Hoe om `n bedankingsbrief te aanvaar (met prente)

Een van die meer uitdagende aspekte van die bestuur van werknemers handel oor `n werknemer se vertrek.Om `n gestruktureerde skeidingsbeleid in plek te hê, sal u help om te weet hoe om `n bedankingsbrief te aanvaar.Met behulp van `n paar basiese sakebestuursvaardighede kan u leer om `n werknemer se besluit om op `n vriendskaplike manier van u maatskappy af te handel, toepaslik te hanteer.

Stappe

Deel 1 van 3:

Versorging van besigheid (administratiewe besonderhede)

1. Ontwikkel `n logiese stelsel vir die hantering van bedankingsbriewe. U sal onprofessioneel verskyn indien u nie `n duidelike, bondige manier van hantering van uitgaande werknemers het nie.

Dit kan voordelig wees om generiese skeidingsinligtingspakkette te hê om werknemers te bedank. As hulle met hul bedanking na jou toe kom, sal hulle waarskynlik met jou wil praat oor die maak van die stappe wat nodig is om die oorgang van jou maatskappy so glad as moontlik te maak. Bied hulle professionele advies en handhaaf `n gestruktureerde uiteensetting vir items soos skeidingspakkette, verlofkennisvereistes, voorsiening van `n aanstuuradres vir finale betaal en finale datums van indiensneming.

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 2

2. Bepaal wanneer teenoffers gemaak sal word. Elke bedanking is anders en behels wisselende feitelike scenario`s. As `n werkgewer moet u bepaal wanneer teenoffers aanvaarbaar is en wanneer u die werknemer eenvoudig sal laat gaan. Sommige werkgewers het `n beleid om nooit `n werknemer te probeer behou wat oënskynlik nie daar wil wees nie. `N Beleid wat vir sommige onderhandeling moontlik maak, kan egter voordelig wees, veral wanneer die werknemer vir jou span waardevol is.

Byvoorbeeld, as die individu wat `n bedankingsbrief stuur, `n hoë posisie beampte of uitvoerende hoof in u besigheid is, kan u sy of haar bekommernisse verstaan en dit regstel sodat die werknemer bly.

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 3

3. Stel `n antwoordbrief op.Ingesluit in u standaard bedanking aanvaaringstelsel moet `n antwoordbrief wees.Die brief moet verklaar dat u die verlies van die werknemer betreur, maar respekteer en verstaan hul besluit.Informeer hulle van die datum waarop u die brief en datum van hul finale werksdag ontvang het.Wees hartlik en wens jou uitgaande werknemer die beste.

`N Voorbeeld antwoordbrief kan lees:
"Geagte [Werknemersnaam],
Ek het u bedanking nakoming ontvang op [Datum bedanking kennisgewing is ingedien].U bedanking is goedgekeur en u finale werksdag sal [Datum van finale werksdag wees].Dit was `n plesier om met jou en namens die hele maatskappy te werk, wil ek jou geluk wens in alle toekomstige pogings.Stuur asseblief enige vrae aan hierdie kantoor.Dankie vir u baie jare van diens.
Die uwe, [u naam].`

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 4

4. Beskerm vertroulike besigheidsinligting.As u maatskappy `n individuele toegang tot maatskappy kredietkaarte, bankrekeninge, motors of skootrekenaars of ander elektroniese toerusting gegee het, verseker dat dit teruggestuur word.Nadat hulle vertrek het, elimineer die werknemer se toegang tot die kantoor via sekuriteitskaarte en verander stelsellogsteuninligting.Beskerming van u maatskappy en sy eiendom moet bo-aan u prioriteitslys wees wanneer u `n bedankingsbrief oorweeg om te aanvaar.

As werknemers `n nie-mededingende ooreenkoms moet onderteken as deel van die verhuringsproses, hersien hierdie dokument met die werknemer op die oomblik dat u hul bedanking aanvaar.Dit sal verseker dat hulle ten volle bewus is van hul beperkings in die vrystelling van maatskappyinligting en kontak met kliënte of medewerkers van die maatskappy.

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 5

5. Wikkel dinge op.As die bedankingswerknemer in die middel van `n projek of transaksie is, kry hulle om dit te voltooi.As dit onmoontlik is om hul huidige werkslading te voltooi voordat hulle vertrek, kry hulle om `n verslag op te stel wat uiteensit wat gedoen is en wat ongedaan gelaat is.Laat hulle weet wat van hulle verwag word voordat hulle die maatskappy verlaat.

Gee die werknemer aan om `n lys van belangrike e-posadresse, telefoonnommers en rekenaarlêers vir hul vervanging te verskaf.

Versoek dat die werknemer `n aanstuuradres vir hul belastingstate en finale salaris verskaf.

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 6

6. Vestig `n einddatum.Gewoonlik mandaat menslike hulpbronne-riglyne dat die werknemer minstens twee weke kennis gee voordat hy bedank.Aan die einde van die twee weke is die werknemer vry om te vertrek.Op grond van wat u van die werknemer se huidige werkslading ken, kan u of nie versoek om daardie sperdatum uit te brei nie.Einde datums kan wissel met die werknemer se posisie binne die maatskappy - individue met meer verantwoordelikhede sal tipies langer moet wag voordat die maatskappy amptelik verlaat word as junior rang-en-lêer werknemers.

Verskillende state het verskillende wette rakende kennisgewing. Byvoorbeeld, in Kansas hoef `n werknemer nie enige kennisgewing te gee wanneer hy of sy ophou nie. Sommige state kan egter vooraf kennisgewing vereis. Maak seker dat jy jou plaaslike wette nagaan om te verseker dat die gevestigde einddatum geldig is.

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 7

7. Werk aan die huur van `n vervanging.Die pad na die vervanging van die werknemer wat met `n ander werknemer vertrek, moet dadelik begin.Soek jou firma se rooster vir `n aanvaarbare kandidaat.Vra die uitgaande werknemer vir voorstelle oor wie hulle dink, sal `n goeie pas vir die posisie wees.Indien geen gekwalifiseerde werknemers binne u maatskappy bestaan nie, maak die verhuringsproses oop vir eksterne kandidate.Om die uitgaande werknemer se vervanging in `n vinnige en tydige wyse op te spoor en op te lei, sal verseker dat werkstroomonderbreking verminder word.

As u die vertrek van die vertrek werknemer kan huur voordat hulle vertrek, kan hulle onder die uitgaande werknemer lei.Dit sal `n gladde oorgang verseker.

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 8

8. Doen `n uittree-onderhoud.`N Uitgangsonderhoud gee die vertrekende werknemer `n kans om oor hul ondervinding met jou te praat en uit te druk wat hulle in hul spesifieke departement of in die besigheid in die algemeen gewerk het.Moedig jou vertrek werknemer aan om eerlik te wees in hul evaluering van die maatskappy, sy kollegas en bestuur tydens die uitgangsonderhoud.Luister noukeurig en gebruik hul insigte as `n geleentheid om te leer hoe jy die vervanging die beste kan identifiseer en die verwagtinge aanpas vir die persoon wat die posisie aanvaar.

Moenie vergeet om meer uit te vind oor hoekom die werknemer wil vertrek as jy die uitgangsonderhoud voer nie.Daar sal gewoonlik `n rede wees in die bedankingsbrief, maar dit is `n goeie idee om dieper te verdiep in wat gedoen kan word om die werknemer te laat bly.

Deel 2 van 3:

Maak `n teenoffer

1. Besluit of u die werknemer se bedanking wil aanvaar.Bedinging met `n werknemer om te bly is gewoonlik `n goeie idee as jy dit kan bekostig, veral as hulle baie jare met die maatskappy het, baie institusionele kennis en waardevolle kontakte wat hom of haar na hul nuwe posisie kan volg.

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 10

2. Vind uit soveel as wat jy kan oor die werknemer se redes vir die verlaat van die maatskappy.Gebruik hierdie verduideliking om te besluit of die werknemer met bedinging kan wees.As jou werknemer verlaat omdat hulle hul werk haat, probeer nie om hulle rond te hou nie.As hulle egter `n beter werk verlaat - met meer vryheid, beter betaal of meer prestige - kan jy dit oorweeg om hulle daaruit te praat deur `n teenoffer te maak.

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 11

3. Moenie die onvermydelike vertraag nie.Dikwels sal `n teenwoorden om `n werknemer te behou, hulle nie op die lang termyn op jou firma hou nie.Daar kan redes wees as dié wat hulle toegelaat het om hulle te laat verlaat.Dit is nie te sê dat u werknemer lieg nie, maar hulle kan eintlik glo dat hul huidige posisie die moeite werd is om alleen te hou vir geld.Tipies vertrek werknemers nie alleenlik as gevolg van die grootte van hul salaris nie. Om hulle rond te hou is `n tydelike oplossing wat die beste vermy word.

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 12

4. Oorweeg die boodskap wat jy stuur.As ander werknemers wind kry van die feit dat u `n teenwerking van u bedanking gemaak het om hulle te laat bly, kan die ander u so desperaat sien om mense van springskip te hou.Verder kan hulle voel dat hulle ook na ander werksgeleenthede moet kyk en dreig om te verlaat om `n verhoging of bevordering te kry.

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 13

5. Druk nie die werknemer om te bly nie.As hulle gedagtes opgemaak is, sal jy niks kry deur hulle te leun om te bly nie.Moenie twyfel oor die kwaliteit van die firma wat u uitgaande werknemer aansluit nie.As die werknemer minder seker is van sy of haar besluit om te bedank, voel hulle dom, skuldig of selfsugtig deur op te hou, is nie net onprofessioneel en manipulerend nie, maar is dit nie in jou beste belang nie.Hierdie onderhandse gedrag is onbevoeg van `n leier.

Om die werknemer te druk om te bly, is sleg vir beide hulle en jy.Sonder om die onderliggende redes vir die ontevredenheid van die werknemer op te los, skep jy `n resep vir latere teleurstelling wanneer hulle besluit om te vertrek.

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 14

6. Wees eerlik.Moenie `n bedankende werknemer nuwe verantwoordelikhede of `n verandering in die kantoorkultuur belowe indien u dit nie kan lewer nie.Sodanige mendacity sal jou uitgaande werknemer onnodig verbitter en hulle `n slegte smaak in hul mond verlaat wanneer hulle uiteindelik niks sal besef nie, sal verander.

Selfs as jy goed bedoel is, stap terug en vra wat is moontlik en wat is nie moontlik in jou werkplek nie.Byvoorbeeld, as u werknemer `n werk wil hê wat reeds deur iemand anders gevul is en dit sal oorbodig wees om `n identiese posisie te skep, eerlik te wees en die werknemer te laat weet dat u dit nie kan gee wat hulle wil hê nie.

Deel 3 van 3:

Sê totsiens en toon waardering

1. Handhaaf jou kalmte.Hanteer die bedanking professioneel.Dit is veral belangrik wanneer u die bedankingsbrief persoonlik oorhandig het en die eerste kennisgewing van die werknemer se vertrek ontvang.Moenie emosioneel reageer nie.As u negatief reageer, kan die werknemer aanstoot neem en op u of hul kollegas uitstryk.

`N Suurwerknemer kan die paar weke maak dat hulle by die maatskappy `n nagmerrie bly.
Reageer met hartseer, skok of verdriet, terwyl dit verstaanbaar is, kan die situasie selfs meer stresvol en moeilik maak vir die bedankende werknemer.
Moenie by die werknemer se spanning en ongemak voeg deur hulle te vra om te bly nie (tensy u ook `n verbeterde salaris en voordele bied).

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 16

2. Bied die werknemer `n aanbevelingbrief aan.Dit moet akkuraat beskryf wat die werknemer se verantwoordelikhede was.Werk saam met hulle as hulle spesifiek in hul brief wil hê oor die werk wat hulle vir u firma gedoen het, maar eerlik en opreg wees.Hou u briewe van aanbeveling kort en op die punt.As die maatskappy wat die brief ontvang, vrae het, sal hulle u kontak.

Briewe van aanbeveling sal wissel, maar `n standaardvorm bestaan uit `n aanhef ("Geagte SO-en-SO") - `n beskrywing van hoe jy die bedankende individu ken waarin jy jou ervaring met hom beskryf - en `n litanie van eienskappe wat maak die werknemer aantreklik vir jou en vermoedelik aan `n ander werkgewer.Verklaar dat die werknemer sal voortgaan om te presteer in hul gekose beroep.Gee u kontakinligting aan die voet van die brief en stel voor dat indien die voornemende werkgewer belangstel, u beskikbaar is om meer oor die betrokke werknemer te praat.

Voorsien konkrete voorbeelde om elke stelling van lof te maak wat jy maak.Byvoorbeeld, jy kan skryf, "het John volgehoue kreatiwiteit in die oplossing van ontwerpprobleme."Dan moet u drie of vier gevalle noem waarin John die voormelde ontwerpprobleme kreatief opgelos het.

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 17

3. Laat die bende weet.Stuur `n memo of e-pos aan die bedankende werknemer se kollegas wat die bedanking aankondig.Laat hulle spyt weet dat die betrokke werknemer verlaat, en namens die maatskappy wens u dit goed in hul toekomstige pogings.

`N Aankondiging-e-pos kan iets lees soos: "Dit is met diepe spyt dat ek jou moet inlig dat die [werknemer se naam] na `n ander posisie sal beweeg.Hul laaste dag sal [Werknemer se laaste dag wees].Asseblief saam met my om hom / haar goed te wens in alle toekomstige pogings.`

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 18

4. Vier die werknemer se besluit.Alhoewel jy teleurgesteld is om `n goeie werker (en dalk selfs `n goeie vriend) te sien, is dit belangrik dat hulle hul werk ken en bydraes is gewaardeer.Gooi `n werkpartytjie aan die einde van hul laaste dag om hulle te laat weet.As jy nie van almal af wil neem nie, reël vir almal om te ontmoet vir drankies na die einde van die werknemer se laaste werksdag.As jy dink `n meer intieme afstuur is toepaslik, het jy `n klein spanmiddag op die werknemer se laaste dag.

Beeld getiteld aanvaar `n bedankingsbrief Stap 19

5. Laat die deur oop.Brei die geleentheid uit vir die werknemer om terug te keer indien hulle hul nuwe werkgewer vind, werk nie uit nie.Laat hulle weet dat hulle altyd `n huis by jou besigheid sal hê.

Kweek goeie verhoudings met uitgaande werknemers is goeie besigheid.Wanneer uitgaande werknemers voel dat hul werk waardeer is en hulle gewaardeer is, sal hulle as klandisiewaarde-ambassadeurs vir u firma optree en u maatskappy aan ander potensiële werknemers en vennootbesighede of agentskappe aanbeveel.Die verbindings wat u werknemer in sy of haar volgende posisie win, kan u ook baat vind, en hulle kan kliënte of ander potensiële werknemers u pad stuur.

Wenke

Die manier waarop jy op `n werknemer se bedanking reageer, beïnvloed direk hoe die res van jou werknemers jou sien en die uitgaande werknemer behandel.As u met rancor, frustrasie, wrewel en teleurstelling reageer, kan u werknemers die uitgaande werknemer sleg behandel.Of jy teleurgesteld of verheug is dat hulle vertrek, aanvaar die werknemer se besluit om met `n positiewe houding te bedank.

Vereis altyd werknemers om `n skriftelike kennisgewing van bedanking in te dien.Verbale bedankings ("Ek het opgehou!") Kan later lei tot eise van onbillike ontslag deur werknemers.