jy verloor het, of wie en hoeveel mense betrokke was.

5. Vra vir toepaslike aksie wat geneem moet word. Verduidelik jou verwagtinge, of jy `n terugbetaling verwag, `n verskoning of `n ander remedie.

Image getiteld aankondig jou aftrede Stap 8

6. Versoek `n bevestiging dat die brief ontvang is. Vra die ontvanger om aan te dui dat u brief ontvang is en die tydsraamwerk te verduidelik vir die oplossing van die probleem. Laat hulle weet hoe hulle kontak met jou - byvoorbeeld, per telefoon, e-pos, pos of al drie.

7. Hou dit so kort as moontlik. Probeer om jou brief so kort as moontlik te hou. Hou by die feite en vermy om te veel emosionele te kry. As u `n situasie waarin u geteister of mishandel is, beskryf, is dit belangrik om daarop te let dat u ongemaklik of in gevaar / onveilig voel, maar probeer om dit in meer doelwit te stel in teenstelling met emosionele taal.

Meer doelwit: "Toe ek in sy kantoor was, het hy die deur toegemaak en sy stoel baie naby aan my getrek, binne ongeveer 1 voet van my knieë. Ek het my stoel teruggetrek, maar het die muur getref, en hy het nader gegaan en sy gesig na my toe leun en my vertel hoe groot ek tydens my aanbieding vandag voor die klas gekyk het. Op daardie oomblik het ek ongemaklik gevoel en vasgevang terwyl ek teen die muur was en nie van hom kon wegbeweeg nie. Ek wou hom nie ontstel nie, so ek het `n verskoning gevind om so gou as moontlik te gaan.`

Emosioneel: "Toe ek in sy kantoor was, het hy die deur toegesluit en my met hom binnegeval terwyl hy nou na my toe beweeg en my vertel het hoe warm ek was voordat ek my probeer soen. Ek het bevrees geword en was bekommerd dat hy my kan aanval, maar ek kon nie beweeg nie omdat hy my op daardie stadium teen die muur vasgevang het. Ek het so gou as moontlik gehardloop.`

Deel 6 van 7:

Werk deur die klagte

1. Opvolg op u klagte. As u nie binne die verwagte tydraamwerk teruggekom het nie, kontak die klagteontvanger om navraag te doen oor die vertraging.

Tensy die maatskappy / persoon jou anders vertel het, kan `n gepaste tyd om te wag, twee weke wees.
As u nie binne twee weke niks gehoor het nie, is dit binne rede om hulle te kontak en te vra of hulle u klagte ontvang het. As u per e-pos kommunikeer, kan u `n ander kopie van u klagte by u boodskap heg indien hulle dit nie die eerste keer ontvang het nie.

Beeld getiteld Kies die regte egskeidingsadvokaat Stap 1

2. Wees voorbereid om dit te eskaleer. Vertroud uself met die vlakke wat u klagte sal deurwerk. As jy sukkel om jou probleem op te los, moet jy dalk regshulp soek.

As u `n klag teen `n besigheid het, moet u eerste kontakpunt die bestuurder of eienaar van die onderneming wees. As dit nie werk nie, en as die besigheid `n ketting is, kan u hul hoofkantoor kontak. As dit misluk, kan jy oorweeg om `n klag by die Beter Business Buro te liasseer.

As u `n klag teen u baas of `n onderwyser het, moet u voorberei word vir u klagte om deur verskeie kanale te reis. Die pad sal afhang van jou maatskappy se / skool se proses vir klagtes.

`N Voorbeeld van kla oor `n professor aan `n universiteit sal wees om eers `n skriftelike klagte by u departementshoof voor te lê (solank die kop nie die aanstootlike prof is nie) - u kan dan met die Fakulteitsdekaan praat en afhangend Oor die aard van u klagte, `n spesifieke lid van die Departement wat verband hou met u klagte - E.heid g. Plagiaat of seksuele teistering sal deur verskillende departemente hanteer word.

3. Ken jou regte. Sommige maatskappye en skole sal probeer om die persoon te verdedig wat die oorsaak van u klagte is. Hulle sal dit doen omdat dit baie duur kan wees vir hulle om daardie persoon te brand, selfs al is daardie persoon duidelik die een wat verkeerd is.

Hulle kan probeer om jou te laat voel asof jy `n fout gemaak het of dat jy dinge uit die proporsie waai. Dit is moontlik dat jy is, maar as jy weet, is dit nie, moenie toelaat dat jy jou verkeerd is nie.

As u klagte iets ernstig is, verdien dit ernstige behandeling. Ongelukkig, veral in wangedrag gevalle, sal die maatskappy / skool die oortreder dikwels beskerm as hulle in `n posisie bo jou is, om te erken dat die ongeregtigheid hulle baie geld kan kos.

Beeld getiteld kommunikeer effektief Stap 18

4. Bly respekvol. Jou klagte mag nie die manier waarop jy dit wil hê nie, maar dit is belangrik om respekvol te bly vir almal wat betrokke is.

Moenie toelaat dat jou emosies die beter van jou kry nie. Hoe meer emosioneel jy voorkom, hoe minder geneig is om jou ernstig te neem of te help.

Beeld getiteld Dien toe vir beurse Stap 10

5. Gaan voort om rekords van alle kommunikasie te hou. Soos u deur die klagte werk, maak seker dat u rekords hou van alle e-posse, oproepe en / of enige ander kommunikasie.

U moet dalk hierna verwys om uself te beskerm of die maatskappy / skool / ens te herinner. van dinge wat hulle belowe het.

Deel 7 van 7:

Vorentoe na die klagte beweeg

1. Wees voorbereid op dinge om te verander. Die kans is dat die oortredende party nie met u klagte tevrede sal wees nie. Hulle kan selfs terug veg, en dit kan vir jou stresvol wees. Jy moet voorbereid wees op die feit dat jou klagte dinge vir jou moeiliker kan maak.

As u `n klag teen iemand in die werkplek of op skool maak, kan u gevra word om met die aanstootlike persoon te gaan sit en dinge uit te werk sodat u in die toekoms kan voortgaan om saam te werk. As dit tot op hierdie vlak eskaleer, afhangende van die aanstootlike persoon se volwassenheid, kan hulle dalk wrok teenoor jou hê en dinge kan net erger word.
As dinge te moeilik raak, kan jy oorweeg om na `n ander skool of werk te beweeg of om te vra om na `n ander departement of klas oorgedra te word sodat jy nie meer daardie persoon hoef te sien nie.

Beeld getiteld sterf met waardigheidstap 5

Laat dit gaan. Ideaal sal u klagte tot `n bevredigende resolusie lei. Ongelukkig doen baie klagtes nie. As joune nie doen nie, moet jy weet wanneer dit tyd is om te laat gaan.

Onthou dat jy die klag gemaak het omdat jy ongelukkig was met die manier waarop dinge gegaan het. Die belangrikste ding is dat jy nie meer ongelukkig is nie - jy moet dit die fokus van jou pogings maak, ongeag wat die uitkoms van die klagteproses is.

Beeld getiteld Vind `n interessante naam vir jou band Stap 19

3. Leer uit die ervaring. As daar niks anders is wat gedoen kan word nie, probeer om `n les uit jou ervaring te leer en dan te werk om vorentoe te beweeg. As jy nie seker is van wat jy kan leer uit die ervaring nie, oorweeg dit om te vra.

Dit kan veral nuttig wees in `n wangedrag situasie, waar u ontmoet met mense wat in konflikbestuur opgelei word. Wanneer hulle jou die slegte nuus gee, kan jy sê: "Ek moet erken dat ek teleurgesteld is met hierdie uitkoms. Ek wil nie hê dit moet voortgaan om my lewe te beïnvloed nie. Het u enige voorstelle vir hoe ek hiervan kan voortgaan?`

As u klagte met `n maatskappy se foutiewe produkte en swak kliëntediens was, kan sommige lesse wat u van u ervaring afneem, toornbestuur, duidelike kommunikasievaardighede, en `n fyner-ingewikkelde vermoë om betroubare maatskappye met goeie produkte te soek, kan behels.

Beeld getiteld sterf met waardigheidstap 1

4. Sien `n berader. Om `n berader te sien kan u help om te werk deur enige gevoelens wat tydens die klagteproses opgevoed kon word, veral as dit een van `n meer persoonlike aard is.

Video.

Deur hierdie diens te gebruik, kan sommige inligting met YouTube gedeel word.

Deel op sosiale netwerke: